公共物品使用管理制度一、總則1.目的為了加強公司公共物品的管理，合理配置資源，提高公共物品的使用效率，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習(xí)生以及其他在公司工作的人員。3.定義本制度所稱公共物品，是指公司為滿足日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營等需要而購置的，供全體員工共同使用的物品，包括但不限于辦公設(shè)備（電腦、打印機、復(fù)印機等）、辦公家具（桌椅、文件柜等）、通訊設(shè)備（電話、傳真機等）、交通工具（公司車輛）以及其他公共設(shè)施。二、公共物品的采購與配置1.需求申請各部門根據(jù)工作實際需要，填寫《公共物品需求申請表》，詳細(xì)說明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間等信息，并提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《公共物品需求申請表》后，進(jìn)行初步審核，核實需求的合理性和必要性。對于價值較高或涉及多個部門的公共物品采購申請，需提交公司管理層審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織采購。3.采購原則遵循性價比原則，在滿足使用需求的前提下，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的產(chǎn)品。優(yōu)先采購具有節(jié)能環(huán)保、易于維護(hù)等特點的產(chǎn)品，以降低公司運營成本。對于批量采購的公共物品，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價等方式，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購過程的公開、公平、公正。4.配置標(biāo)準(zhǔn)辦公設(shè)備的配置應(yīng)根據(jù)員工崗位的工作性質(zhì)和實際需求進(jìn)行，確保員工能夠高效地完成工作任務(wù)。例如，文案策劃崗位應(yīng)配備性能較好的電腦及相關(guān)辦公軟件；銷售崗位應(yīng)配備便于攜帶的筆記本電腦等。辦公家具的配置應(yīng)符合人體工程學(xué)原理，提供舒適的工作環(huán)境。根據(jù)辦公區(qū)域的布局和員工數(shù)量，合理配置桌椅、文件柜等家具。通訊設(shè)備的配置應(yīng)滿足公司業(yè)務(wù)溝通的需要，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確。根據(jù)部門職能和工作需求，配備相應(yīng)數(shù)量的固定電話、移動電話及傳真機等。交通工具的配置應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際工作需要進(jìn)行，嚴(yán)格控制車輛數(shù)量，提高車輛使用效率。三、公共物品的領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用公共物品時，需填寫《公共物品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用原因等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并交行政部門。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放公共物品，并做好領(lǐng)用登記。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)辦公設(shè)備按照配置標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放給相應(yīng)崗位的員工，員工應(yīng)妥善保管和使用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。辦公家具根據(jù)辦公區(qū)域和員工數(shù)量進(jìn)行合理分配，確保辦公環(huán)境的整潔和有序。通訊設(shè)備按照部門職能和工作需求進(jìn)行配置，員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用通訊設(shè)備，不得用于私人事務(wù)。交通工具由行政部門統(tǒng)一調(diào)配使用，員工因工作需要使用公司車輛時，需提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)審批后到行政部門辦理派車手續(xù)。3.特殊情況領(lǐng)用對于因特殊工作任務(wù)需要額外領(lǐng)用公共物品的情況，員工需提前向所在部門負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報行政部門備案。行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行審批和發(fā)放。四、公共物品的使用與維護(hù)1.使用規(guī)范員工應(yīng)按照公共物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用公共物品，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。辦公設(shè)備使用過程中如遇故障，應(yīng)及時向行政部門報告，不得自行拆卸或維修，以免造成更大的損壞。辦公家具應(yīng)保持整潔，不得隨意涂寫、刻劃或損壞。如需移動辦公家具，應(yīng)輕搬輕放，避免碰撞。通訊設(shè)備應(yīng)妥善保管，不得丟失或損壞。員工離職時，應(yīng)將通訊設(shè)備交回公司。交通工具使用時，應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。駕駛員應(yīng)定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，保持車輛性能良好。2.維護(hù)責(zé)任行政部門負(fù)責(zé)公共物品的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期對辦公設(shè)備、辦公家具、通訊設(shè)備等進(jìn)行檢查和維修，確保其正常運行。對于大型或?qū)I(yè)性較強的公共物品，行政部門可委托專業(yè)維修機構(gòu)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。員工在使用公共物品過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向行政部門反饋，積極配合行政部門做好維護(hù)工作。因員工個人原因?qū)е鹿参锲窊p壞的，由員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.維修流程員工發(fā)現(xiàn)公共物品出現(xiàn)故障或損壞時，應(yīng)填寫《公共物品維修申請表》，詳細(xì)說明故障情況和損壞原因，并提交至行政部門。行政部門收到維修申請后，安排維修人員進(jìn)行檢查和維修。對于能夠當(dāng)場修復(fù)的問題，應(yīng)立即進(jìn)行維修；對于需要更換零部件或較長時間維修的問題，應(yīng)及時告知員工預(yù)計維修時間，并盡快完成維修工作。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《公共物品維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息，并由使用員工簽字確認(rèn)。五、公共物品的借用與歸還1.借用規(guī)定員工因工作需要借用公共物品時，需填寫《公共物品借用申請表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時間及歸還時間等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并交行政部門。行政部門根據(jù)審批后的申請表辦理借用手續(xù)，將借用物品交付給借用員工，并做好借用登記。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，借用員工需提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.歸還要求借用員工應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將借用物品完好無損地歸還至行政部門，并辦理歸還手續(xù)。行政部門在收到歸還物品后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或丟失的情況，借用員工應(yīng)照價賠償。對于借用期間發(fā)生的公共物品損壞，借用員工應(yīng)及時向行政部門報告，并按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償或維修。借用員工離職時，應(yīng)將借用的公共物品全部歸還公司，否則不予辦理離職手續(xù)。六、公共物品的盤點與清查1.盤點周期行政部門應(yīng)定期對公共物品進(jìn)行盤點，盤點周期分為月度小盤點、季度中盤點和年度大盤點。月度小盤點主要對部分重點公共物品進(jìn)行抽查；季度中盤點對所有公共物品進(jìn)行全面盤點；年度大盤點則對公司所有公共物品進(jìn)行詳細(xì)清查和盤點。2.盤點方法采用實地盤點的方法，對公共物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等進(jìn)行逐一核對和記錄。對于辦公設(shè)備，應(yīng)檢查設(shè)備的運行情況、配置情況及軟件安裝情況等；對于辦公家具，應(yīng)檢查其完好程度、使用狀況及擺放位置等；對于通訊設(shè)備，應(yīng)檢查其功能是否正常、話費使用情況等；對于交通工具，應(yīng)檢查車輛的行駛里程、保養(yǎng)記錄、維修情況等。3.清查結(jié)果處理盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《公共物品盤點報告》，詳細(xì)記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結(jié)果等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)查明原因，并填寫《公共物品盤盈盤虧報告表》，注明盤盈或盤虧的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因及處理意見等。對于盤盈的公共物品，應(yīng)及時調(diào)整賬目，并查明原因，如屬于采購時多購或其他原因?qū)е碌?，?yīng)妥善處理；對于盤虧的公共物品，應(yīng)根據(jù)責(zé)任認(rèn)定情況，由相關(guān)責(zé)任人照價賠償。如因不可抗力等特殊原因?qū)е卤P虧的，應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。行政部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，對公共物品的管理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善公共物品管理制度。七、公共物品的報廢與處置1.報廢條件公共物品已達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。因技術(shù)更新?lián)Q代，現(xiàn)有公共物品已被淘汰，不再具有使用價值的。因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е鹿参锲穱?yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。2.報廢申請使用部門或行政部門發(fā)現(xiàn)公共物品符合報廢條件時，應(yīng)填寫《公共物品報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對報廢申請進(jìn)行初步審核后，提交公司管理層審批。3.報廢處置經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)報廢的公共物品，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處置。處置方式包括但不限于出售給廢品回收公司、捐贈給相關(guān)單位或個人等。在處置過程中，行政部門應(yīng)做好記錄，確保處置過程的公開、透明。4.資產(chǎn)核銷行政部門應(yīng)根據(jù)報廢處置情況，及時辦理公共物品的資產(chǎn)核銷手續(xù)，調(diào)整公司固定資產(chǎn)賬目，確保賬實相符。八、罰則1.員工如有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自領(lǐng)用、借用公共物品的，給予警告處分，并責(zé)令其立即歸還；如造成公共物品損壞或丟失的，照價賠償。未按規(guī)定使用公共物品，導(dǎo)致公共物品損壞的，除負(fù)責(zé)維修或照價賠償外，給予記過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職或辭退處理。擅自將公共物品轉(zhuǎn)借他人或用于私人事務(wù)的，給予記大過處分，并責(zé)令其立即歸還；如造成公共物品損壞或丟失的，照價賠償，并視情節(jié)輕重給予降職或辭退處理。故意損壞公共物品的，除照價賠償外，給予辭退處理；如構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。未按規(guī)定辦理公共物品的借用、歸還、維修等手續(xù)的，給予警告處分，并責(zé)令其限期補辦；如因未辦理手續(xù)導(dǎo)致公共物品管理混亂的，給予記過處分。2.部門負(fù)責(zé)人如有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對本部門員工違反公共物品使用管理制度的行