建筑公司標書室管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司標書室的管理，提高標書編制的效率和質(zhì)量，確保公司在投標過程中的合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司內(nèi)部標書室的管理，包括標書的制作、存儲、保密、傳遞等方面。三、管理職責(zé)1.公司總經(jīng)理負責(zé)對標書室的管理工作進行總體指導(dǎo)和監(jiān)督，確保標書室的管理符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和要求。2.公司行政部負責(zé)標書室的日常管理工作，包括標書室的設(shè)立、設(shè)備的配備、人員的安排等方面。3.公司市場部負責(zé)標書的編制和審核工作，確保標書的內(nèi)容符合招標文件的要求和公司的實際情況。4.公司財務(wù)部負責(zé)標書制作費用的核算和管理，確保標書制作費用的合理使用。四、管理原則1.保密原則：標書室的管理應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保標書的內(nèi)容不被泄露。2.規(guī)范原則：標書室的管理應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標準，確保標書的制作質(zhì)量和效率。3.節(jié)約原則：標書室的管理應(yīng)注重節(jié)約成本，合理使用資源，避免浪費。標書室的設(shè)立與設(shè)備配備一、標書室的設(shè)立1.公司應(yīng)設(shè)立專門的標書室，標書室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、防火、防盜等條件，確保標書的安全。2.標書室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀等，以滿足標書制作的需要。3.標書室應(yīng)設(shè)置專門的文件柜，用于存放標書和相關(guān)資料，文件柜應(yīng)具備良好的防潮、防蟲、防塵等功能。二、設(shè)備的配備1.電腦：標書室應(yīng)配備高性能的電腦，確保標書的制作速度和質(zhì)量。電腦應(yīng)安裝正版的操作系統(tǒng)和辦公軟件，并定期進行殺毒和維護。2.打印機：標書室應(yīng)配備高速打印機，確保標書的打印質(zhì)量和速度。打印機應(yīng)具備多種打印功能，如彩色打印、雙面打印等。3.復(fù)印機：標書室應(yīng)配備復(fù)印機，用于復(fù)印標書和相關(guān)資料。復(fù)印機應(yīng)具備良好的復(fù)印質(zhì)量和速度，并定期進行維護和保養(yǎng)。4.掃描儀：標書室應(yīng)配備掃描儀，用于掃描標書和相關(guān)資料。掃描儀應(yīng)具備良好的掃描質(zhì)量和速度，并定期進行維護和保養(yǎng)。標書的制作與審核一、標書的制作1.市場部應(yīng)根據(jù)招標文件的要求，制定詳細的標書制作計劃，并明確各階段的工作任務(wù)和時間節(jié)點。2.市場部應(yīng)組織相關(guān)人員進行標書的制作，制作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，確保標書的內(nèi)容準確、完整、規(guī)范。3.標書的制作應(yīng)遵循公司的質(zhì)量管理制度，嚴格按照招標文件的要求進行編制，確保標書的質(zhì)量符合要求。4.標書的制作應(yīng)注重細節(jié)，如字體、字號、排版等方面應(yīng)符合招標文件的要求，確保標書的外觀整潔、美觀。二、標書的審核1.市場部應(yīng)組織相關(guān)人員對制作完成的標書進行審核，審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，確保標書的內(nèi)容符合招標文件的要求和公司的實際情況。2.標書的審核應(yīng)包括技術(shù)方案、商務(wù)條款、報價等方面的內(nèi)容，審核人員應(yīng)嚴格按照招標文件的要求進行審核，確保標書的各項內(nèi)容準確無誤。3.標書的審核應(yīng)形成書面審核意見，審核人員應(yīng)在審核意見中明確指出標書存在的問題和不足之處，并提出相應(yīng)的修改建議。4.市場部應(yīng)根據(jù)審核意見對標書進行修改和完善，確保標書的質(zhì)量符合要求。標書的存儲與保密一、標書的存儲1.標書室應(yīng)建立完善的標書存儲管理制度，確保標書的安全存儲。2.標書應(yīng)按照招標文件的編號和名稱進行分類存儲，便于查找和使用。3.標書應(yīng)存放在專門的文件柜中，并定期進行整理和歸檔，確保標書的存放有序。4.標書室應(yīng)配備必要的防火、防盜等安全設(shè)備，確保標書的安全。二、標書的保密1.標書室的管理應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保標書的內(nèi)容不被泄露。2.參與標書制作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.標書的制作過程應(yīng)在保密的環(huán)境下進行，避免標書的內(nèi)容被他人竊取。4.標書的存儲和傳遞應(yīng)采取加密等安全措施，確保標書的安全。標書的傳遞與交接一、標書的傳遞1.市場部應(yīng)根據(jù)招標文件的要求，及時將標書傳遞給招標代理機構(gòu)或業(yè)主單位。2.標書的傳遞應(yīng)采取安全可靠的方式，如快遞、專人送達等，確保標書的安全送達。3.標書的傳遞應(yīng)做好記錄，包括傳遞時間、傳遞方式、接收單位等信息，以便日后查詢和追溯。二、標書的交接1.市場部應(yīng)與招標代理機構(gòu)或業(yè)主單位辦理標書的交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)簽字確認，確保標書的交接無誤。2.標書的交接應(yīng)做好記錄，包括交接時間、交接人員、交接內(nèi)容等信息，以便日后查詢和追溯。3.若標書在交接過程中出現(xiàn)丟失或損壞等情況，應(yīng)及時向招標代理機構(gòu)或業(yè)主單位報告，并采取相應(yīng)的補救措施。標書室的日常管理一、人員管理1.標書室應(yīng)配備專人負責(zé)標書的制作、存儲、保密、傳遞等工作，確保標書室的管理工作有序進行。2.標書室工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度。3.標書室工作人員應(yīng)定期進行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。二、環(huán)境衛(wèi)生管理1.標書室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保標書室的環(huán)境符合要求。2.標書室應(yīng)配備必要的清潔工具和用品，如掃帚、拖把、抹布、消毒液等，以便日常清潔工作的開展。3.標書室工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持個人衛(wèi)生，不得在標書中亂扔垃圾或隨地吐痰。三、設(shè)備管理1.標書室應(yīng)建立完善的設(shè)備管理制度，確保設(shè)備的正常運行和維護。2.標書室工作人員應(yīng)定期對設(shè)備進行檢查和維護，如清潔設(shè)備、檢查設(shè)備的運行狀態(tài)等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并進行維修。3.設(shè)備的維修和保養(yǎng)應(yīng)