活動現(xiàn)場簽到管理制度一、總則（一）目的為確保公司各類活動的順利進行，規(guī)范活動現(xiàn)場簽到流程，準確記錄參與人員信息，加強活動組織與管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類會議、培訓、慶典、團建等活動的現(xiàn)場簽到管理。（三）基本原則1.準確記錄原則：簽到信息應真實、準確、完整，能夠清晰反映參與活動的人員情況。2.高效有序原則：簽到流程應簡潔明了，便于操作，確保活動按時開始，避免出現(xiàn)簽到擁堵、混亂的情況。3.安全保密原則：妥善保管簽到信息，防止信息泄露，保障參與人員的隱私和公司信息安全。二、簽到準備（一）活動策劃階段1.活動策劃部門應根據(jù)活動的規(guī)模、性質(zhì)、參與人員范圍等因素，確定簽到方式，并在活動策劃方案中明確說明。常見的簽到方式包括紙質(zhì)簽到、電子簽到、掃碼簽到等。2.根據(jù)簽到方式，準備相應的簽到設備和材料。如紙質(zhì)簽到需要準備簽到表、簽到筆；電子簽到需要準備電腦、簽到軟件、讀卡器、二維碼掃描設備等；掃碼簽到需要準備二維碼海報、手機等。3.設計簽到表格式，應包含活動名稱、日期、時間、地點、參與人員姓名、部門、職務、聯(lián)系方式等必要信息。對于重要活動，可根據(jù)需要增加其他信息欄，如身份證號碼、簽到時間等。（二）活動現(xiàn)場布置階段1.在活動現(xiàn)場設置專門的簽到區(qū)域，簽到區(qū)域應選擇在顯眼、便于人員通行的位置，確保簽到過程不影響活動現(xiàn)場的整體秩序。2.根據(jù)簽到方式進行現(xiàn)場布置。紙質(zhì)簽到區(qū)域應擺放桌椅，放置簽到表和簽到筆；電子簽到區(qū)域應確保電腦、設備等正常運行，并設置明顯的操作指引標識；掃碼簽到區(qū)域應張貼清晰的二維碼海報。3.在簽到區(qū)域附近安排工作人員，負責引導參與人員簽到，解答疑問，維持現(xiàn)場秩序。三、簽到流程（一）紙質(zhì)簽到流程1.參與人員到達活動現(xiàn)場后，在簽到區(qū)域找到負責簽到的工作人員。2.工作人員向參與人員發(fā)放簽到表，并指導其填寫個人信息，包括姓名、部門、職務、聯(lián)系方式等。3.參與人員填寫完畢后，將簽到表交還給工作人員，工作人員進行核對，確保信息準確無誤。4.工作人員在簽到表上標記簽到時間，并將簽到表按照一定順序整理存放，以便后續(xù)統(tǒng)計和查詢。（二）電子簽到流程1.參與人員到達活動現(xiàn)場后，在電子簽到區(qū)域找到工作人員。2.工作人員引導參與人員使用簽到設備進行簽到。對于使用讀卡器簽到的方式，參與人員需將身份證放置在讀卡器上，設備自動讀取身份證信息并顯示在簽到軟件界面上，參與人員核對信息無誤后點擊確認簽到；對于掃碼簽到的方式，參與人員使用手機掃描簽到二維碼，進入簽到頁面，填寫個人信息并提交簽到。3.簽到軟件實時記錄參與人員的簽到信息，工作人員可在電腦上查看簽到情況，并對未簽到人員進行提醒和跟進。4.在活動結(jié)束后，工作人員可導出簽到數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析，如參與人員數(shù)量、部門分布、簽到時間等。（三）掃碼簽到流程1.參與人員到達活動現(xiàn)場后，在掃碼簽到區(qū)域找到二維碼海報。2.參與人員使用手機掃描二維碼，進入簽到頁面。3.在簽到頁面填寫個人信息，包括姓名、部門、職務、聯(lián)系方式等，并提交簽到。4.簽到系統(tǒng)實時記錄參與人員的簽到信息，工作人員可通過手機或后臺管理系統(tǒng)查看簽到情況，對未簽到人員進行提醒和跟進。5.掃碼簽到可設置個性化的簽到頁面，如顯示活動主題、歡迎語等，增強活動的互動性和趣味性。四、特殊情況處理（一）未攜帶有效證件1.若參與人員未攜帶身份證等有效證件，無法通過電子簽到方式簽到，工作人員應引導其采用紙質(zhì)簽到方式進行簽到，填寫個人信息并注明未攜帶證件原因。2.對于重要活動，可要求參與人員提供其他能夠證明身份的材料，如工作證、名片等，經(jīng)工作人員核實后進行簽到。（二）信息填寫錯誤1.在簽到過程中，若發(fā)現(xiàn)參與人員填寫的信息有誤，工作人員應及時提醒其進行修改。2.對于紙質(zhì)簽到表，可在錯誤信息上劃橫線，并在旁邊注明正確信息；對于電子簽到系統(tǒng)，可直接在系統(tǒng)中修改錯誤信息。（三）代簽情況1.原則上不允許代簽。若因特殊原因需要代簽，代簽人應向工作人員說明情況，并提供被代簽人的相關(guān)信息。2.工作人員應仔細核實代簽情況，確保代簽行為的真實性和合理性。對于重要活動，需被代簽人提前授權(quán)代簽，并留存相關(guān)授權(quán)證明。（四）未按時簽到1.在活動開始前，工作人員應定期對簽到情況進行檢查，對于未按時簽到的人員進行記錄和提醒。2.若活動開始后仍有人員未簽到，工作人員應及時與未簽到人員取得聯(lián)系，了解原因，并根據(jù)活動安排和實際情況進行處理。如活動允許補簽，可在活動結(jié)束后為未簽到人員辦理補簽手續(xù)；如活動不允許補簽，應記錄未簽到人員名單，以便后續(xù)跟進和分析。五、簽到信息管理（一）信息收集1.簽到工作人員應認真收集參與人員的簽到信息，確保信息的完整性和準確性。2.對于電子簽到系統(tǒng)收集的信息，應及時進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息整理1.活動結(jié)束后，工作人員應及時對簽到信息進行整理。對于紙質(zhì)簽到表，應按照活動名稱、日期等進行分類歸檔；對于電子簽到數(shù)據(jù)，應進行格式轉(zhuǎn)換和整理，以便于統(tǒng)計分析。2.對簽到信息進行核對，檢查是否存在遺漏、錯誤等情況，如有問題及時進行更正。（三）信息統(tǒng)計1.根據(jù)活動需求，對簽到信息進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容可包括參與人員總數(shù)、各部門參與人數(shù)、不同職務參與人數(shù)、簽到時間分布等。2.通過統(tǒng)計分析，生成簽到情況報告，為活動總結(jié)、后續(xù)活動策劃、人員管理等提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息保密1.嚴格遵守公司信息保密制度，妥善保管簽到信息，防止信息泄露。2.未經(jīng)公司相關(guān)部門批準，不得擅自將簽到信息提供給外部單位或個人。3.對于涉及公司重要活動、敏感信息的簽到信息，應采取加密存儲、專人管理等措施，確保信息安全。六、工作人員職責（一）簽到負責人1.全面負責活動現(xiàn)場簽到工作的組織與實施，確保簽到流程順暢、有序。2.提前熟悉簽到方式、簽到設備的操作方法，對簽到工作人員進行培訓和指導。3.在簽到過程中，及時處理各種突發(fā)情況，如設備故障、人員信息問題等，并向上級領(lǐng)導匯報。4.活動結(jié)束后，負責簽到信息的整理、統(tǒng)計和歸檔工作，按時提交簽到情況報告。（二）簽到工作人員1.按照簽到負責人的安排，認真做好簽到現(xiàn)場的各項工作，包括引導參與人員簽到、發(fā)放簽到材料、解答疑問等。2.嚴格按照簽到流程進行操作，確保簽到信息的真實、準確、完整。3.注意維護簽到現(xiàn)場的秩序，避免出現(xiàn)擁堵、混亂等情況。4.協(xié)助簽到負責人處理簽到過程中的特殊情況，及時反饋問題。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對活動現(xiàn)場簽到管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括簽到流程是否規(guī)范、簽到信息是否準確完整、工作人員是否履行職責等。3.行政部門可通過現(xiàn)場巡查、查看簽到記錄、聽取參與人員反饋等方式進行監(jiān)督檢查，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.將活動現(xiàn)場簽到管理工作納入對相關(guān)工作人員的績效考核體系