機構(gòu)單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強機構(gòu)單位文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)與妥善保存，提高工作效率，保障各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機構(gòu)單位內(nèi)部各部門、各層級所產(chǎn)生、使用、流轉(zhuǎn)及保存的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、郵件、合同等。（三）基本原則1.準確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準確反映工作實際情況，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實可靠。2.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范要求，確保文件的一致性和嚴肅性。3.及時性原則：文件的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定時間節(jié)點進行，避免延誤。4.保密性原則：涉及機構(gòu)單位機密、敏感信息的文件應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括機構(gòu)單位的決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等各類行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：與機構(gòu)單位具體業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如工作計劃、方案、合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等。3.人事文件：關(guān)于人員招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等方面的文件。4.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、報銷憑證、審計報告等文件。5.其他文件：不屬于以上分類的其他各類文件，如會議紀要、活動資料等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件編號：[機構(gòu)簡稱][年份][序號]，如[機構(gòu)簡稱]2023001。業(yè)務(wù)文件編號：[業(yè)務(wù)部門簡稱][年份][序號]，如業(yè)務(wù)一部2023002。人事文件編號：[人事部門簡稱][年份][序號]，如人事科2023003。財務(wù)文件編號：[財務(wù)部門簡稱][年份][序號]，如財務(wù)處2023004。其他文件編號：[文件類別簡稱][年份][序號]，如會議紀要2023005。2.編號說明年份為文件產(chǎn)生的公元紀年，取四位數(shù)字。序號為該類別文件在當(dāng)年的流水號，從001開始依次遞增。三、文件起草（一）起草責(zé)任1.文件起草由相關(guān)部門或人員負責(zé)，應(yīng)明確文件主題、目的、內(nèi)容要點等。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。（二）起草要求1.內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求以及機構(gòu)單位的實際情況，語言表達準確、簡潔、清晰。2.文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯嚴謹，一般包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款等部分。3.引用其他文件時，應(yīng)注明文件名稱、文號及日期。四、文件審核（一）審核流程1.文件起草完成后，由起草部門負責(zé)人進行初審，重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性、規(guī)范性等。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件提交給相關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從政策法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、格式排版等方面進行全面審查，并提出修改意見。3.需要會簽的文件，應(yīng)送相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見。（二）審核要點1.是否符合國家法律法規(guī)、政策要求以及機構(gòu)單位的規(guī)章制度。2.文件內(nèi)容是否準確、完整，目標(biāo)是否明確，措施是否可行。3.文件格式、排版是否符合規(guī)范要求，語言表達是否通順、準確。4.涉及的數(shù)據(jù)、信息是否真實可靠，引用的文件是否有效。五、文件審批（一）審批權(quán)限1.一般行政文件、業(yè)務(wù)文件等，由機構(gòu)單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要文件、涉及重大事項的文件，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究審批。3.人事文件、財務(wù)文件等，按照相應(yīng)的審批流程，分別由人事部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批要求1.審批人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，對文件的真實性、準確性、合法性等進行全面審查，并簽署明確的審批意見。2.如審批人提出修改意見，起草部門應(yīng)及時修改完善，重新提交審核和審批。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審批通過后，由起草部門將文件電子版及紙質(zhì)版一并提交給辦公室。2.辦公室負責(zé)對文件進行排版、校對，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確無誤。3.排版校對完成后，辦公室按照審批意見進行印發(fā)，包括打印、復(fù)印、裝訂等，并根據(jù)文件發(fā)送范圍進行分發(fā)。（二）印發(fā)要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，打印清晰，裝訂整齊。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲路徑進行保存，并確保文件的完整性和可讀性。3.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時將文件的印發(fā)情況記錄在案，包括印發(fā)日期、份數(shù)、發(fā)送范圍等。七、文件流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)方式1.紙質(zhì)文件通過專人傳遞、機要交換、郵寄等方式進行流轉(zhuǎn)。2.電子文件通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進行流轉(zhuǎn)。（二）流轉(zhuǎn)要求1.文件流轉(zhuǎn)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和渠道進行，確保文件及時、準確送達收件人。2.收件人收到文件后，應(yīng)在文件傳遞單或郵件簽收記錄上簽字確認，并及時處理文件。3.對于緊急文件，應(yīng)采取特殊的流轉(zhuǎn)措施，確保文件在最短時間內(nèi)傳遞到位。八、文件簽收與登記（一）簽收要求1.收件人收到文件后，應(yīng)認真核對文件的名稱、編號、份數(shù)等信息，確認無誤后簽收。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在缺頁、破損、信息錯誤等問題，應(yīng)及時與發(fā)文部門聯(lián)系，說明情況并要求補發(fā)或更正。（二）登記內(nèi)容1.文件登記應(yīng)詳細記錄文件的編號、名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文部門、收文日期、文件內(nèi)容摘要等信息。2.電子文件登記應(yīng)記錄文件的存儲路徑、文件名、文件大小、文件類型等信息。九、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，一般包括相關(guān)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等。（二）傳閱流程1.文件由辦公室統(tǒng)一負責(zé)傳閱，按照確定的傳閱范圍依次傳遞。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并在文件傳閱單上簽字注明閱讀日期。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，確保相關(guān)人員及時了解文件內(nèi)容。十、文件承辦（一）承辦責(zé)任文件承辦部門或人員應(yīng)按照文件要求，認真落實文件精神，及時辦理相關(guān)事項，并將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）承辦要求1.承辦部門或人員應(yīng)制定具體的承辦計劃，明確工作步驟、時間節(jié)點和責(zé)任人。2.在承辦過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決辦法。3.承辦工作完成后，承辦部門或人員應(yīng)撰寫承辦情況報告，詳細說明文件的執(zhí)行情況、取得的成效、存在的問題及改進措施等，并將報告提交給發(fā)文部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。十一、文件催辦與督辦（一）催辦責(zé)任辦公室負責(zé)對文件承辦情況進行催辦，定期檢查文件承辦進度，及時提醒承辦部門或人員按時完成承辦任務(wù)。（二）督辦措施1.對于重要文件或緊急文件，辦公室應(yīng)建立專門的督辦臺賬，跟蹤文件承辦情況。2.如承辦部門或人員未按時完成承辦任務(wù)，辦公室應(yīng)及時了解原因，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。分管領(lǐng)導(dǎo)可視情況采取相應(yīng)的督辦措施，如下達督辦通知、進行約談等，確保文件承辦工作按時完成。十二、文件歸檔（一）歸檔范圍1.機構(gòu)單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.重要會議、活動形成的文件資料，如會議通知、議程、報告、決議、照片、錄像等。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照分類方案進行整理和歸檔。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進行分類裝訂，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像文件應(yīng)進行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，如拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容摘要等，并進行數(shù)字化存儲。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重要文件或緊急文件，應(yīng)在辦理完畢后及時歸檔。十三、文件保管（一）保管責(zé)任檔案部門負責(zé)機構(gòu)單位文件的集中保管，確保文件的安全、完整。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保文件存儲環(huán)境安全。2.文件應(yīng)按照保管期限進行分類存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。十四、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.機構(gòu)單位內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案部門查閱。2.涉及機密、敏感信息的文件，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。（二）借閱流程1.機構(gòu)單位內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱文件應(yīng)在檔案部門指定的地點進行，不得將文件帶出檔案庫房。2.查閱和借閱文件時，檔案部門應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保文件的安全和完整。十五、文件保密（一）保密措施1.嚴格控制文件的知悉范圍，對涉及機構(gòu)單位機密、敏感信息的文件，應(yīng)標(biāo)明密級，并采取相應(yīng)的保密措施。2.加強對文件起草、審核、審批、印發(fā)、流轉(zhuǎn)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的保密管理，防止文件信息泄露。3.對接觸機密文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。4.定期對文件保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）保密責(zé)任1.所有接觸和處理文件的人員都有保密義務(wù)，如因工作失誤或故意泄露文件機密信息，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。2.對于違反文件保密規(guī)定的行為，機構(gòu)單位將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。十六、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認不需要繼續(xù)保存的文件。（二）銷毀流程1.檔案部門定期對到期文件進行清理，編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)檔案部門負責(zé)人審核、