紀檢涉案證物管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司紀檢涉案證物的管理，確保證物的收集、保管、移送、處置等環(huán)節(jié)合法、規(guī)范、有序，保障公司紀檢工作的順利開展，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及紀檢調(diào)查的各類證物管理，包括但不限于文件、資料、物品、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.合法性原則證物的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保收集、保管、使用等各個環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實性原則保證證物的真實性和完整性，不得偽造、篡改證物，如實反映與案件相關(guān)的事實情況。3.保密性原則對證物涉及的信息嚴格保密，防止信息泄露，保護相關(guān)人員的合法權(quán)益。4.規(guī)范有序原則建立科學(xué)合理的證物管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保證物管理工作規(guī)范有序進行。二、證物的收集（一）收集主體公司紀檢部門負責(zé)組織證物的收集工作，必要時可會同相關(guān)部門共同進行。（二）收集范圍1.與紀檢案件相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、會議記錄、往來信函、財務(wù)賬目等書面材料。2.涉及案件的實物，如辦公用品、設(shè)備、產(chǎn)品、票據(jù)等。3.電子數(shù)據(jù)，包括電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄、聊天記錄等。（三）收集要求1.收集人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉紀檢工作流程和證物收集的相關(guān)規(guī)定。2.收集過程中應(yīng)制作詳細的證物清單，記錄證物的名稱、數(shù)量、來源、收集時間、收集人等信息。證物清單應(yīng)由收集人、見證人簽字確認。3.對于能夠提取原始載體的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)提取原始載體；在無法提取原始載體的情況下，可以提取復(fù)制件，但應(yīng)當(dāng)注明制作方法、制作時間、制作人等，并由制作人、持有人簽字或者蓋章。4.收集的證物應(yīng)當(dāng)保持原始狀態(tài)，不得擅自更改、損毀、丟失。確因工作需要進行必要的整理、分類時，應(yīng)當(dāng)保持證物的完整性，并在整理、分類后及時恢復(fù)原狀。（四）特殊情況處理1.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的證物，收集人員應(yīng)當(dāng)嚴格遵守保密規(guī)定，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進行處理。2.當(dāng)證物可能滅失或者以后難以取得時，經(jīng)公司紀檢部門負責(zé)人批準，可以先行登記保存，并應(yīng)當(dāng)在七日內(nèi)及時作出處理決定。在此期間，當(dāng)事人或者有關(guān)人員不得銷毀或者轉(zhuǎn)移證據(jù)。三、證物的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的證物保管室，用于存放紀檢涉案證物。保管室應(yīng)具備安全防護設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保證物的安全。（二）保管方式1.證物應(yīng)分類存放，根據(jù)證物的性質(zhì)、種類、來源等進行合理分類，便于查找和管理。2.對于重要的證物，應(yīng)采用專柜存放、專人保管的方式，確保證物的安全和完整性。3.電子數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對證物進行檢查，確保證物的存放狀態(tài)良好，無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.證物保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止證物因環(huán)境因素受損。3.嚴格限制無關(guān)人員進入證物保管室，確因工作需要進入的，必須經(jīng)公司紀檢部門負責(zé)人批準，并由保管人員陪同。4.保管人員應(yīng)做好證物保管記錄，詳細記錄證物的出入庫時間、證物名稱、數(shù)量、去向等信息。保管記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、證物的移送（一）移送情形1.在紀檢案件調(diào)查過程中，需要將證物移送至其他部門或單位進行鑒定、檢驗、審計等工作的。2.根據(jù)案件處理結(jié)果，需要將證物移送至司法機關(guān)或其他相關(guān)部門的。（二）移送程序1.由公司紀檢部門填寫證物移送清單，詳細注明證物的名稱、數(shù)量、來源、去向等信息。移送清單應(yīng)由移送人、接收人簽字確認。2.移送證物時，應(yīng)確保證物的完整性和安全性，必要時可采取專門的包裝和運輸措施。3.接收部門或單位在收到證物后，應(yīng)及時對證物進行核對，并在證物移送清單上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)證物存在問題，應(yīng)及時與移送部門溝通解決。（三）特殊情況處理1.對于涉及緊急情況或特殊案件的證物移送，經(jīng)公司紀檢部門負責(zé)人批準，可以簡化移送程序，但應(yīng)在事后及時補辦相關(guān)手續(xù)。2.在證物移送過程中，如發(fā)生證物丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，分清責(zé)任，并采取相應(yīng)的補救措施。五、證物的處置（一）處置原則1.根據(jù)紀檢案件的處理結(jié)果，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對證物進行妥善處置。2.處置證物應(yīng)遵循合法、公正、合理的原則，確保證物的處置符合法律要求和公司利益。（二）處置方式1.銷毀對于已完成調(diào)查且無需留存的證物，經(jīng)公司紀檢部門負責(zé)人批準后，可以進行銷毀。銷毀證物應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保證物信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、證物名稱、數(shù)量等，并由銷毀人、監(jiān)督人簽字確認。2.存檔對于具有長期保存價值的證物，如涉及重大案件的關(guān)鍵證據(jù)、公司重要文件等，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔保管。存檔證物應(yīng)明確保管期限和查閱權(quán)限，確保證物的安全和可追溯性。3.返還對于與案件無關(guān)或已查明與案件無關(guān)的證物，應(yīng)及時返還給原持有人或相關(guān)部門。返還證物時，應(yīng)填寫證物返還清單，由接收人簽字確認。（三）處置程序1.公司紀檢部門根據(jù)案件處理結(jié)果，提出證物處置意見，報公司紀檢部門負責(zé)人審核。2.經(jīng)審核同意后，按照處置方式組織實施證物處置工作。在處置過程中，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定和程序，確保處置工作的合法性和公正性。3.處置工作完成后，應(yīng)將證物處置情況進行記錄，并整理歸檔，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司紀檢部門應(yīng)定期對證物管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證物的收集、保管、移送、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。整改情況應(yīng)進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，配合審計部門對證物管理情況進行審計。2.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，如實提供證物管理相關(guān)資料和信息，積極配合外部監(jiān)督工作。（三）責(zé)任追究1.對于在證物管理工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致證物丟失、損壞、泄露等后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對違反法律法規(guī)，故意偽造、篡改