機(jī)要工作收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要工作收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在機(jī)要工作中涉及的收文處理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)收文內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止文件信息泄露。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)處理收文，確保文件不積壓，工作不延誤。3.準(zhǔn)確規(guī)范原則：準(zhǔn)確登記、傳遞文件，規(guī)范處理流程。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)要文件收發(fā)郵箱，用于接收外部來(lái)文。2.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收通過(guò)傳真、郵寄等方式送達(dá)的機(jī)要文件。3.外部人員直接送達(dá)公司的機(jī)要文件，由公司前臺(tái)或相關(guān)接待人員及時(shí)通知機(jī)要工作負(fù)責(zé)人。（二）收文登記1.機(jī)要文件收發(fā)人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：來(lái)文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等。2.采用電子表格形式進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。登記表格應(yīng)定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)在登記時(shí)注明“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。三、文件分類(lèi)與傳閱（一）文件分類(lèi)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將收文分為以下幾類(lèi)：上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門(mén)發(fā)來(lái)的文件。平行文件：與公司平級(jí)單位或相關(guān)部門(mén)之間往來(lái)的文件。下級(jí)文件：公司所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件。其他文件：不屬于以上三類(lèi)的其他機(jī)要文件。2.按照文件的密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。不同密級(jí)的文件應(yīng)分別處理，嚴(yán)格控制知悉范圍。（二）文件傳閱1.機(jī)要工作負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免擴(kuò)大知悉范圍。2.對(duì)于需多個(gè)部門(mén)或人員傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞。一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后其他領(lǐng)導(dǎo)，先上級(jí)后下級(jí)，先主辦部門(mén)后協(xié)辦部門(mén)的順序傳閱。3.文件傳閱采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)文件傳閱時(shí)，應(yīng)由傳閱人在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期；電子文件傳閱時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行，并記錄傳閱軌跡。4.傳閱過(guò)程中，傳閱人應(yīng)及時(shí)閱讀文件，不得積壓。如有意見(jiàn)或建議，應(yīng)在文件傳閱單上注明，并及時(shí)反饋給機(jī)要工作負(fù)責(zé)人。5.機(jī)要工作負(fù)責(zé)人應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，確保文件及時(shí)歸還。對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)及時(shí)提醒傳閱人。四、文件辦理與審批（一）文件辦理1.根據(jù)文件內(nèi)容和要求，需要辦理的文件，由機(jī)要工作負(fù)責(zé)人及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。2.承辦部門(mén)或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給機(jī)要工作負(fù)責(zé)人。辦理結(jié)果包括文件的執(zhí)行情況、處理意見(jiàn)、回復(fù)文件等。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件辦理事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)工作。機(jī)要工作負(fù)責(zé)人應(yīng)做好協(xié)調(diào)和督促工作。（二）文件審批1.需要審批的文件，承辦部門(mén)或人員應(yīng)按照公司審批流程，將文件提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，符合公司政策和規(guī)定。3.對(duì)于審批通過(guò)的文件，承辦部門(mén)或人員應(yīng)按照審批意見(jiàn)及時(shí)辦理；對(duì)于審批不通過(guò)的文件，應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行修改或重新辦理。五、文件存檔與保管（一）文件存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門(mén)或人員應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理資料整理齊全，移交公司檔案室存檔。2.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄，便于查詢(xún)和利用。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保文件的完整性和可讀性。（二）文件保管1.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保文件安全保管。2.嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。查閱人應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對(duì)于損壞、丟失的檔案，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施。六、文件保密與安全（一）文件保密1.所有參與機(jī)要工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)收文內(nèi)容予以保密。2.不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播機(jī)要文件。確因工作需要復(fù)制文件的，應(yīng)經(jīng)機(jī)要工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)。3.在文件處理過(guò)程中，應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、被盜或泄露。對(duì)于廢棄文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）文件安全1.加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件收發(fā)、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的安全管理，防止文件在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密的文件，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保文件安全。3.定期對(duì)機(jī)要工作場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立機(jī)要工作監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)收文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括收文登記、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件保密和安全措施的落實(shí)情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將機(jī)要工作收文管理納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括文件處理及時(shí)率、準(zhǔn)確率、傳閱率、歸檔率等，以及文件保密和安全工作的執(zhí)行情況。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、造成不良影響的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視