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文檔簡介
工程公司公章管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)工程公司公章管理,規(guī)范公章使用流程,確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的合法權(quán)益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于工程公司總部及所屬各項(xiàng)目部、分公司、子公司等所有部門和人員。(三)基本原則1.嚴(yán)格審批原則:公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程,確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)。2.安全保密原則:加強(qiáng)公章保管,防止公章被盜用、冒用或丟失,確保公章使用信息的安全保密。3.責(zé)任追究原則:對違反公章管理制度的行為,追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、公章的種類及用途(一)公司公章1.用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的文書。2.用于公司對外的重要證明、聲明等。(二)合同專用章專門用于簽訂各類合同,具有與公司公章同等的法律效力。(三)財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。(四)法人章用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)上的簽字蓋章。(五)部門章1.各部門根據(jù)工作需要刻制的部門章,用于本部門內(nèi)部的文件往來、資料傳遞等,不具有對外法律效力。2.部門章的使用范圍由各部門自行界定,但必須報公司辦公室備案。三、公章的刻制、啟用與廢止(一)刻制1.因工作需要刻制公章的,由使用部門提出申請,填寫《公章刻制申請表》,詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由公司辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.公章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位,確保公章質(zhì)量和安全性。(二)啟用1.新刻制的公章啟用前,由公司辦公室負(fù)責(zé)在《公章啟用登記表》上登記公章名稱、啟用日期、保管人等信息,并留存印模。2.啟用后的公章由保管人妥善保管,并按照本制度規(guī)定的流程使用。(三)廢止1.公章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止的,由保管人填寫《公章廢止申請表》,說明廢止原因。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由公司辦公室負(fù)責(zé)收繳廢止公章,并在《公章廢止登記表》上登記相關(guān)信息。3.廢止的公章應(yīng)及時銷毀,銷毀過程要有專人監(jiān)督,并在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。四、公章的保管(一)保管責(zé)任1.公司公章由公司辦公室指定專人保管,合同專用章由合同管理部門指定專人保管,財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管,法人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。2.各部門章由各部門指定專人保管,并報公司辦公室備案。3.公章保管人應(yīng)嚴(yán)格履行保管職責(zé),確保公章安全,不得擅自將公章交與他人保管或使用。(二)保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方,如保險柜、鐵皮柜等,并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.公章保管人應(yīng)妥善保管公章使用記錄,包括用章時間、用章事項(xiàng)、用章人等信息,以備查閱。3.公章保管人因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)保管公章時,應(yīng)及時辦理公章交接手續(xù),確保公章安全移交。五、公章的使用(一)使用流程1.用章人填寫《公章使用申請表》,詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、份數(shù)、用章時間等信息,并簽字確認(rèn)。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,用章人將申請表交公章保管人,由公章保管人對照申請表內(nèi)容進(jìn)行核對,無誤后在用章位置加蓋公章,并在《公章使用登記表》上登記相關(guān)信息。4.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同用章,需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。(二)使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.如因工作需要確需在空白紙張上加蓋公章的,必須在空白處注明用途,并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍使用,不得超出授權(quán)范圍使用公章。(三)特殊情況處理1.因緊急情況無法事先履行審批手續(xù)的,用章人應(yīng)電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章,并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于異地用章的情況,原則上應(yīng)通過郵寄、傳真等方式將用章文件傳回公司辦理審批手續(xù)后再行用章。如因特殊原因無法傳回的,可由用章人通過電話、電子郵件等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)請示,經(jīng)同意后先在當(dāng)?shù)毓C機(jī)構(gòu)辦理公證手續(xù),再行用章。六、公章使用的監(jiān)督與檢查(一)定期檢查1.公司辦公室定期對公章的保管和使用情況進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括公章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告,對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見,并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要對公章使用情況進(jìn)行不定期抽查,確保公章使用的合法性和規(guī)范性。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時責(zé)令整改,并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、公章使用的風(fēng)險防范(一)法律風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對用章事項(xiàng)的合法性審查,確保用章行為符合法律法規(guī)的規(guī)定。2.在簽訂合同等重要文件時,應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行審核,避免出現(xiàn)法律漏洞。3.對于涉及重大法律糾紛或風(fēng)險的用章事項(xiàng),應(yīng)及時咨詢公司法律顧問的意見。(二)管理風(fēng)險防范1.建立健全公章管理制度,明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程,加強(qiáng)對公章使用的全過程管理。2.加強(qiáng)對公章保管人的培訓(xùn)和教育,提高其責(zé)任意識和風(fēng)險防范意識。3.定期對公章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,及時發(fā)現(xiàn)潛在的管理風(fēng)險,并采取相應(yīng)的措施加以防范。八、責(zé)任追究(一)違規(guī)責(zé)任1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為,視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的,應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和法律責(zé)任。(二)保管責(zé)任1.公章保管人因保管不善導(dǎo)致公章被盜用、冒用或丟失的,應(yīng)立即向公司報告,并采取相應(yīng)的措施防止損失擴(kuò)大。2.對于因保管人失職造成公司損失的,應(yīng)依法追究保管人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和法律責(zé)任。九、附則
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