建筑企業(yè)證件管理制度總則目的為加強(qiáng)公司各類(lèi)證件的管理，規(guī)范證件的申請(qǐng)、使用、保管、年審及注銷(xiāo)等流程，確保公司證件的完整性、有效性和安全性，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及的各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、資格證書(shū)、人員證書(shū)以及其他相關(guān)證件（以下統(tǒng)稱(chēng)“證件”）的管理。職責(zé)分工1.人力資源部負(fù)責(zé)公司各類(lèi)人員證書(shū)的統(tǒng)一管理，包括收集、登記、保管、年審、注銷(xiāo)等工作。協(xié)助相關(guān)部門(mén)辦理資質(zhì)證書(shū)的申請(qǐng)、延續(xù)、變更等手續(xù)。定期對(duì)公司證件管理情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)所需證件的申請(qǐng)、使用、歸還等工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)與人力資源部對(duì)接。配合人力資源部做好證件的年審、注銷(xiāo)等相關(guān)工作。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核與證件管理相關(guān)的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理合規(guī)。證件的分類(lèi)及編號(hào)規(guī)則證件分類(lèi)1.資質(zhì)證書(shū)：包括企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證等。2.資格證書(shū)：如注冊(cè)建造師證書(shū)、注冊(cè)造價(jià)工程師證書(shū)、注冊(cè)監(jiān)理工程師證書(shū)等。3.人員證書(shū)：崗位證書(shū)、特種作業(yè)操作證等。4.其他證書(shū)：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他各類(lèi)證書(shū)。編號(hào)規(guī)則為便于證件的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)證件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)格式如下：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)首字母縮寫(xiě)][年份][證件類(lèi)別代碼][順序號(hào)]例如：[JZ][2023][ZZ][001]，其中“JZ”為公司簡(jiǎn)稱(chēng)首字母縮寫(xiě)，“2023”為年份，“ZZ”為資質(zhì)證書(shū)類(lèi)別代碼，“001”為順序號(hào)。具體證件類(lèi)別代碼如下：1.資質(zhì)證書(shū)：ZZ2.資格證書(shū)：ZG3.人員證書(shū)：RY4.其他證書(shū)：QT證件的申請(qǐng)與辦理申請(qǐng)流程1.各業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，確定所需申請(qǐng)的證件類(lèi)型，并填寫(xiě)《證件申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)?jiān)?、所需證件名稱(chēng)、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《證件申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部。3.人力資源部對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的必要性和合理性。如申請(qǐng)信息不完整或不符合要求，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.審核通過(guò)后，人力資源部負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備申請(qǐng)材料，并辦理證件申請(qǐng)手續(xù)。辦理要求1.申請(qǐng)人員應(yīng)確保提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的申請(qǐng)材料。如有虛假信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)人員責(zé)任。2.人力資源部應(yīng)密切關(guān)注證件辦理進(jìn)度，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保證件按時(shí)辦理完成。3.對(duì)于辦理周期較長(zhǎng)的證件，人力資源部應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門(mén)反饋辦理進(jìn)展情況。證件的使用與歸還使用規(guī)定1.證件僅限在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、出租給其他單位或個(gè)人。2.使用人員應(yīng)妥善保管證件，不得擅自涂改、損壞證件。如發(fā)現(xiàn)證件有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)向人力資源部報(bào)告。3.在使用證件辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保業(yè)務(wù)辦理的合法性和準(zhǔn)確性。歸還流程1.證件使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將證件歸還至人力資源部。歸還時(shí)，人力資源部應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保證件完好無(wú)損、信息無(wú)誤。2.如發(fā)現(xiàn)證件有損壞或遺失，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或補(bǔ)辦。證件的保管與存放保管責(zé)任1.人力資源部負(fù)責(zé)公司各類(lèi)證件的集中保管，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)證件的日常管理工作。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守證件保管制度，確保證件的安全存放。存放要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的證件保管柜，對(duì)證件進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立詳細(xì)的證件臺(tái)賬（見(jiàn)附件2），記錄證件名稱(chēng)、編號(hào)、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.證件保管柜應(yīng)具備防火、防潮、防盜等功能，確保證件存放環(huán)境安全可靠。3.定期對(duì)證件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬信息與實(shí)際證件是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。證件的年審與延續(xù)年審?fù)ㄖ?.人力資源部應(yīng)提前關(guān)注各類(lèi)證件的年審時(shí)間和要求，及時(shí)向相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員發(fā)出年審?fù)ㄖ?.年審?fù)ㄖ獞?yīng)明確年審的時(shí)間范圍、所需材料、辦理流程等信息，確保相關(guān)人員能夠按時(shí)準(zhǔn)備并辦理年審手續(xù)。年審辦理1.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織本部門(mén)涉及證件年審的人員準(zhǔn)備年審材料，并提交至人力資源部。2.人力資源部對(duì)年審材料進(jìn)行審核后，統(tǒng)一辦理證件年審手續(xù)。如年審過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保年審順利通過(guò)。延續(xù)辦理對(duì)于需要延續(xù)有效期的證件，人力資源部應(yīng)在證件有效期屆滿前[X]個(gè)月，按照年審要求辦理延續(xù)手續(xù)。辦理流程與年審相同。證件的變更與注銷(xiāo)變更情形1.公司名稱(chēng)、法定代表人、地址等信息發(fā)生變更時(shí)，需及時(shí)辦理相關(guān)證件的變更手續(xù)。2.人員證書(shū)上的個(gè)人信息（如姓名、身份證號(hào)碼等）發(fā)生變更時(shí)，由本人提出申請(qǐng)，人力資源部負(fù)責(zé)辦理變更手續(xù)。變更流程1.相關(guān)部門(mén)或人員填寫(xiě)《證件變更申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），詳細(xì)說(shuō)明變更事項(xiàng)及原因，并提交相關(guān)證明材料。2.《證件變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部。3.人力資源部審核通過(guò)后，按照規(guī)定辦理證件變更手續(xù)，并及時(shí)更新證件臺(tái)賬信息。注銷(xiāo)情形1.證件有效期屆滿未辦理延續(xù)手續(xù)的，自動(dòng)注銷(xiāo)。2.公司不再?gòu)氖孪嚓P(guān)業(yè)務(wù)，或證件已不再需要使用的，應(yīng)及時(shí)辦理注銷(xiāo)手續(xù)。3.人員離職或退休，其持有的相關(guān)證件應(yīng)辦理注銷(xiāo)或收回手續(xù)。注銷(xiāo)流程1.相關(guān)部門(mén)或人員填寫(xiě)《證件注銷(xiāo)申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件4），說(shuō)明注銷(xiāo)原因，并提交相關(guān)證明材料。2.《證件注銷(xiāo)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部。3.人力資源部審核通過(guò)后，辦理證件注銷(xiāo)手續(xù)，并在證件臺(tái)賬上進(jìn)行標(biāo)注。證件的遺失補(bǔ)辦遺失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)證件遺失，使用人員應(yīng)立即向人力資源部報(bào)告，并填寫(xiě)《證件遺失報(bào)告表》（見(jiàn)附件5），詳細(xì)說(shuō)明遺失時(shí)間、地點(diǎn)、可能遺失的原因等信息。補(bǔ)辦流程1.人力資源部根據(jù)遺失報(bào)告情況，核實(shí)證件信息，并在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，防止證件被冒用。2.使用人員按照要求準(zhǔn)備補(bǔ)辦材料，提交至人力資源部。3.人力資源部審核通過(guò)后，辦理證件補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦費(fèi)用由遺失責(zé)任人承擔(dān)。監(jiān)督與檢查定期檢查1.人力資源部定期對(duì)公司證件管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件的申請(qǐng)、使用、保管、年審、注銷(xiāo)等環(huán)節(jié)。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)證件管理情況進(jìn)行不定期抽查。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。罰則1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借、出租證件或涂改、損壞證件的人員，給予警告處分，并責(zé)令其限期改正。如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致證件遺失或損壞的人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.對(duì)