DB3209Specificationfordatadescriptionofredarchives2024-01-19發(fā)布鹽城市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布I本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定王志民、姚國(guó)章、李曉慧、陳桂蓮、成鑫、郝振國(guó)、王1紅色檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范資料信息項(xiàng)著錄細(xì)則、附注項(xiàng)著錄細(xì)則、著2著錄項(xiàng)目elementofdes注：手工著錄環(huán)境下，著錄條目的形式為著錄卡片；計(jì)算機(jī)環(huán)境下，著錄4.1層級(jí)性根據(jù)檔案整理結(jié)果，從卷宗級(jí)到小件級(jí)分級(jí)著錄檔案4.3完整性4.5動(dòng)態(tài)性5著錄項(xiàng)目b)背景項(xiàng)：著錄單元來(lái)源和保管情況的信息；3f)著錄控制項(xiàng)：檔案著錄條目的編制方式、編制時(shí)間以及編制人員方面的信息；g)附注項(xiàng)：特殊信息和不適用于其他各項(xiàng)著錄的信息。5.2每一個(gè)大項(xiàng)下包括若干個(gè)著錄小項(xiàng)。對(duì)于一條著錄條目而言，有些著錄項(xiàng)目為必選，有些著錄項(xiàng)b)“-”用于連接檔號(hào)、數(shù)字圖像號(hào)的各層級(jí)。123456789構(gòu)447.1著錄漢文檔案時(shí)，應(yīng)使用規(guī)范的簡(jiǎn)化漢字。檔案人名、地名中的文字在由繁化簡(jiǎn)過(guò)程中產(chǎn)生歧義7.3應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字著錄檔案中的公元紀(jì)年時(shí)間、載體形態(tài)、檔案館代碼、分類號(hào)、圖像號(hào)、附注片、圖書、字畫等）2個(gè)大項(xiàng)。檔案類型是對(duì)各館館藏資源進(jìn)行主題分析，并依照紅色檔案的內(nèi)容和特5注：文種包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、8.5.1按《博物館藏品保管手冊(cè)》確定的文物類鐵器/其他金屬器、漆器、雕塑/造像、石牙骨角器、竹木雕、家具、琺瑯器、織繡、古籍圖書、碑帖拓本、武器、郵品、文件/宣傳品、檔案文8.5.2如上述文物類別不能滿足文物收藏單位的分類要求或與文物收藏單位的實(shí)際情況有差別，可增別題名、全宗題名。文件題名一般指正題名，也可能同時(shí)存在并列題名、副題名或說(shuō)明題8.6.2正題名正題名是檔案的主要題名。應(yīng)在相應(yīng)的著錄層級(jí)上，擬寫或文件題名的著錄應(yīng)符合以下要求：a)紅色檔案的名稱應(yīng)嚴(yán)格依托于資料內(nèi)容，堅(jiān)持從資料內(nèi)容中提煉，有題名時(shí)，一般照原文著示例2：某某省人委國(guó)家資本主義辦公室關(guān)于某某縣七月十一日某工字第零六號(hào)來(lái)函所提問(wèn)題的答復(fù)[某某省人委示例：[毛澤東]《給蕭旭東、蔡林彬[蔡和森]并在法諸友會(huì)》（說(shuō)案卷題名宜照原文著錄。案卷題名不能揭示內(nèi)容或過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，應(yīng)重新擬寫，將原題名修改類別題名一般包括責(zé)任者、問(wèn)題和6示例：《共產(chǎn)黨宣言》德語(yǔ)版=ManifestderKommunistischenPartei（說(shuō)明副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名宜照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容說(shuō)明題名文字是在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等進(jìn)行說(shuō)明的文字。必要時(shí)說(shuō)明題名文8.7.1文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的示例1：中發(fā)〔1980〕16號(hào)。9背景項(xiàng)著錄細(xì)則9.1.1通則責(zé)任者是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，應(yīng)逐一著錄著錄單元責(zé)任者，有多個(gè)時(shí)著錄主要責(zé)任者，立檔單位本身是所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，應(yīng)照原文著錄，但應(yīng)將其真（）9.1.2組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者7a)組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者應(yīng)著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。不同時(shí)期有不同名稱時(shí)，著錄文件形成時(shí)期使用的名稱，并將其當(dāng)前所用名稱附后，用“”進(jìn)行備注；（）9.1.3個(gè)人責(zé)任者c)少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂各民族有差異，著錄時(shí)遵照該民族的署名習(xí)慣；e)必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫均加“”。：（9.1.4考證責(zé)任者a)未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”；考證無(wú)結(jié)9.2來(lái)源方式9.3來(lái)源單位或個(gè)人9.3.3搜集方式為“撥交”的，是經(jīng)主管部門批準(zhǔn)調(diào)撥或主管部89.3.6搜集方式為“揀選”的，是銀行、冶煉廠、造紙廠以及廢舊物資回收單位將揀選的紅色檔案移9.3.10搜集方式為“匯編”的，來(lái)源單位或來(lái)源人是參與編9.4.1通則檔案中的若有說(shuō)明是舊歷/農(nóng)歷/陰歷/夏歷/民國(guó)等，應(yīng)照原文著錄，同時(shí)將對(duì)應(yīng)的公元紀(jì)年9.4.3考證日期b)文件形成日期不完整或部分日期字跡不清時(shí)，考證前仍照原文著錄，原日期中缺少或字跡不），），），c)文件形成日期記載有誤或有疑義時(shí)，考證前仍照原文著錄；考證后，著錄考證出的日期，并），d)文件形成日期考證不出時(shí)，著錄為“□□□□□□□□”,或著錄文件上的收文日期、審核），9.5制作工藝9筆、設(shè)色等）、裝飾生成工藝（透雕、線雕、描彩等）、文字生成工藝（鑄造9.6藏品級(jí)別c)電子資料為第三方資料，第三方提供對(duì)應(yīng)電子資料的全文文字信息。工作簡(jiǎn)歷等信息。涉及多個(gè)人物時(shí)，應(yīng)逐一著錄，并用“（）注：稿本包括草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本附件是指文件正文后的附加材料。文件正文后有附件的應(yīng)著錄附件題名，并符搜集的有用電子文獻(xiàn)資料的URL地址或者局域網(wǎng)內(nèi)部的特定網(wǎng)10.8.2應(yīng)著錄原定的保管期限，保管期限有更a)載體類型：載體類型包括紙、照片、膠片、膠卷、磁帶等。以紙張為載體的檔案資料一般不b)數(shù)量和單位：用阿拉伯?dāng)?shù)字記錄著錄單元的數(shù)量，用檔案資料物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位記錄載體a)著錄單元為電子檔案時(shí)，生成方式著錄為“原生”；b)著錄單元為數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字副本時(shí)，生成方式著錄為“數(shù)字化”；c)著錄單元為在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時(shí)，生成方式著錄為b)“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄露會(huì)使黨和國(guó)家遭受一定危害和損失；c)“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會(huì)使d)“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密e)“內(nèi)部”是沒(méi)有公布于社會(huì)的資料，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。11.4.2本著錄項(xiàng)目可著錄主題詞或/和關(guān)鍵詞，主題詞宜按照《中國(guó)檔案主題詞表》范化的詞表進(jìn)行標(biāo)引，關(guān)鍵詞可自由取詞，多個(gè)主題詞之間或多個(gè)關(guān)鍵詞之間以用于記錄刊登著錄單元的書籍、報(bào)紙、期刊、音像制品、電子出版物等在內(nèi)的出版物的）；錄項(xiàng)目的順序著錄，著錄項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的信息列在其后。每一條附注都應(yīng)分段著b)日期附注：注明考證前的原日期和考證依據(jù)。當(dāng)著錄的日期為非形成日期時(shí)，應(yīng)注明為何種f)載體形態(tài)附注：記錄載體發(fā)生的重要變化，如破損、殘缺、變質(zhì)、字跡褪變和無(wú)法播放等情g)除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其他事項(xiàng)。d)除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其他事著錄日期是完成著錄條目的日期。著錄條目有更新時(shí)，應(yīng)同時(shí)著錄更新日期。著錄格式同“5.3.3數(shù)據(jù)著錄開(kāi)始數(shù)據(jù)著錄開(kāi)始確定著錄對(duì)象分配著錄任務(wù)和人員確定著錄方案不合格不合格檔案資料數(shù)據(jù)著錄著錄結(jié)果審查著錄結(jié)果審查數(shù)據(jù)著錄結(jié)束數(shù)據(jù)著錄結(jié)束合格從而了解紅色檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，所以不能作為分類著錄的唯一依據(jù)，還應(yīng)瀏覽正段落題名，了解本檔案立檔的目的和意圖，從發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，在excel中a)自校：著錄審校的第一環(huán)節(jié)。著錄人員通過(guò)對(duì)自己著錄結(jié)果的校對(duì)，遇有分類分析不準(zhǔn)，前b)互校：著錄審校的第二環(huán)節(jié)。著錄人員通過(guò)對(duì)著錄結(jié)果的校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同引起的c)總校：著錄審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后，必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉紅色檔案著錄工作的人員擔(dān)任總校。通過(guò)總校進(jìn)一步消除紅色檔案主題分析與著錄過(guò)程中的誤差，保證著錄A.1卷宗類著錄條目示例陳xx同志江蘇肖縣永固鎮(zhèn)勘清人，學(xué)生出身，一九任上海滬東區(qū)委書記和長(zhǎng)淮特委書記，三〇年做省委特派員，領(lǐng)導(dǎo)徐海蚌徐州被捕，解到南京憲兵可令部。當(dāng)時(shí)有