論壇峰會、發(fā)布會活動執(zhí)行總控表模板,,,,,,,,,,

活動時間：2020年8月8日活動場地：國家會議中心總策劃人：脈思拓打印人：小脈打印時間：2020年7月8日18:08,,,,,,,,,,

活動前籌備事項,,,,,,,,,,

序號,時間,事項,事項描述,詳細(xì)任務(wù),,,負(fù)責(zé)人,工作人員,,物料

1,06/1709:00~06/2118:00,活動方案策劃,了解活動需求并制定活動方案,"1、確定活動主題，擬定活動流程；

2、預(yù)估活動人數(shù)、費(fèi)用預(yù)算；",,,總策劃人,,,活動方案(1)

2,06/2209:00~06/2418:00,組建活動籌備組,按照活動方案組建籌備組,按籌備和執(zhí)行任務(wù)組建各個籌備小組，確定組長,,,總策劃人,,,工作人員表(1)

3,06/2209:00~06/2418:00,主服務(wù)商落實,查找合適的主服務(wù)商,主服務(wù)商查找并溝通，基礎(chǔ)費(fèi)用對比；確定合作,,,總策劃人,,,供應(yīng)商表(1)

4,06/2509:00~06/2518:00,活動場地落實,根據(jù)活動實際需求落實活動場地,"1、查詢符合需求的意向場地；

2、溝通場地費(fèi)用和檔期；

3、現(xiàn)場勘查活動場地

4、簽訂場地合同",,,總策劃人,"行政,策劃,設(shè)計組長,服務(wù)商",,"場地勘察表(1),相機(jī)(1),激光尺(1)"

5,06/2609:00~06/3018:00,場地布置方案,根據(jù)勘查數(shù)據(jù)設(shè)計場地布置方案,方案包括舞臺、燈光、音響、正廳、序廳、貴賓室、簽到處、外場等所有場地的布置方案,,,服務(wù)商,,,"場地布置平面圖(1),效果圖(1)"

6,06/2609:00~06/3018:00,活動執(zhí)行方案細(xì)化,借助活動策劃助手平臺中細(xì)化,在Micetool活動策劃助手平臺中細(xì)化籌備事項、議程，以及工作人員、物料、費(fèi)用、演員嘉賓，禮儀、燈光、視頻、音樂等配套方案。,,,總策劃人,"行政,策劃組長,設(shè)計組長,服務(wù)商",,"活動執(zhí)行總控表(1),工作人員表(1),演員嘉賓表(1),物料清單表(1),任務(wù)分工表(1),費(fèi)用匯總表(1)"

7,06/3018:00~07/1818:00,物料設(shè)計,設(shè)計活動所需的配套物料,"1、活動主畫面，按照舞臺屏幕尺寸比例設(shè)計

2、簽到背景板、指路牌

3、邀請函

4、席簽、主持手卡、麥標(biāo)

5、嘉賓證、媒體證、工作證等

6、……",,,設(shè)計組長,"設(shè)計師A,設(shè)計師B",,"活動主畫面(1),簽到背景板(1),指路牌左(5),指路牌右(5),邀請函,席簽(20),主持手卡(1),麥標(biāo)(5),嘉賓證(200),媒體證(30),工作證(30)"

8,06/3018:00~07/1818:00,宣傳方案,制定活動全過程宣傳方案,"1、活動前預(yù)熱宣傳方案：

2、活動中直播、朋友圈分享等方案；

3、活動后公眾號報道、媒體報道、官網(wǎng)宣傳、朋友圈分享等方案；",,,宣傳組長,,,

9,06/3018:00~07/1818:00,文稿撰寫,撰寫活動中用到的稿件,"1、預(yù)熱宣傳稿；

2、主持稿，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿

3、新聞通稿",,,文案組長,,,"主持稿(1),領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(1),新聞通稿(1)"

10,07/1818:00~07/2418:00,流程資料準(zhǔn)備,活動中用到的資料準(zhǔn)備和收集,"1、制作或收集活動流程PPT，演講PPT

2、收集并整理活動中使用的視頻、圖片、音樂",,,策劃組長,策劃成員,,流程PPT(1)

11,07/1818:00~07/2418:00,參會人員邀請,重要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓邀請,邀請組協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)邀請重要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓，并匯總名單。如需接待，則做好接待方案。,,,邀請組長,邀請成員,,參會人員名單(1)

12, 07/1818:00~07/2418:00,參會人員邀請,參會人員邀請/報名,企業(yè)員工、客戶等邀請和報名，并匯總好《參會人員名單》,,,邀請A,,,參會人員名單(1)

13, 07/1818:00~07/2418:00,參會人員邀請,媒體邀請及預(yù)算整理,根據(jù)宣傳計劃邀請媒體記者，并做好費(fèi)用預(yù)算。,,,媒體組,,,媒體名單及費(fèi)用(1)

14,07/2418:00~07/2718:00,申請活動經(jīng)費(fèi),根據(jù)預(yù)算提前申請費(fèi)用,"1、物料采購所需的費(fèi)用。

2、需要提前支付的場地、服務(wù)商等預(yù)付款。

3、活動現(xiàn)場需要支付的相關(guān)費(fèi)用。

4、其他費(fèi)用及儲備金。",,,總負(fù)責(zé)人,,,

15,07/2418:00~07/2718:00,物料采購和整理,采購活動物料，整理歸類,"1、需要采購的物料提前一周申請費(fèi)用并采購。

2、采購到位的物料和倉庫已有物料提前整理歸類。",,,行政,,,物料清單表(1)

16,08/1009:09~08/1712:00,主持人溝通,與主持人溝通會議流程、主持稿,把會議流程、主持稿發(fā)送給主持人，并溝通各個議程細(xì)節(jié),,,總策劃人,,,"活動執(zhí)行總控表(1),主持稿(1)"

17,08/1009:09~08/1712:00,座位安排,根據(jù)參會名單安排座位,繪制座位平面圖，根據(jù)參會人員級別提前安排好座位。,,,總負(fù)責(zé)人,,,座位平面圖(1)

18,08/1712:00~08/1717:00,動員大會,工作人員任務(wù)講解和動員,"1、所有執(zhí)行人員和志愿者動員大會，明確任務(wù)和注意事項；

2、分發(fā)工作證。",,,總負(fù)責(zé)人,,,"動員PPT(1),活動執(zhí)行總控表(1),工作人員表(1),任務(wù)分工表(1),工作證(1)"

19,08/1712:00~08/1717:00,領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待,重要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓行程，前往機(jī)場、火車站迎接，并安排住宿和用餐,,,接待組長,"接待成員,司機(jī)",,車輛(2)

20,08/1717:00~08/1719:00,物料運(yùn)輸,清點物料并運(yùn)輸?shù)交顒訄龅?"1、主辦方物料清點并運(yùn)輸?shù)交顒訄龅兀?/p>

2、服務(wù)商設(shè)備清點并按計劃運(yùn)輸?shù)交顒訄龅亍?,,,行政,"行政,服務(wù)商,司機(jī)",,"物料清單表(1),車輛(2)"

21, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,外場布置,"1、酒店（展館）門口氛圍布置。

2、從門口、停車場到會場路線上的指引牌布置。",,,服務(wù)商,,,"指路牌左(5),指路牌右(5)"

22, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,簽到處布置,"1、簽到背景板、簽到桌布置；

2、簽到設(shè)備、伴手禮、參會證等；",,,服務(wù)商,"簽到組長,簽到成員",,"簽到背景板(1),桌子、桌布(2),筆記本電腦(2)，接線板(2),簽到筆(5),參會人員名單(1),伴手禮(300),嘉賓證(200),媒體證(30)"

23, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,序廳、茶歇區(qū)布置,根據(jù)設(shè)計方案布置序廳、茶歇區(qū),,,服務(wù)商,搭建人員,,"場地布置平面圖(1),效果圖(1)"

24, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,貴賓室布置,按照領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)布置座位，擺放席簽、茶水和點心,,,策劃,酒店服務(wù)員,,"席簽(10),茶水(10),點心(10)"

25, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,舞臺布置,根據(jù)設(shè)計方案布置舞臺,,,服務(wù)商,搭建人員,,"場地布置平面圖(1),效果圖(1)"

26, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,燈光布置并調(diào)試,根據(jù)設(shè)計方案布置燈光并技術(shù)調(diào)試,,,服務(wù)商,搭建人員,,"場地布置平面圖(1),效果圖(1)"

27, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,音響布置并調(diào)試,根據(jù)設(shè)計方案布置音響并技術(shù)調(diào)試,,,服務(wù)商,搭建人員,,麥標(biāo)(5)

28, 08/1719:00~08/1723:00,場地布置,主控臺、工作臺布置,"1、控屏、燈光、音響控制臺；

2、核心執(zhí)行團(tuán)隊工作臺搭建，及網(wǎng)絡(luò)測試。

3、速記工作臺搭建",,,策劃,"控屏師,燈光師,音響師,策劃,宣傳,設(shè)計,速記",,"條形桌(2),接線板(5),打印機(jī)(1),打印紙(2)"

29, 08/1809:00~08/1810:00,場地布置,觀眾席布置,根據(jù)座位平面圖布置觀眾席座位，擺放席簽、礦泉水等物料,,,酒店,酒店服務(wù)員,,"席簽(30),座位平面圖(1),礦泉水(300)"

30, 08/1809:00~08/1810:00,場地布置,攝像機(jī)位布置,機(jī)位布置；導(dǎo)播臺布置；直播信號和網(wǎng)絡(luò)測試。,,,策劃,"攝影師,攝像師",,

31,08/1810:00~08/1812:00,對講機(jī)分發(fā),分發(fā)對講機(jī)給現(xiàn)場核心執(zhí)行人員,提前充足電量，配備耳機(jī)；統(tǒng)一頻道，對講測試。,,,總負(fù)責(zé)人,,,對講機(jī)及耳機(jī)(10)

32,08/1810:00~08/1812:00,彩排,按照活動流程進(jìn)行彩排,"1、主控臺先進(jìn)行技術(shù)彩排，主持人到位后進(jìn)行正式彩排。

2、針對彩排中發(fā)現(xiàn)的問題，立即進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。",,,總策劃人,,,

33,08/1812:00~08/1812:30,工作餐,現(xiàn)場工作人員安排工作餐,提前預(yù)定工作餐，并與場地方溝通好用餐區(qū)域。,,,行政,,,

34,08/1812:30~08/1814:00,進(jìn)入活動狀態(tài),完成所有準(zhǔn)備工作,活動前1.5小時完成所有準(zhǔn)備工作，各組執(zhí)行人員按計劃進(jìn)入崗位,,,總負(fù)責(zé)人,,,

,,,,,,,,,,,

#活動場次#活動流程控制,,,,,,,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

1,01:00~02:30,引領(lǐng),引領(lǐng)參會人員到達(dá)會場,從停車場、大門等不同位置，引領(lǐng)參會人員到達(dá)會場,,,,,引領(lǐng)組長,志愿者

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,90分鐘,,到達(dá)預(yù)定點位,暖場燈光,主畫面,暖場音樂,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

2,與上一環(huán)節(jié)同時,簽到,核對參會人員并登記,"1、核對參會資格，發(fā)放對應(yīng)參會證，發(fā)放伴手禮；

2、重要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓由接待組輔助簽到，并帶領(lǐng)至貴賓室休息；

3、媒體由媒體組輔助接待，并發(fā)放伴手禮和新聞通稿。",,,,,簽到組,"簽到成員,接待組,媒體組"

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,90分鐘,,引領(lǐng)重要嘉賓入座,暖場燈光,主畫面,暖場音樂,,,,"參會證,伴手禮,新聞通稿"

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

3,01:58~02:00,開場提醒,主持人開場提醒，領(lǐng)導(dǎo)入座,"1、總策劃人根據(jù)到場情況，下達(dá)準(zhǔn)時開始或適當(dāng)延遲活動指令。

2、主持畫外音：活動即將開始，請入座，提醒震動或關(guān)機(jī)。

3、禮儀帶領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓從貴賓室到會場入座。",,,主持人,,總策劃人,接待組

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,2分鐘,,引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入座,暖場燈光,主畫面,主持播暖場音樂拉低,,,,"話筒(1),主持稿(1),主持手卡(1)"

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

4,02:00~02:03,開場秀,活動前開場造勢,常見的開場秀有燈光秀、視頻秀、節(jié)目演出等，根據(jù)需要來定,,,,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,3分鐘,,站立舞臺兩側(cè),開場燈光,開場視頻,開場音樂,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

5,02:03~02:08,主持人開場,主持人開場詞，介紹領(lǐng)導(dǎo)嘉賓,"1、主持人上場，開場詞，介紹領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。

2、介紹領(lǐng)導(dǎo)嘉賓時，攝像拍攝領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。",,,主持人,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,5分鐘,,站立于領(lǐng)導(dǎo)嘉賓席兩側(cè),主持上臺燈光,主畫面,主持人登臺音樂,,攝像拍介紹的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓 ,,"話筒(1),主持稿(1),主持手卡(1)"

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

6,02:08~02:18,領(lǐng)導(dǎo)致辭,某某領(lǐng)導(dǎo)致辭,"1、禮儀A引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)從座位到上臺處；禮儀B遞交話筒。

2、領(lǐng)導(dǎo)上臺致辭。

3、禮儀B收回話筒，禮儀A引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)回座。",,,某某領(lǐng)導(dǎo),,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,10分鐘,,引領(lǐng)，遞話筒,領(lǐng)導(dǎo)上臺燈光,主流程-領(lǐng)導(dǎo)介紹頁,領(lǐng)導(dǎo)上臺音樂,,各個角度拍攝領(lǐng)導(dǎo),,領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(1)

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

7,02:18~03:18,主題演講,某某嘉賓主題演講,"1、禮儀A引領(lǐng)嘉賓從座位到上臺處；禮儀B遞交話筒。

2、嘉賓上臺演講。

3、禮儀B收回話筒，禮儀A引領(lǐng)嘉賓回座。",,,某某嘉賓,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,60分鐘,,"引領(lǐng)，遞話筒,翻頁筆",嘉賓上臺燈光,演講PPT,嘉賓上臺音樂,,各個角度拍攝嘉賓,,翻頁筆(1)

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

8,03:18~03:20 ,啟動儀式,主持人過渡，啟動道具搬運(yùn),"1、主持人致過渡詞；

2、道具組把啟動搬運(yùn)到物體上",,,,,道具組長,道具成員

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,2分鐘,,引領(lǐng)準(zhǔn)備,舞臺適當(dāng)變暗,議程主畫面,,,,,啟動道具

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

9,03:20~03:25,啟動儀式,邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓參加啟動儀式,"1、主持人邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓上臺。

2、啟東人：某某領(lǐng)導(dǎo)、某某嘉賓（從左到右按此站位）

3、合影留念",,,"某某領(lǐng)導(dǎo),某某嘉賓",,,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,5分鐘,,引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓上臺并按序站位,啟動儀式燈光,議程主畫面,啟動音樂.mp3 ,,攝影抓拍各個環(huán)節(jié),,啟動道具

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

11,03:25~03:35,茶歇,中場休息10分鐘,提前布置好茶歇區(qū)點心、水果、飲料、餐巾紙、垃圾桶,,,,,行政,酒店服務(wù)員

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,10分鐘,,休息,常規(guī)燈光,宣傳片,茶歇音樂,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

12,03:25~03:35,茶歇,主題沙龍布置,"道具組撤離啟動道具，把沙發(fā)、茶幾搬至舞臺，并放置席簽、礦泉水、話筒

",,,,,總負(fù)責(zé)人,道具組

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,10分鐘,,休息,常規(guī)燈光,宣傳片,茶歇音樂,,,,"沙發(fā)(5),茶幾(4),席簽(5),礦泉水(5),話筒(5)"

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

12,03:35~04:45,主題沙龍,某某主題沙龍,主持人邀請嘉賓主持和其他參與沙龍的嘉賓,,,某某嘉賓,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,70分鐘,,上下臺引領(lǐng),常規(guī)燈光,沙龍主畫面,嘉賓上臺音樂,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

13,04:45~04:48,結(jié)尾致謝,主持人結(jié)尾致謝,活動即將結(jié)束，由主持人做收尾致謝。,,,主持人,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,3分鐘,,站立舞臺兩側(cè),結(jié)束燈光,流程PPT,結(jié)束音樂,,,,

序號,時間,議程,議程描述,詳細(xì)任務(wù),,,演員嘉賓,,負(fù)責(zé)人,工作人員

14,04:48~05:00 ,合影,邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓等合影,主持人邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓等合影，攝影師、工作人員引導(dǎo)站位。,,,主持人,,總負(fù)責(zé)人,

,時長,,禮儀,燈光,視頻,音樂,,其他配套,,物料

,12分鐘,,邀請并引領(lǐng),合影燈光,主畫面,合影音樂,,合影,,

活動前籌備事項,,,,,,,,,,

序號,時間,事項,事項描述,詳細(xì)任務(wù),,,負(fù)責(zé)人,工作人員,,物料

1,06/1818:00~06/1820:00,撤場,活動設(shè)備拆卸并撤場,在做好安全保護(hù)的前提下拆卸活動設(shè)備，分類打包撤離。,,,服務(wù)商,,,

2,06/1818:00~06/1820:00,撤場,主辦方物料回收整理,回收可用物料，打包撤離。最后檢查活動現(xiàn)場是否有遺漏物品。,,,總負(fù)