公司庫房禮品管理制度一、總則（一）目的為加強公司庫房禮品的管理，規(guī)范禮品的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保禮品的合理使用和妥善保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司庫房內所有禮品的管理，包括但不限于商務禮品、員工福利禮品、客戶回饋禮品等。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、使用等活動應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.計劃性原則：根據公司業(yè)務需求和活動安排，合理規(guī)劃禮品的采購數量和種類，避免浪費。3.經濟性原則：在保證禮品質量的前提下，盡量降低采購成本，提高禮品的性價比。4.保密性原則：涉及禮品的相關信息應嚴格保密，防止信息泄露。二、禮品采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據業(yè)務需要，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品的用途、種類、數量、預算等信息。2.對于臨時性的禮品需求，應在需求發(fā)生前及時提交申請。（二）采購審批1.《禮品采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至分管領導審批。2.分管領導根據公司實際情況和預算安排進行審批，審批通過后交至采購部門。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的《禮品采購申請表》，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，應充分了解供應商的信譽、產品質量、價格等情況，進行多家比較，確保采購到性價比高的禮品。3.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款，確保雙方權益。（四）采購驗收1.禮品到貨后，采購部門應及時通知庫房管理部門進行驗收。2.庫房管理部門按照采購合同及相關標準對禮品的數量、規(guī)格、質量等進行驗收。3.如發(fā)現(xiàn)禮品存在數量短缺、質量問題等，應及時與供應商聯(lián)系，要求其進行補貨或換貨處理。4.驗收合格的禮品，庫房管理部門應填寫《禮品驗收單》，并由驗收人員簽字確認。三、禮品存儲管理（一）庫房設置1.公司應設立專門的禮品庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同種類、用途的禮品，并有明顯的標識。（二）入庫管理1.禮品到貨并驗收合格后，庫房管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，將禮品按照規(guī)定的位置存放。2.入庫時，應詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數量、到貨日期、供應商等信息，并錄入庫存管理系統(tǒng)。（三）存儲保管1.庫房管理人員應定期對禮品進行盤點，確保賬實相符。2.對于易損壞、易變質的禮品，應采取相應的防護措施，如防潮、防蟲、防火等。3.庫房應保持整潔，嚴禁在庫房內堆放雜物，確保通道暢通。4.加強庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，防止禮品被盜、被損壞等情況發(fā)生。（四）出庫管理1.禮品的領取應填寫《禮品領用申請表》，注明禮品的用途、種類、數量等信息，并經部門負責人簽字審批。2.庫房管理人員根據審批通過的《禮品領用申請表》進行發(fā)貨，并填寫《禮品出庫單》，由領用人簽字確認。3.禮品出庫時，應遵循先進先出的原則，確保禮品的質量和有效期。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.禮品應按照規(guī)定的用途和對象進行發(fā)放，不得擅自改變發(fā)放范圍和標準。2.發(fā)放禮品應遵循公平、公正、公開的原則，確保每位符合條件的人員都能得到相應的禮品。（二）發(fā)放流程1.對于商務禮品、客戶回饋禮品等，由相關業(yè)務部門根據業(yè)務需要確定發(fā)放對象和數量，并填寫《禮品發(fā)放清單》。2.《禮品發(fā)放清單》經部門負責人審核簽字后，交至庫房管理部門進行發(fā)放。3.庫房管理人員按照《禮品發(fā)放清單》發(fā)放禮品，并在清單上注明發(fā)放日期和領取人簽字。4.對于員工福利禮品，由人力資源部門根據公司規(guī)定確定發(fā)放人員名單，并填寫《員工福利禮品發(fā)放表》。5.《員工福利禮品發(fā)放表》經人力資源部門負責人審核簽字后，交至庫房管理部門進行發(fā)放。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要調整禮品發(fā)放對象或數量，應重新填寫相關申請表，并按照審批流程進行審批。2.對于無法發(fā)放的禮品，庫房管理人員應及時與相關部門溝通，查明原因，并按照公司規(guī)定進行處理。五、禮品使用管理（一）使用范圍禮品應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。商務禮品主要用于業(yè)務往來、客戶維護等；員工福利禮品用于員工關懷和激勵；客戶回饋禮品用于回饋長期合作的客戶等。（二）使用記錄各部門在使用禮品后，應及時填寫《禮品使用記錄單》，詳細記錄禮品的使用時間、地點、對象、用途等信息。（三）監(jiān)督檢查公司將定期對禮品的使用情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)禮品使用不當或違規(guī)行為，將追究相關部門和人員的責任。六、禮品盤點管理（一）盤點周期庫房管理人員應定期對禮品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。（二）盤點方法1.盤點時，應采用實地盤點的方法，對庫房內的禮品逐一進行清點。2.盤點人員應認真核對禮品的名稱、規(guī)格、數量、質量等信息，并與庫存管理系統(tǒng)中的數據進行比對。（三）盤點結果處理1.如盤點結果與庫存管理系統(tǒng)數據一致，應在盤點表上簽字確認。2.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫《禮品盤點差異報告》，說明差異情況及原因。3.對于盤盈或盤虧的禮品，應按照公司規(guī)定進行相應的處理，調整庫存管理系統(tǒng)數據。七、禮品報廢管理（一）報廢條件1.禮品因損壞、變質、過期等原因無法正常使用的。2.禮品已達到規(guī)定的使用期限，且不再具有使用價值的。（二）報廢申請庫房管理人員發(fā)現(xiàn)禮品符合報廢條件時，應填寫《禮品報廢申請表》，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數量、報廢原因等信息。（三）報廢審批《禮品報廢申請表》經庫房管理部門負責人審核簽字后，提交至分管領導審批。（四）報廢處理1.經審批同意報廢的禮品，庫房管理人員應按照公司規(guī)定進行處理，如銷毀、變賣等。2.報廢處理過程應進行記錄，并填寫《禮品報廢處理記錄單》。八、禮品賬務管理（一）賬務設置公司應建立禮品管理臺賬，詳細記錄禮品的采購、入庫、出庫、發(fā)放、盤點、報廢等情況。（二）賬務核對財務部門應定期與庫房管理部門核對禮品的賬務情況，確保賬賬相符、賬實相符。（三）財務核算禮品的采購費用應按照公