電子版文件資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子版文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中所產(chǎn)生、使用和保管的電子版文件資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司電子版文件資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)。2.分類分級(jí)原則：按照文件資料的性質(zhì)、用途、重要程度等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保文件資料的安全，防止泄露、篡改和丟失，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料采取嚴(yán)格的保密措施。4.便捷高效原則：在保證文件資料安全和質(zhì)量的前提下，提高文件資料的處理效率，方便員工使用。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電子版文件資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司電子版文件資料管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)公司重要電子版文件資料的備份和存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)安全。4.負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子版文件資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門電子版文件資料的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和保管，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司制度要求，定期將本部門的電子版文件資料上傳至公司文件資料管理系統(tǒng)，并進(jìn)行更新維護(hù)。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行電子版文件資料管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工的管理意識(shí)和操作技能。4.嚴(yán)格遵守公司電子版文件資料管理制度，不得擅自將公司文件資料外傳或用于非工作目的。（三）員工個(gè)人1.負(fù)責(zé)妥善保管自己在工作中產(chǎn)生的電子版文件資料，按照公司規(guī)定進(jìn)行分類整理和存儲(chǔ)。2.嚴(yán)格遵守公司電子版文件資料管理制度，不得私自復(fù)制、傳播公司機(jī)密文件資料。3.在離職時(shí)，將自己保管的公司電子版文件資料全部移交所在部門或公司指定的人員。三、文件資料的分類與編號(hào)（一）分類公司電子版文件資料分為以下幾類：1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事文件：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算資料、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)文件：包括市場(chǎng)營(yíng)銷資料、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件等。5.技術(shù)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他文件：包括公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、法律文件、宣傳資料等。（二）編號(hào)為了便于文件資料的管理和查找，對(duì)每類文件資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：由字母和數(shù)字組成，共[X]位。2.具體含義：第12位：表示文件資料的類別代碼，如“XZ”表示行政文件，“RS”表示人事文件等。第34位：表示年份代碼，如“23”表示2023年。第58位：表示該類文件資料在本年度內(nèi)的順序號(hào)，從0001開(kāi)始。第9[X]位：預(yù)留位，用于將來(lái)擴(kuò)展或特殊用途。例如：行政文件中2023年第10份文件的編號(hào)為“XZ230010”。四、文件資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電子版文件資料的收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)于外來(lái)文件資料，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)接收人員及時(shí)進(jìn)行收集，并按照公司要求進(jìn)行登記和處理。3.員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的電子版文件資料，應(yīng)在完成工作后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交給本部門指定的收集人員。（二）整理1.收集人員對(duì)收集到的電子版文件資料進(jìn)行初步整理，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和格式規(guī)范性。2.按照文件資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行分類，去除重復(fù)文件，并對(duì)文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容。3.對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。五、文件資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司建立電子版文件資料管理系統(tǒng)，所有文件資料應(yīng)上傳至該系統(tǒng)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)于一些不便于上傳至系統(tǒng)的特殊文件資料，如超大尺寸的圖紙、視頻文件等，可以存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備上，但應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并按照公司要求進(jìn)行保管。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料在系統(tǒng)中的存儲(chǔ)和保管，定期對(duì)文件資料進(jìn)行更新和維護(hù)，確保文件資料的時(shí)效性。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和查看。4.文件資料的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持安全、干燥、通風(fēng)，防止文件資料受到損壞。六、文件資料的使用與借閱（一）使用1.員工因工作需要使用電子版文件資料時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司文件資料管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢和下載。2.在使用文件資料過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自修改、刪除或傳播文件資料。3.如需對(duì)文件資料進(jìn)行打印、復(fù)印等操作，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）借閱1.因工作需要借閱公司電子版文件資料的，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件資料的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，借閱人到行政管理部門辦理借閱手續(xù)，行政管理部門按照申請(qǐng)表的要求提供文件資料，并進(jìn)行登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播文件資料，如因保管不善造成文件資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、文件資料的歸檔與銷毀（一）歸檔1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的電子版文件資料進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間為每年的[X]月底前。2.歸檔的文件資料應(yīng)按照公司規(guī)定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門歸檔的文件資料進(jìn)行審核和驗(yàn)收，審核合格后將文件資料存儲(chǔ)至公司文件資料管理系統(tǒng)的歸檔區(qū)。（二）銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的電子版文件資料，由各部門填寫(xiě)《文件資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政管理部門按照申請(qǐng)表的要求對(duì)文件資料進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀文件資料的名稱和編號(hào)等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、文件資料的安全與保密（一）安全措施1.公司建立健全電子版文件資料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)文件資料管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.定期對(duì)文件資料管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.對(duì)存儲(chǔ)文件資料的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制文件資料的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和查看相關(guān)文件資料。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中采取加密措施，防止文件資料被竊取或篡改。3.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確員工在文件資料管理方面的保密責(zé)任和義務(wù)。4.對(duì)于違反公司保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門定期對(duì)各部門電子版文件資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、借閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將電子版文件資料管理工作納入部門和員工的績(jī)效考