機(jī)關(guān)印章使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司機(jī)關(guān)印章的使用管理，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及下屬子公司在經(jīng)營管理活動中涉及的印章使用管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、資料等的處理。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制均需由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報公司辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)組織啟用儀式。2.啟用時，需在《印章啟用登記表》上詳細(xì)記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章同時廢止，如有需要，應(yīng)及時辦理廢止手續(xù)。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，不得擅自將印章交與他人保管或使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由公司辦公室指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章，不得隨意攜帶公章外出。如因工作需要確需攜帶公章外出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.法定代表人章：由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，保管人員應(yīng)按照法定代表人的指示使用印章。3.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程使用合同專用章，確保合同簽訂的合法性和有效性。4.財務(wù)專用章：由公司財務(wù)部門指定專人保管，保管人員應(yīng)按照財務(wù)制度規(guī)定使用財務(wù)專用章，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)范操作。5.部門印章：由各部門指定專人保管，保管人員應(yīng)在本部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下使用部門印章，不得超出本部門職責(zé)范圍使用。（三）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.印章保管人員離職或崗位變動時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，交接過程必須有監(jiān)交人在場，確保印章交接清楚、手續(xù)完備。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序使用印章，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.印章使用必須基于公司正常的經(jīng)營管理活動，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。（二）使用流程1.填寫申請表：使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，分別報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。3.用印：審批通過后，印章保管人員按照申請表上的內(nèi)容進(jìn)行用印，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息，同時要求用印人簽字確認(rèn)。4.留存文件：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件原件或復(fù)印件留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行審批手續(xù)時，印章使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或金額較大的合同用印，必須經(jīng)公司法律顧問審核后，方可辦理用印手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知印章保管人員辦理停用手續(xù)。2.印章保管人員在收到停用通知后，應(yīng)立即停止使用印章，并將印章妥善保管。（二）銷毀1.停用的印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，以防止印章被非法使用。2.銷毀印章時，必須由公司辦公室組織，相關(guān)部門人員參加，確保銷毀過程的公開、公正、安全。3.銷毀印章后，應(yīng)在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、印章名稱、銷毀方式等信息，并由參加銷毀的人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對印章使用管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合規(guī)定。2.審計部門負(fù)責(zé)對印章使用管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。