打印機耗材管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司打印機耗材的管理，確保打印機的正常使用，降低耗材成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有打印機耗材的采購、使用、庫存管理等相關活動。3.職責分工行政部門負責打印機耗材的統(tǒng)一采購，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購的耗材質量符合要求。建立打印機耗材庫存管理制度，定期盤點庫存，確保庫存數(shù)量準確。負責對各部門打印機耗材的使用情況進行監(jiān)督和統(tǒng)計分析。各使用部門負責本部門打印機耗材的領用申請，合理使用打印機耗材，避免浪費。配合行政部門做好打印機耗材的庫存盤點工作。財務部門負責審核打印機耗材的采購費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。對打印機耗材的成本進行核算和分析，提供相關財務數(shù)據(jù)支持。二、采購管理1.供應商選擇行政部門應通過多種渠道收集打印機耗材供應商信息，建立供應商檔案。對供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。選擇至少三家合格的供應商作為長期合作對象，并簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購計劃制定行政部門應根據(jù)打印機的使用情況、耗材庫存數(shù)量以及預計的業(yè)務量增長等因素，定期制定打印機耗材采購計劃。采購計劃應明確耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。3.采購流程各使用部門根據(jù)本部門打印機耗材的使用情況，填寫《打印機耗材領用申請表》，注明所需耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政部門。行政部門收到《打印機耗材領用申請表》后，對申請信息進行審核。如申請合理，將申請表中的信息匯總到采購計劃中。行政部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單，明確采購的耗材種類、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產和發(fā)貨。行政部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保耗材按時到貨。耗材到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收內容包括耗材的數(shù)量、規(guī)格、質量等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通解決。驗收合格的耗材，行政部門應辦理入庫手續(xù)，填寫《打印機耗材入庫單》，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。三、庫存管理1.庫存設置行政部門應設立專門的打印機耗材倉庫，用于存放各類打印機耗材。倉庫應根據(jù)耗材的種類、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.庫存盤點行政部門應定期對打印機耗材庫存進行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時，倉庫管理人員應認真核對庫存數(shù)量與《打印機耗材庫存臺賬》記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告》，報行政部門負責人審批后進行調整。3.庫存安全管理倉庫應保持通風良好、干燥，防止耗材受潮、變質。配備必要的消防器材，確保庫存安全。加強倉庫的門禁管理，未經(jīng)授權人員不得進入倉庫。四、使用管理1.領用規(guī)定各使用部門應指定專人負責打印機耗材的領用工作。領用人員憑《打印機耗材領用申請表》到行政部門倉庫領取耗材。倉庫管理人員應按照申請表上的信息發(fā)放耗材，并在《打印機耗材領用登記表》上做好記錄，注明領用日期、領用人員、耗材種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.使用要求各使用部門應教育員工正確使用打印機耗材，避免浪費。在打印文件時，應根據(jù)文件內容和重要性，合理選擇打印模式和紙張規(guī)格，盡量雙面打印。如發(fā)現(xiàn)打印機出現(xiàn)故障，應及時通知行政部門維修人員進行維修，不得擅自拆卸打印機或更換耗材，以免造成損壞。3.使用監(jiān)督行政部門應定期對各部門打印機耗材的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析。通過查看打印機的打印記錄、耗材領用記錄等方式，了解各部門耗材的使用量是否合理。對于使用量異常的部門，行政部門應及時與該部門溝通，查明原因，并采取相應的措施進行糾正。五、成本控制1.成本核算財務部門應建立打印機耗材成本核算體系，對打印機耗材的采購成本、庫存成本、使用成本等進行核算。采購成本包括耗材的采購價格、運輸費用、稅費等；庫存成本包括庫存占用資金的利息、倉儲費用等；使用成本包括因耗材使用而產生的打印費用等。2.成本分析財務部門應定期對打印機耗材成本進行分析，找出成本控制的關鍵點。分析內容包括耗材采購價格的合理性、庫存周轉率、各部門耗材使用量的差異等方面。通過成本分析，為公司制定成本控制措施提供依據(jù)。3.成本控制措施行政部門應與供應商進行談判，爭取更優(yōu)惠的采購價格。優(yōu)化庫存管理，合理控制庫存水平，減少庫存積壓，降低庫存成本。加強對各部門打印機耗材使用情況的監(jiān)督和考核，對浪費現(xiàn)象嚴重的部門進行通報批評，并采取相應的經(jīng)濟處罰措施。六、報廢管理1.報廢標準打印機耗材出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報廢：超過保質期且無法正常使用的。因質量問題或使用不當導致?lián)p壞，無法修復的。因技術更新?lián)Q代，已不再適用的。2.報廢申請各使用部門發(fā)現(xiàn)打印機耗材符合報廢標準時，應填寫《打印機耗材報廢申請表》，注明報廢耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，提交給行政部門。行政部門收到《打印機耗材報廢申請表》后，應組織相關人員進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.報廢處理經(jīng)鑒定符合報廢條件的耗材，行政部門應填寫《打印機耗材報廢清單》，并將報廢耗材統(tǒng)一收集存放。對于可回收利用的報廢耗材，行政部門應聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；對于不可回收利用的報廢耗材，應按照公司的環(huán)保規(guī)定進行妥善處理。財務部門根據(jù)《打印機耗材報廢清單》進行賬務處理，核銷相應的庫存。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門應定期對打印機耗材的采購、庫存、使用、報廢等管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內容包括采購合同的執(zhí)行情況、庫存盤點的準確性、耗材使用的合理性、報廢處理的規(guī)范性等方面。2.考核辦法公司將對各部門打印機耗材的管理情況進行考核，考核結果納入部門績效考核體系?？己酥笜税ê牟牟少彸杀究刂啤齑嬷苻D率、耗材使用量合理性、報廢處理規(guī)范性等方面。對于在打印機耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)