采購辦合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)采購辦合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于采購辦所有對外簽訂的采購合同、服務(wù)合同及相關(guān)協(xié)議。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購申請，明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。采購辦對采購申請進(jìn)行審核，審核通過后確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，啟動合同立項(xiàng)流程。2.合同起草項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)采購需求和相關(guān)法律法規(guī)，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定制，但需經(jīng)法律合規(guī)部門審核。3.合同審核合同文本起草完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將合同初稿提交采購辦負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合采購需求和公司利益。采購辦負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將合同提交法律合規(guī)部門進(jìn)行審核。法律合規(guī)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。法律合規(guī)部門審核通過后，合同文本返回采購辦，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。4.合同審批經(jīng)修改完善后的合同文本提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，對合同進(jìn)行全面審查，簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。5.合同簽訂合同審批通過后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字（蓋章）齊全、有效，合同份數(shù)符合公司存檔和履行需要。合同簽訂后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室進(jìn)行存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定合同簽訂后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購辦負(fù)責(zé)人審核備案，并及時(shí)發(fā)送給合同對方當(dāng)事人，確保雙方對合同履行進(jìn)度達(dá)成共識。2.貨物驗(yàn)收對于采購貨物的合同，采購辦應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等，確保貨物符合合同要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收報(bào)告，并將驗(yàn)收情況及時(shí)反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與合同對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或承擔(dān)違約責(zé)任。3.服務(wù)監(jiān)督對于采購服務(wù)的合同，采購辦應(yīng)加強(qiáng)對服務(wù)提供方的監(jiān)督管理，定期檢查服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度，確保服務(wù)符合合同約定。服務(wù)提供方應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，按時(shí)、保質(zhì)、保量地提供服務(wù)。采購辦有權(quán)要求服務(wù)提供方提供服務(wù)報(bào)告或相關(guān)證明材料，以便對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估。4.款項(xiàng)支付采購辦應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。付款前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)核對合同履行情況，確保對方已按照合同約定履行義務(wù)?？铐?xiàng)支付申請應(yīng)經(jīng)采購辦負(fù)責(zé)人審核、公司財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款操作。5.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批。合同變更后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同履行計(jì)劃，并通知相關(guān)部門和人員，確保合同履行不受影響。6.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同自動終止。合同終止后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)清理合同履行過程中的相關(guān)文件和資料，辦理合同結(jié)算手續(xù)，并將合同履行情況書面報(bào)告采購辦負(fù)責(zé)人。對于因合同對方當(dāng)事人違約導(dǎo)致合同終止的，采購辦應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購辦應(yīng)定期對合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，重點(diǎn)關(guān)注合同對方當(dāng)事人的信用狀況、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況等，以及合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.信用管理建立合同對方當(dāng)事人信用檔案，記錄其基本信息、信用評級、交易歷史等情況。定期對信用檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，為合同簽訂和履行提供參考依據(jù)。對于信用狀況不佳的合同對方當(dāng)事人，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同，并采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.法律風(fēng)險(xiǎn)防范加強(qiáng)對合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購辦人員的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在合同簽訂、履行過程中，及時(shí)咨詢法律合規(guī)部門的意見，確保合同行為符合法律法規(guī)要求，避免因法律問題導(dǎo)致合同糾紛和損失。4.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)報(bào)告采購辦負(fù)責(zé)人，并積極與合同對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。對于協(xié)商不成的合同糾紛，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式，及時(shí)通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將合同原件、合同審批表、合同履行過程中的相關(guān)文件和資料等收集齊全，移交公司檔案室進(jìn)行存檔。檔案室應(yīng)建立合同檔案目錄，對合同檔案進(jìn)行分類、編號，便于查詢和管理。2.檔案保管檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清理，對超過保管期限或已無保存價(jià)值的合同檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)采購辦負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取、銷毀合同檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查采購辦負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對合同簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。公司審計(jì)部門應(yīng)定期對采購辦合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、付款等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。2.考核評價(jià)建立合同管理考核評價(jià)機(jī)制，對采購辦及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核評價(jià)指標(biāo)包括