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文檔簡介
煤碳購銷合同管理制度一、總則1.目的為加強公司煤炭購銷合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風(fēng)險,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在煤炭購銷業(yè)務(wù)中涉及的合同管理活動。3.基本原則依法合規(guī)原則:合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。平等自愿原則:合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同。公平公正原則:合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正,保障雙方合法權(quán)益。誠實守信原則:合同雙方應(yīng)誠實守信,全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查業(yè)務(wù)部門在簽訂煤炭購銷合同前,應(yīng)對合同對方的主體資格進(jìn)行審查,包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的有效性,并核實其經(jīng)營范圍是否包含煤炭購銷業(yè)務(wù)。審查對方的法定代表人身份證明、授權(quán)代表的授權(quán)委托書等,確保簽訂合同的代表具有合法的代理權(quán)。2.合同條款審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草煤炭購銷合同初稿,合同條款應(yīng)明確、具體、完整,包括但不限于煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行法律審核,重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定,是否存在法律風(fēng)險,對可能存在的法律問題提出修改意見。財務(wù)部門對合同的結(jié)算條款進(jìn)行審核,確保結(jié)算方式合理、可行,符合公司財務(wù)管理制度要求,防范財務(wù)風(fēng)險。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同條款中涉及本部門業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核,提出意見和建議。3.合同審批流程業(yè)務(wù)部門將經(jīng)各部門審核后的合同初稿提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對合同的業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險可控性等進(jìn)行全面審查,簽署審批意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,合同提交至總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營戰(zhàn)略和風(fēng)險狀況,對合同進(jìn)行最終審批,決定是否簽訂合同。合同經(jīng)總經(jīng)理審批同意后,方可正式簽訂。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體執(zhí)行工作,應(yīng)指定專人對合同履行情況進(jìn)行跟蹤,及時掌握煤炭的生產(chǎn)、發(fā)運、到貨等環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況。定期向合同對方了解合同履行情況,及時溝通解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.交貨驗收管理煤炭到貨前,業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨煤炭進(jìn)行驗收,包括煤炭的品種、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗收合格后,出具驗收報告。如發(fā)現(xiàn)煤炭質(zhì)量、數(shù)量等不符合合同約定,驗收部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成的,按照合同約定追究對方違約責(zé)任。3.結(jié)算管理財務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和時間,及時辦理煤炭購銷業(yè)務(wù)的結(jié)算手續(xù)。結(jié)算過程中,財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)票據(jù)和憑證,確保結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合法性。如因合同對方原因?qū)е陆Y(jié)算延遲或出現(xiàn)其他結(jié)算問題,財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方溝通協(xié)調(diào)解決。四、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商,達(dá)成一致意見后簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等,并按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批。2.合同解除在合同履行過程中,如出現(xiàn)法定或約定的解除情形,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方,協(xié)商解除合同事宜。合同解除應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議,明確解除的原因、時間、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容,并按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批。合同解除后,雙方應(yīng)按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù),如結(jié)算、貨物返還等。五、合同檔案管理1.合同文件歸檔業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料,包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等,并及時歸檔。合同檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類整理,建立電子和紙質(zhì)檔案,確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案保管與查閱公司設(shè)立專門的合同檔案室,指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度,確保合同檔案的安全,防止檔案丟失、損壞或泄露。因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)填寫查閱申請表,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,在指定地點查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。六、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估定期對煤炭購銷合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估,分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素,如市場價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、運輸風(fēng)險、信用風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施,明確責(zé)任部門和責(zé)任人。2.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制,對合同履行情況進(jìn)行實時監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險隱患。設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo),當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時,及時發(fā)出預(yù)警信號,提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。3.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同類型的風(fēng)險,采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。如對于市場價格波動風(fēng)險,可以通過簽訂套期保值合同、協(xié)商調(diào)整價格條款等方式進(jìn)行防范;對于質(zhì)量風(fēng)險,加強驗收環(huán)節(jié)管理,明確質(zhì)量責(zé)任;對于運輸風(fēng)險,選擇可靠的運輸方式,購買運輸保險等。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對煤炭購銷合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定,合同檔案管理是否規(guī)范等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,及時提出整改意見,要求責(zé)任部門限期整改。2.考核評價建立合同管理考核評價機制,對各部門及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和準(zhǔn)確性、合同風(fēng)險防控情況、合同檔案管理情況等。根據(jù)考核評價結(jié)果,對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行
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