海關(guān)文件存儲(chǔ)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海關(guān)文件的存儲(chǔ)管理，確保海關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司應(yīng)對(duì)海關(guān)事務(wù)的能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及海關(guān)業(yè)務(wù)的文件存儲(chǔ)管理，包括但不限于報(bào)關(guān)單、合同、發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證書、海關(guān)備案文件等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家海關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保文件存儲(chǔ)管理符合規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施保障文件的安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證文件的內(nèi)容完整，不得擅自修改、刪除重要信息。4.可追溯性原則：文件存儲(chǔ)應(yīng)便于查詢和追溯，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地提供相關(guān)文件。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.報(bào)關(guān)類文件：包括進(jìn)出口貨物報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書等。2.合同類文件：采購(gòu)合同、銷售合同、代理合同等與海關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同。3.發(fā)票類文件：商業(yè)發(fā)票、形式發(fā)票等。4.裝箱單文件：詳細(xì)記錄貨物包裝情況的裝箱單。5.提單文件：貨物運(yùn)輸提單。6.原產(chǎn)地證書文件：各類原產(chǎn)地證書。7.海關(guān)備案文件：企業(yè)海關(guān)備案登記、變更等相關(guān)文件。8.其他文件：如海關(guān)查驗(yàn)記錄、海關(guān)處理決定書等。（二）編號(hào)規(guī)則1.報(bào)關(guān)類文件編號(hào)：以“BG”開頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、報(bào)關(guān)單順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：BG202305000001。2.合同類文件編號(hào)：以“HT”開頭，年份（四位數(shù)字）、合同簽訂順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：HT2023000001。3.發(fā)票類文件編號(hào)：以“FP”開頭，年份（四位數(shù)字）、發(fā)票開具順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：FP2023000001。4.裝箱單文件編號(hào)：以“ZXD”開頭，年份（四位數(shù)字）、裝箱單順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：ZXD2023000001。5.提單文件編號(hào)：以“TD”開頭，年份（四位數(shù)字）、提單順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：TD2023000001。6.原產(chǎn)地證書文件編號(hào)：以“YC”開頭，年份（四位數(shù)字）、證書順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：YC2023000001。7.海關(guān)備案文件編號(hào)：以“BA”開頭，年份（四位數(shù)字）、備案事項(xiàng)順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：BA2023000001。8.其他文件編號(hào)：以“QT”開頭，年份（四位數(shù)字）、文件順序號(hào)（六位數(shù)字）。例如：QT2023000001。三、文件存儲(chǔ)方式（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的海關(guān)文件檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)文件的安全存儲(chǔ)。2.文件應(yīng)按照分類順序依次存放，每個(gè)類別設(shè)置相應(yīng)的文件夾或檔案盒，并在顯著位置標(biāo)明類別名稱。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式可采用掃描成電子文件后存儲(chǔ)在其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、移動(dòng)硬盤等。（二）電子文件存儲(chǔ)1.建立電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，劃分專門的海關(guān)文件存儲(chǔ)區(qū)域，設(shè)置不同的文件夾用于存放各類電子文件，并按照文件分類進(jìn)行命名。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份頻率根據(jù)文件的重要程度和變動(dòng)情況確定，重要文件應(yīng)每日備份，一般文件可每周或每月備份一次。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子文件設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限級(jí)別，授予相應(yīng)的文件訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。四、文件存儲(chǔ)流程（一）文件生成與收集1.各部門在辦理海關(guān)業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)生成相關(guān)文件，并確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整。2.文件生成后，由文件生成部門指定專人負(fù)責(zé)收集，對(duì)文件進(jìn)行初步審核，確保文件符合要求后，移交至文件存儲(chǔ)管理部門。（二）文件整理與分類1.文件存儲(chǔ)管理部門收到文件后，按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)，并在文件右上角或其他顯著位置標(biāo)注編號(hào)。3.將整理好的紙質(zhì)文件放入相應(yīng)的文件夾或檔案盒中，同時(shí)將電子文件按照規(guī)定的命名規(guī)則存儲(chǔ)到服務(wù)器上。（三）文件存儲(chǔ)與保管1.將整理好的文件存放在海關(guān)文件檔案室或電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器的指定位置。2.定期對(duì)文件進(jìn)行檢查，查看文件是否有損壞、丟失等情況，如有問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好文件存儲(chǔ)環(huán)境的維護(hù)工作，保持檔案室的清潔、干燥，確保電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器的正常運(yùn)行。（四）文件借閱與歸還1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱海關(guān)文件時(shí)，應(yīng)填寫《海關(guān)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《海關(guān)文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交文件存儲(chǔ)管理部門。文件存儲(chǔ)管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理文件借閱手續(xù)，提供相應(yīng)的紙質(zhì)文件或電子文件訪問(wèn)權(quán)限。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向文件存儲(chǔ)管理部門申請(qǐng)。4.借閱人歸還文件時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。文件存儲(chǔ)管理部門對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并注銷相應(yīng)的借閱記錄。（五）文件銷毀1.文件存儲(chǔ)管理部門定期對(duì)已過(guò)保存期限或不再需要的海關(guān)文件進(jìn)行清理和銷毀。2.銷毀紙質(zhì)文件時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括文件名稱、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。3.銷毀電子文件時(shí)，應(yīng)通過(guò)專門的文件刪除工具進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，做好電子文件銷毀記錄，記錄內(nèi)容與紙質(zhì)文件銷毀記錄相同。五、文件存儲(chǔ)安全管理（一）人員安全管理1.對(duì)涉及海關(guān)文件存儲(chǔ)管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。2.定期對(duì)文件存儲(chǔ)管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全防范意識(shí)和操作技能，使其熟悉文件存儲(chǔ)管理的各項(xiàng)規(guī)定和流程。3.與文件存儲(chǔ)管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其在文件存儲(chǔ)管理過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。（二）物理安全管理1.海關(guān)文件檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。2.對(duì)檔案室的門窗、通風(fēng)口等部位進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員非法侵入。3.電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。六、文件存儲(chǔ)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)海關(guān)文件存儲(chǔ)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查文件存儲(chǔ)的合規(guī)性、安全性和完整性。2.文件存儲(chǔ)管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.積極配合海關(guān)等相關(guān)部門的檢查，如實(shí)提供海關(guān)文件存儲(chǔ)管理情況。2.根據(jù)海