酒店采購部管理制度總則目的為加強(qiáng)酒店采購部的管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障酒店運營的物資供應(yīng)，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于酒店采購部全體員工?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保采購公正公平，維護(hù)酒店利益。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)廉潔奉公，嚴(yán)禁收受供應(yīng)商賄賂或不正當(dāng)利益。組織架構(gòu)與職責(zé)采購部組織架構(gòu)采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，下轄采購主管若干，采購專員若干。職責(zé)分工1.采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部的管理工作，制定采購部工作計劃和目標(biāo)。審核采購計劃和采購合同，確保采購工作符合酒店要求和相關(guān)制度。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督采購人員的工作，對采購人員進(jìn)行績效考核。負(fù)責(zé)與重要供應(yīng)商的談判與合作，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。2.采購主管協(xié)助采購經(jīng)理制定采購計劃和采購預(yù)算。負(fù)責(zé)組織實施采購工作，審核采購訂單和采購合同。對采購專員的工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保采購任務(wù)按時完成。定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為采購決策提供依據(jù)。參與供應(yīng)商的評估與選擇，維護(hù)供應(yīng)商檔案。3.采購專員根據(jù)采購計劃和要求，負(fù)責(zé)具體的物資采購工作。收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商詢價、比價、議價。起草采購合同，提交采購主管審核。跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購物資的驗收工作，及時反饋物資質(zhì)量問題。采購流程采購需求申報1.各部門根據(jù)酒店運營需要，提前填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購需求申請表》由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部。采購計劃制定1.采購部收到各部門的采購需求申請后，采購主管進(jìn)行匯總和分析。2.根據(jù)酒店庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。3.采購計劃經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。3.采購主管組織采購專員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)考察結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。5.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。采購執(zhí)行1.采購專員根據(jù)采購計劃，向合格供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定時間和要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購專員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。物資驗收1.物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由采購專員、使用部門代表、倉庫管理人員等共同進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。采購付款1.物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購專員填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.《付款申請單》經(jīng)采購主管審核、采購經(jīng)理審批后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門審核無誤后，按照酒店財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購部根據(jù)酒店年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括各類物資的采購數(shù)量、采購價格、采購金額等明細(xì)，并說明預(yù)算編制的依據(jù)和方法。3.采購預(yù)算草案經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報酒店財務(wù)部門進(jìn)行匯總和審核。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購工作，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和調(diào)整后的預(yù)算安排。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購經(jīng)理審核、酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報財務(wù)部門備案。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、物資質(zhì)量風(fēng)險、法律合規(guī)風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其產(chǎn)生的原因、影響程度和可能引發(fā)的后果。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)和采購數(shù)量。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調(diào)整方式。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商。在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償方式。定期對供應(yīng)商進(jìn)行履約情況跟蹤和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。3.物資質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格按照采購標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進(jìn)行物資采購和驗收，加強(qiáng)對物資質(zhì)量的檢驗和檢測。在采購合同中明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證期限，約定質(zhì)量問題的處理方式。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證、檢驗報告等相關(guān)質(zhì)量證明文件。4.法律合規(guī)風(fēng)險：加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。采購活動嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購合同的合法性和有效性。在采購合同中明確雙方的法律責(zé)任和爭議解決方式，避免法律糾紛的發(fā)生。內(nèi)部控制與監(jiān)督內(nèi)部控制制度1.建立健全采購部內(nèi)部控制制度，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范采購工作流程，加強(qiáng)對采購過程的控制和監(jiān)督。2.實行采購決策與執(zhí)行相分離，采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的下達(dá)等環(huán)節(jié)應(yīng)分別由不同的人員負(fù)責(zé)，相互制約和監(jiān)督。3.加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)和教育，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，確保采購人員嚴(yán)格遵守采購部內(nèi)部控制制度。內(nèi)部監(jiān)督1.采購部內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位，定期對采購工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購物資的質(zhì)量和價格情況、采購人員的工作紀(jì)律和廉潔自律情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議，督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。對違反采購部管理制度的行為，按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.定期向酒店管理層匯報采購部內(nèi)部監(jiān)督工作情況，接受酒店管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)?？冃Э己伺c獎懲績效考核1.制定采購部績效考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、物資質(zhì)量保障情況、供應(yīng)商管理情況、內(nèi)部協(xié)調(diào)配合情況等。2.采購部員工的績效考核由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織實施，考核結(jié)果報酒店人力資源部門備案。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對采購部員工進(jìn)行排名和評價，為員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等提供依據(jù)。獎勵1.對在采購工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的員工，給予以下獎勵：通報表揚；獎金獎勵；晉升機(jī)會；其他物質(zhì)或精神獎勵。2.具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)和方式根據(jù)酒店實際情況制定。懲罰1.對在采購工作中違反酒店采購部管理制度、給酒店造成損失的員工，給予以下懲罰：批評教育；扣發(fā)獎金；降職或撤職；解除勞動合同；追究法律責(zé)任。2.具體懲罰措施根據(jù)員工違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)和造成的損失程度確定。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計劃1.根據(jù)采購部員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面。2.培訓(xùn)內(nèi)容主要包括采購業(yè)務(wù)知識、采購法律法規(guī)、供應(yīng)商管理、談判技巧、溝通技巧、質(zhì)量管理、成本控制等方面。培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由采購部經(jīng)驗豐富的員工或邀請外部專家進(jìn)行授課，組織內(nèi)部培訓(xùn)課程。2.外部培訓(xùn)：選派采購部員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會。3.實踐鍛煉：安排采購部員工到供應(yīng)商處進(jìn)行實地考察和學(xué)習(xí)，參與采購項目的實際操作，提高業(yè)務(wù)能力。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為采購部員工制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確員工的職業(yè)發(fā)展路徑和目標(biāo)。2.根據(jù)員工的績效考核結(jié)果和個人能力特點，為員工提供晉