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文檔簡介
糧食購銷合同管理制度一、總則(一)目的為加強公司糧食購銷合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,維護(hù)公司合法權(quán)益,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況,制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司與各類糧食供應(yīng)商、采購商簽訂的糧食購銷合同的管理。(三)基本原則1.依法簽訂原則:合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī),不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則:合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同,任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則:合同條款應(yīng)公平合理,不得顯失公平,保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則:合同雙方應(yīng)誠實守信,嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理(一)合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前,應(yīng)對合同對方的主體資格進(jìn)行審查,確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.審查內(nèi)容包括:營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。3.對于新合作的客戶,應(yīng)要求對方提供近年度的財務(wù)報表、審計報告等資料,評估其財務(wù)狀況和經(jīng)營能力。(二)合同條款擬定1.糧食購銷合同應(yīng)具備以下主要條款:合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式;糧食的品種、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、金額;交貨時間、地點、方式;運輸方式及費用承擔(dān);驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法及期限;貨款結(jié)算方式及期限;違約責(zé)任;爭議解決方式等。2.合同條款應(yīng)明確、具體、準(zhǔn)確,避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法等關(guān)鍵條款,應(yīng)詳細(xì)約定,確保雙方理解一致。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實際情況,結(jié)合公司利益和市場行情,擬定合同條款,并提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。(三)合同審核1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同條款進(jìn)行法律審核,重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性和風(fēng)險防范措施。2.審核內(nèi)容包括:合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定、合同權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否合理等。3.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核,并出具審核意見。對于審核通過的合同,法務(wù)部門應(yīng)在合同文本上加蓋“合同審核專用章”。4.如合同條款存在法律風(fēng)險或需要修改完善的地方,法務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通,提出修改建議,業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改,直至合同符合要求。(四)合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同,由法定代表人或其授權(quán)代表簽字,并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式,一式多份,合同雙方各執(zhí)一份,財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.簽訂合同的人員應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行簽字,不得超越授權(quán)權(quán)限簽訂合同。三、合同履行管理(一)合同交底1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底,明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、貨款結(jié)算等重要事項。2.合同交底的內(nèi)容應(yīng)形成書面記錄,由參與交底的人員簽字確認(rèn),并留存?zhèn)浒浮?.通過合同交底,確保合同執(zhí)行人員熟悉合同條款,明確工作要求,為合同的順利履行奠定基礎(chǔ)。(二)履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬,對合同的履行情況進(jìn)行實時跟蹤記錄,包括貨物交付、驗收、貨款支付等環(huán)節(jié)。2.定期檢查合同履行進(jìn)度,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響合同履行的重大事項,應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報,并采取相應(yīng)的措施。3.如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù),業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商,要求對方限期整改或采取補救措施。如協(xié)商不成,應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù),按照合同約定追究對方的違約責(zé)任。(三)驗收管理1.糧食到貨后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法組織驗收。驗收人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé),確保驗收結(jié)果真實、準(zhǔn)確。2.驗收內(nèi)容包括:糧食的品種、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。對于驗收合格的糧食,應(yīng)出具驗收報告;對于驗收不合格的糧食,應(yīng)及時通知對方,并按照合同約定處理。3.如因驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確或雙方對驗收結(jié)果存在爭議的,應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。(四)貨款結(jié)算1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的貨款結(jié)算方式和期限,及時辦理貨款結(jié)算手續(xù)。2.在辦理貨款結(jié)算時,財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)憑證,確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。對于不符合合同約定的結(jié)算要求,財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理。3.如對方逾期支付貨款,財務(wù)部門應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門反饋,并協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取措施催收貨款。四、合同變更與解除管理(一)變更條件1.合同履行過程中,如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的,合同雙方應(yīng)協(xié)商一致,并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項,作為原合同的補充文件,與原合同具有同等法律效力。(二)變更程序1.業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請,填寫《合同變更申請表》,詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。2.將《合同變更申請表》提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,審核通過后,報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議,并按照合同簽訂程序進(jìn)行簽字蓋章。4.變更協(xié)議簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門,確保合同履行的順利進(jìn)行。(三)解除條件1.合同履行過程中,如出現(xiàn)下列情形之一的,合同雙方可以解除合同:因不可抗力致使合同目的不能實現(xiàn)的;在履行期限屆滿之前,一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的;一方遲延履行主要債務(wù),經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的;一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的的;法律規(guī)定的其他情形。2.合同解除應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定的程序,不得擅自解除合同。(四)解除程序1.業(yè)務(wù)部門提出合同解除申請,填寫《合同解除申請表》,詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)及對公司利益的影響。2.將《合同解除申請表》提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,審核通過后,報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商簽訂解除協(xié)議,并按照合同簽訂程序進(jìn)行簽字蓋章。4.解除協(xié)議簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門停止履行合同,并辦理相關(guān)的結(jié)算、清理等手續(xù)。五、合同糾紛處理(一)糾紛預(yù)防1.加強合同管理,嚴(yán)格按照合同簽訂、履行、變更、解除等程序操作,確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。2.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估,及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛隱患。3.加強與合同對方的溝通與協(xié)調(diào),保持良好的合作關(guān)系,避免因溝通不暢或誤解導(dǎo)致合同糾紛。(二)糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù),包括合同文本、往來函件、送貨單、驗收報告、發(fā)票等,分析糾紛的原因和責(zé)任。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方進(jìn)行溝通協(xié)商,爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成,應(yīng)及時向法務(wù)部門咨詢,尋求法律解決方案。3.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的證據(jù)和情況,制定糾紛處理策略,指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門與對方進(jìn)行談判或通過法律途徑解決糾紛。4.如需通過訴訟或仲裁解決糾紛,法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理相關(guān)的法律手續(xù),包括起草法律文書、委托律師代理等。5.在糾紛處理過程中,業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作,提供必要的協(xié)助和支持。(三)糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤,確保糾紛得到徹底解決,公司的合法權(quán)益得到有效維護(hù)。2.對糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析,提出改進(jìn)措施和建議,完善公司的合同管理制度。六、合同檔案管理(一)檔案收集1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔,包括合同審批表、審核意見、授權(quán)委托書、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、送貨單、驗收報告、發(fā)票等。2.檔案資料應(yīng)確保真實、完整、有效,不得遺漏或丟失。(二)檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理,按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行編號和裝訂。2.建立合同檔案目錄,注明每份合同的編號、名稱、簽訂時間、對方單位、合同金額等信息,便于查詢和管理。(三)檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管,存放于專門的檔案柜或檔案室,確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),防止檔案損壞、丟失或被盜。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,一般為[X]年。期滿后,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可進(jìn)行銷毀。(四)檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》,注明查閱的原因、內(nèi)容和期限。2.將《合同檔案查閱申請表》提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批,經(jīng)批準(zhǔn)后,方可查閱合同檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱合同檔案,不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或損毀檔案資料。查閱完畢后,應(yīng)及時歸還檔案。七、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.公司定期對糧食購銷合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保制度的有效落實。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括:合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性,合同檔案管理情況,糾紛處理情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時下達(dá)整改通知書,要求責(zé)任部門限期整改,并跟蹤整改情況。(二)考核評價1.建立合同管理考核評價機制,對各業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括:合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和準(zhǔn)
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