報銷附件規(guī)范管理制度總則一、目的為規(guī)范公司的報銷流程，明確報銷附件的要求，確保報銷的真實性、合法性和準(zhǔn)確性，特制定本管理制度。本制度旨在加強公司財務(wù)管理，防范財務(wù)風(fēng)險，提高工作效率，促進公司的健康發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時員工和實習(xí)生。凡涉及公司費用報銷的事項，均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。三、管理原則1.真實性原則：報銷附件應(yīng)真實反映費用的發(fā)生情況，不得虛構(gòu)或偽造。2.合法性原則：報銷附件應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定，不得使用非法或違規(guī)的憑證。3.完整性原則：報銷附件應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要的憑證或資料。4.及時性原則：報銷附件應(yīng)及時提交，不得拖延或滯后，以確保報銷流程的順利進行。四、職責(zé)分工1.財務(wù)部（1）負責(zé)制定報銷附件的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，審核報銷附件的真實性、合法性和完整性。（2）負責(zé)報銷款項的支付和核算，確保報銷款項的準(zhǔn)確無誤。（3）負責(zé)對報銷附件的管理和歸檔，建立報銷附件的檔案制度。2.各部門（1）負責(zé)本部門員工的費用報銷申請的審核和審批，確保費用的合理性和必要性。（2）負責(zé)指導(dǎo)本部門員工按照本制度的規(guī)定提交報銷附件，確保報銷附件的規(guī)范和完整。（3）負責(zé)對本部門員工的費用報銷情況進行監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。報銷附件的種類和要求一、發(fā)票1.發(fā)票的種類（1）增值稅專用發(fā)票：適用于購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)和應(yīng)稅服務(wù)等情況，發(fā)票上應(yīng)注明增值稅稅額。（2）增值稅普通發(fā)票：適用于購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)和應(yīng)稅服務(wù)等情況，但不得抵扣增值稅稅額。（3）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票：適用于購買機動車的情況，發(fā)票上應(yīng)注明車輛的品牌、型號、發(fā)動機號、車架號等信息。（4）定額發(fā)票：適用于一些小額的費用支出，如停車費、過路費等，發(fā)票上應(yīng)注明發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、收款單位名稱等信息。（5）其他合法有效的發(fā)票：如農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票、海關(guān)進口增值稅專用繳款書等。2.發(fā)票的要求（1）發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，不得使用虛假發(fā)票或過期發(fā)票。（2）發(fā)票的抬頭應(yīng)與公司名稱一致，不得使用個人名稱或其他單位名稱。（3）發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)與費用的發(fā)生情況相符，不得虛開發(fā)票或篡改發(fā)票內(nèi)容。（4）發(fā)票的金額應(yīng)與費用的實際發(fā)生金額一致，不得多報或少報。（5）發(fā)票應(yīng)加蓋開票單位的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，不得使用其他印章或手寫簽名。二、收據(jù)1.收據(jù)的種類（1）財政部門監(jiān)制的收據(jù)：適用于一些政府部門或事業(yè)單位的收費，如行政事業(yè)性收費、政府性基金等。（2）稅務(wù)部門監(jiān)制的收據(jù)：適用于一些企業(yè)或單位的收費，如培訓(xùn)費、會議費等。（3）其他合法有效的收據(jù)：如收款憑證、付款憑證等。2.收據(jù)的要求（1）收據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，不得使用虛假收據(jù)或過期收據(jù)。（2）收據(jù)的抬頭應(yīng)與公司名稱一致，不得使用個人名稱或其他單位名稱。（3）收據(jù)的內(nèi)容應(yīng)與費用的發(fā)生情況相符，不得虛開收據(jù)或篡改收據(jù)內(nèi)容。（4）收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位的公章或財務(wù)專用章，不得使用其他印章或手寫簽名。三、清單1.清單的種類（1）購物清單：適用于購買貨物的情況，清單上應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。（2）服務(wù)清單：適用于接受服務(wù)的情況，清單上應(yīng)注明服務(wù)的項目、內(nèi)容、金額等信息。（3）其他合法有效的清單：如差旅費清單、會議費清單等。2.清單的要求（1）清單應(yīng)與發(fā)票或收據(jù)一起提交，不得單獨使用。（2）清單的內(nèi)容應(yīng)與發(fā)票或收據(jù)的內(nèi)容一致，不得相互矛盾。（3）清單應(yīng)加蓋開票單位或收款單位的公章或財務(wù)專用章，不得使用其他印章或手寫簽名。四、審批文件1.審批文件的種類（1）出差申請單：適用于出差費用的報銷，申請單上應(yīng)注明出差的時間、地點、事由、費用預(yù)算等信息。（2）會議申請單：適用于會議費用的報銷，申請單上應(yīng)注明會議的時間、地點、事由、費用預(yù)算等信息。（3）其他合法有效的審批文件：如培訓(xùn)申請單、采購申請單等。2.審批文件的要求（1）審批文件應(yīng)真實、合法、有效，不得使用虛假文件或過期文件。（2）審批文件應(yīng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，不得未經(jīng)審批擅自報銷。（3）審批文件的內(nèi)容應(yīng)與費用的發(fā)生情況相符，不得相互矛盾。五、其他附件1.合同：適用于一些大額的費用支出，如采購合同、租賃合同等，合同上應(yīng)注明費用的金額、支付方式、違約責(zé)任等信息。2.證明材料：適用于一些特殊情況的費用報銷，如醫(yī)療費用報銷、交通事故賠償?shù)?，證明材料上應(yīng)注明費用的發(fā)生情況、金額等信息。報銷附件的提交和審核流程一、提交流程1.員工在費用發(fā)生后，應(yīng)及時收集報銷附件，并按照本制度的要求進行整理和裝訂。2.員工將整理好的報銷附件提交給本部門的負責(zé)人進行審核，審核通過后，由部門負責(zé)人簽字確認。3.員工將簽字確認后的報銷附件提交給財務(wù)部進行審核，財務(wù)部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核結(jié)果反饋給員工。4.財務(wù)部審核通過后，將報銷款項支付給員工。二、審核流程1.財務(wù)部對報銷附件的審核主要包括以下內(nèi)容：（1）發(fā)票的真實性、合法性和完整性審核。（2）收據(jù)的真實性、合法性和完整性審核。（3）清單的真實性、合法性和完整性審核。（4）審批文件的真實性、合法性和完整性審核。（5）其他附件的真實性、合法性和完整性審核。2.財務(wù)部在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)報銷附件存在問題，應(yīng)及時通知員工進行補充或更正。如員工拒絕補充或更正，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。3.財務(wù)部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核結(jié)果反饋給員工。如審核未通過，應(yīng)說明原因，并要求員工在規(guī)定的時間內(nèi)進行補充或更正。報銷附件的保管和歸檔一、保管1.財務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的報銷附件檔案室，對報銷附件進行統(tǒng)一保管。2.報銷附件應(yīng)按照年度、部門、費用項目等進行分類歸檔，便于查詢和管理。3.報銷附件的保管期限為五年，超過保管期限的報銷附件應(yīng)按照公司的檔案管理制度進行銷毀。二、歸檔1.財務(wù)部應(yīng)在報銷款項支付后，及時將報銷附件進行歸檔。2.歸檔時，應(yīng)填寫報銷附件歸檔登記表，注明報銷附件的名稱、編號、金額、報銷日期、歸檔日期等信息。3.報銷附件歸檔登記表應(yīng)作