oa會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部通過OA系統(tǒng)召開的各類會(huì)議，包括但不限于部門例會(huì)、專題會(huì)議、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等。（三）基本原則1.高效原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題，精簡議程，提高決策效率，避免冗長和無關(guān)的討論。2.務(wù)實(shí)原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)注重實(shí)際問題的解決，確保決策具有可操作性。3.溝通原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極交流，充分發(fā)表意見，促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作。4.責(zé)任原則：明確會(huì)議組織、主持、記錄及參會(huì)人員的職責(zé)，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)得到落實(shí)。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起流程：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)通過OA系統(tǒng)填寫《會(huì)議申請表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等信息。2.審批要求：《會(huì)議申請表》需經(jīng)發(fā)起人上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可生效。對于重要會(huì)議，可能還需更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議通知1.通知方式：會(huì)議發(fā)起人在OA系統(tǒng)審批通過后，應(yīng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等。2.提前通知：一般會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知參會(huì)人員，重要會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知，以便參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。3.確認(rèn)回復(fù)：參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過OA系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)，表明是否能夠參加會(huì)議。如不能參加，需說明原因并請假。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料，如相關(guān)報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.場地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，合理安排會(huì)議場地。如需使用會(huì)議室設(shè)備，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試，確保正常運(yùn)行。3.會(huì)議記錄準(zhǔn)備：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。三、會(huì)議主持（一）主持人職責(zé)1.引導(dǎo)會(huì)議：主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。2.鼓勵(lì)發(fā)言：營造積極的會(huì)議氛圍，鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，確保不同觀點(diǎn)得到表達(dá)。3.協(xié)調(diào)沖突：當(dāng)會(huì)議出現(xiàn)意見分歧或沖突時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，引導(dǎo)各方尋求共識，推動(dòng)問題解決。4.總結(jié)決策：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議討論的主要內(nèi)容，明確決策結(jié)果和下一步行動(dòng)計(jì)劃。（二）主持人要求1.熟悉主題：主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議主題和相關(guān)背景信息，以便更好地引導(dǎo)會(huì)議討論。2.具備溝通能力：能夠清晰表達(dá)自己的觀點(diǎn)，傾聽他人意見，并有效地進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。3.公正客觀：在會(huì)議中保持公正客觀的態(tài)度，不偏袒任何一方，確保決策的公正性和合理性。四、會(huì)議記錄（一）記錄人員職責(zé)1.準(zhǔn)確記錄：如實(shí)記錄會(huì)議討論的內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.整理紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。3.保存記錄：將會(huì)議記錄和紀(jì)要妥善保存，以便日后查閱和參考。（二）記錄要求1.內(nèi)容完整：記錄應(yīng)涵蓋會(huì)議的基本信息、議程安排、主要發(fā)言內(nèi)容、決策結(jié)果及下一步行動(dòng)計(jì)劃等。2.語言簡潔：記錄語言應(yīng)簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的表述。3.突出重點(diǎn)：重點(diǎn)記錄會(huì)議討論的關(guān)鍵問題、決策依據(jù)和結(jié)果。（三）會(huì)議紀(jì)要1.格式規(guī)范：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照統(tǒng)一的格式編寫，包括標(biāo)題、日期、會(huì)議主題、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決策結(jié)果、下一步行動(dòng)計(jì)劃等。2.及時(shí)發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布至OA系統(tǒng)相關(guān)板塊，供參會(huì)人員和其他相關(guān)人員查閱。3.審核存檔：會(huì)議紀(jì)要發(fā)布前需經(jīng)主持人審核，審核通過后進(jìn)行存檔。存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、參會(huì)人員（一）參會(huì)人員確定1.根據(jù)會(huì)議主題：由會(huì)議發(fā)起人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和需要，確定參會(huì)人員范圍。一般應(yīng)包括與會(huì)議主題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。2.必要時(shí)擴(kuò)大范圍：對于涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策等重要會(huì)議，可能需要擴(kuò)大參會(huì)人員范圍，邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他部門人員參加。（二）參會(huì)人員要求1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知的時(shí)間和地點(diǎn)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加，需提前請假并經(jīng)批準(zhǔn)。2.準(zhǔn)備充分：參會(huì)人員應(yīng)提前了解會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容，以便在會(huì)議中能夠充分發(fā)表意見。3.積極參與：在會(huì)議中，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，尊重他人觀點(diǎn)，不得隨意打斷他人發(fā)言。4.遵守紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間從事與會(huì)議無關(guān)的事情。六、會(huì)議時(shí)間管理（一）嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)長1.合理安排議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，合理安排議程，避免議程過長或過短。2.設(shè)定時(shí)間限制：對于每個(gè)議程項(xiàng)目，可設(shè)定時(shí)間限制，確保會(huì)議能夠按時(shí)完成。3.靈活調(diào)整：在會(huì)議過程中，如發(fā)現(xiàn)某個(gè)議程項(xiàng)目討論時(shí)間過長或過短，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保會(huì)議節(jié)奏緊湊。（二）避免拖延1.按時(shí)開始：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照通知時(shí)間開始，不得因個(gè)別參會(huì)人員未到而拖延會(huì)議。2.提高效率：參會(huì)人員應(yīng)集中精力，提高發(fā)言效率，避免冗長和無關(guān)的討論，確保會(huì)議能夠按時(shí)結(jié)束。七、會(huì)議決策與執(zhí)行（一）明確決策流程1.充分討論：會(huì)議應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，對決策事項(xiàng)進(jìn)行全面討論，確保決策的科學(xué)性和合理性。2.達(dá)成共識：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識，形成決策結(jié)果。3.記錄決策：會(huì)議記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄決策結(jié)果，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（二）決策執(zhí)行與跟蹤1.責(zé)任落實(shí)：決策結(jié)果確定后，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策得到有效執(zhí)行。2.跟蹤檢查：建立決策執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.反饋調(diào)整：如在決策執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題或情況發(fā)生變化，需要對決策進(jìn)行調(diào)整時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行重新決策。八、會(huì)議紀(jì)律（一）遵守會(huì)議秩序1.保持安靜：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室內(nèi)安靜，不得大聲喧嘩或交頭接耳。2.不得隨意走動(dòng)：未經(jīng)主持人允許，參會(huì)人員不得隨意離開座位或在會(huì)議室內(nèi)走動(dòng)。（二）尊重他人發(fā)言1.認(rèn)真傾聽：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得打斷或中途退場。2.禮貌回應(yīng)：如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。（三）保守會(huì)議機(jī)密1.不得泄露：參會(huì)人員應(yīng)對會(huì)議討論的內(nèi)容和涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.妥善保管資料：會(huì)議資料如有保密要求，參會(huì)人員應(yīng)妥善保管，不得私自復(fù)印、傳播或帶出會(huì)議室。九、會(huì)議評估與改進(jìn)（一）定期評估1.建立評估機(jī)制：定期對會(huì)議效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括會(huì)議組織、議程安排、決策執(zhí)行等方面。2.收集反饋意見：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集參會(huì)人員對會(huì)議的反饋意見和建議。（二）持續(xù)改進(jìn)1.分析評估結(jié)果：對評估結(jié)果進(jìn)行分析，找出存在的問題和不足之處。2.制定改進(jìn)措施：針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，