金銀銷售單管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司金銀銷售單的管理，規(guī)范銷售流程，確保銷售業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及金銀銷售單開具、流轉(zhuǎn)、存檔等相關(guān)工作的所有部門和人員。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：確保銷售單上的信息準(zhǔn)確無誤，包括客戶信息、金銀產(chǎn)品信息、數(shù)量、價(jià)格、金額等。及時(shí)性原則：及時(shí)開具銷售單，保證銷售業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，避免因單據(jù)延誤影響客戶滿意度和公司業(yè)務(wù)流程。安全性原則：妥善保管銷售單，防止單據(jù)丟失、泄露或被篡改，保障公司和客戶的利益。二、銷售單的開具1.客戶信息登記銷售人員在與客戶簽訂銷售合同或達(dá)成銷售意向后，應(yīng)首先準(zhǔn)確收集客戶的基本信息，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址、開戶銀行及賬號(hào)等。將客戶信息錄入公司客戶管理系統(tǒng)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。如有客戶信息變更，應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)記錄。2.金銀產(chǎn)品信息錄入根據(jù)客戶需求，確定銷售的金銀產(chǎn)品種類、規(guī)格、純度等詳細(xì)信息。在銷售單上準(zhǔn)確填寫產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、純度、重量等信息，并確保與實(shí)際交付的產(chǎn)品一致。3.價(jià)格與金額計(jì)算依據(jù)公司制定的金銀產(chǎn)品價(jià)格體系，結(jié)合市場(chǎng)行情和客戶協(xié)商結(jié)果，確定銷售單價(jià)。按照銷售單價(jià)和產(chǎn)品數(shù)量，準(zhǔn)確計(jì)算銷售金額，并在銷售單上清晰注明。如有折扣、優(yōu)惠等情況，應(yīng)在銷售單上詳細(xì)記錄計(jì)算過程和最終成交金額。4.銷售單開具審核銷售單開具完成后，銷售人員應(yīng)進(jìn)行自審，檢查各項(xiàng)信息是否準(zhǔn)確、完整。將銷售單提交給銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括客戶信息、產(chǎn)品信息、價(jià)格金額、業(yè)務(wù)條款等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與銷售人員溝通并進(jìn)行修改。經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，在銷售單上簽字確認(rèn)。三、銷售單的流轉(zhuǎn)1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)銷售單審核通過后，一聯(lián)留存銷售部門作為銷售記錄和統(tǒng)計(jì)依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為收款和賬務(wù)處理的憑證；一聯(lián)交倉庫部門，作為發(fā)貨的依據(jù)。銷售部門應(yīng)及時(shí)將銷售單傳遞給相關(guān)部門，確保各部門之間信息暢通，工作銜接緊密。傳遞過程中應(yīng)做好交接記錄，明確交接時(shí)間、交接人等信息。2.客戶傳遞根據(jù)客戶要求和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，確定銷售單的傳遞方式?？梢圆捎绵]寄、傳真、電子郵件或客戶上門自取等方式。如采用郵寄方式，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號(hào)，以便查詢和跟蹤。在快遞發(fā)出后，及時(shí)告知客戶單號(hào)和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。如采用傳真或電子郵件方式，應(yīng)確保發(fā)送的清晰度和完整性，并要求客戶在收到后及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。四、發(fā)貨管理1.倉庫發(fā)貨準(zhǔn)備倉庫部門收到銷售單后，應(yīng)根據(jù)銷售單上的產(chǎn)品信息和數(shù)量，及時(shí)準(zhǔn)備貨物。對(duì)貨物進(jìn)行核對(duì)和檢驗(yàn)，確保貨物的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等與銷售單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通協(xié)調(diào)解決。2.發(fā)貨流程倉庫工作人員按照銷售單上的發(fā)貨要求，組織貨物出庫。在發(fā)貨過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，確保貨物的安全和準(zhǔn)確發(fā)貨。發(fā)貨完成后，在銷售單上填寫實(shí)際發(fā)貨日期、發(fā)貨單號(hào)等信息，并簽字確認(rèn)。同時(shí)，更新倉庫庫存記錄，保證庫存信息的準(zhǔn)確性。3.發(fā)貨跟蹤銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解貨物是否按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)客戶。如客戶反饋貨物存在問題或未按時(shí)收到，銷售部門應(yīng)及時(shí)與倉庫部門和物流部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并采取相應(yīng)的解決措施。同時(shí)，將處理情況及時(shí)反饋給客戶，確保客戶滿意度。五、收款管理1.收款方式確定根據(jù)銷售合同和客戶信用情況，與客戶協(xié)商確定收款方式。常見的收款方式包括現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬、信用卡支付等。在銷售單上明確注明收款方式和預(yù)計(jì)收款日期。2.收款跟蹤與提醒財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)收款情況進(jìn)行跟蹤。在預(yù)計(jì)收款日期前，如客戶未按時(shí)付款，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系，了解未付款原因，并提醒客戶按時(shí)付款。對(duì)于逾期未付款的客戶，應(yīng)建立專門的催收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄催收過程和結(jié)果。根據(jù)客戶逾期情況，采取不同的催收措施，如電話催收、上門催收、發(fā)函催收等。3.收款確認(rèn)與賬務(wù)處理客戶付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)確認(rèn)收款信息。收到現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)開具收款收據(jù)；收到支票、銀行轉(zhuǎn)賬等款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)核對(duì)到賬情況。根據(jù)收款確認(rèn)情況，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄收款日期、金額、收款方式等信息，并與銷售單進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。六、銷售單的存檔與保管1.存檔要求銷售部門、財(cái)務(wù)部門和倉庫部門應(yīng)分別對(duì)各自留存的銷售單進(jìn)行整理和存檔。銷售單應(yīng)按照時(shí)間順序、客戶名稱或業(yè)務(wù)編號(hào)等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。存檔的銷售單應(yīng)包括銷售單原件、相關(guān)附件（如銷售合同、發(fā)貨清單、收款憑證等）。2.保管期限銷售單的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售單應(yīng)至少保存[X]年，以備查閱和審計(jì)。在保管期限屆滿后，如需銷毀銷售單，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進(jìn)行審批和處理，確保銷毀過程的合規(guī)性和保密性。3.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售單檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門進(jìn)行查閱。如需借閱銷售單檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管借閱的銷售單檔案，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。七、銷售單的作廢與紅沖1.作廢條件銷售單開具后，如發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤、客戶取消訂單、產(chǎn)品質(zhì)量問題等原因需要作廢銷售單的，應(yīng)及時(shí)辦理作廢手續(xù)。作廢銷售單必須經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在銷售單上加蓋“作廢”章。2.紅沖處理對(duì)于已入賬的銷售業(yè)務(wù)，如發(fā)生銷售退回、折讓等情況，需要開具紅字銷售單進(jìn)行沖減。開具紅字銷售單應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行審批和操作。紅字銷售單的內(nèi)容應(yīng)與原銷售單一致，但金額為負(fù)數(shù)，并在備注欄注明紅沖原因。3.作廢與紅沖銷售單的存檔作廢和紅沖的銷售單應(yīng)與原銷售單一起存檔保管，以便查閱和核對(duì)業(yè)務(wù)記錄。同時(shí)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)銷售單管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括銷售單的開具、流轉(zhuǎn)、存檔、收款等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。銷售部門、財(cái)務(wù)部門和倉庫部門應(yīng)定期對(duì)本部門涉及銷售單管理的工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.考核機(jī)制建立銷售單管理工作考核機(jī)制，對(duì)相關(guān)部門和人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括銷售單信息準(zhǔn)確性、流轉(zhuǎn)及時(shí)性、存檔完整性、收款及時(shí)性等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度