某集團(tuán)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范某集團(tuán)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會(huì)議的組織、安排、流程以及參會(huì)人員的職責(zé)，使會(huì)議能夠高效地傳達(dá)信息、解決問題、推動(dòng)工作開展，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于某集團(tuán)總部及下屬各子公司、分公司召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)議組織者和參會(huì)人員應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、議程、目的和要求，避免會(huì)議拖延或無效討論。3.嚴(yán)肅認(rèn)真原則：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)出席會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言或從事與會(huì)議無關(guān)的事情。4.責(zé)任落實(shí)原則：會(huì)議明確的各項(xiàng)任務(wù)和決議，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保得到有效執(zhí)行和落實(shí)。二、會(huì)議分類及組織（一）董事會(huì)會(huì)議1.會(huì)議性質(zhì)：董事會(huì)會(huì)議是集團(tuán)最高決策機(jī)構(gòu)會(huì)議，負(fù)責(zé)審議集團(tuán)重大事項(xiàng)，做出戰(zhàn)略決策。2.召集與主持：董事會(huì)會(huì)議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.參會(huì)人員：董事會(huì)成員，根據(jù)會(huì)議議題需要，可邀請集團(tuán)高級管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及外部專家等列席會(huì)議。4.會(huì)議頻率：董事會(huì)會(huì)議每年至少召開[X]次定期會(huì)議，由董事長根據(jù)實(shí)際情況確定具體時(shí)間。如有必要，可召開臨時(shí)董事會(huì)會(huì)議。5.會(huì)議通知：董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)提前[X]天向董事及列席人員發(fā)出會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程等內(nèi)容。6.會(huì)議議程：董事會(huì)會(huì)議議程由董事長確定，一般包括上次會(huì)議決議執(zhí)行情況匯報(bào)、本次會(huì)議議題審議、其他事項(xiàng)討論等。議題應(yīng)提前提交董事會(huì)成員，以便其充分準(zhǔn)備。7.會(huì)議記錄：董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議討論內(nèi)容和決議情況。會(huì)議記錄由董事會(huì)秘書審核后存檔，并作為集團(tuán)重要文件妥善保管。（二）總經(jīng)理辦公會(huì)1.會(huì)議性質(zhì)：總經(jīng)理辦公會(huì)是集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策會(huì)議，負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)董事會(huì)決議，研究解決集團(tuán)經(jīng)營管理中的重大問題。2.召集與主持：總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理召集和主持；總經(jīng)理不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理召集和主持。3.參會(huì)人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人。根據(jù)會(huì)議議題需要，可邀請相關(guān)人員列席會(huì)議。4.會(huì)議頻率：總經(jīng)理辦公會(huì)每周召開[X]次例會(huì)，如遇重大事項(xiàng)或緊急情況，可隨時(shí)召開臨時(shí)會(huì)議。5.會(huì)議通知：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)提前[X]天向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程等內(nèi)容。6.會(huì)議議程：總經(jīng)理辦公會(huì)議程由總經(jīng)理確定，主要包括各部門工作匯報(bào)、重點(diǎn)工作進(jìn)展情況、需協(xié)調(diào)解決的問題、下一步工作計(jì)劃等。會(huì)議議題應(yīng)提前收集整理，確保會(huì)議高效進(jìn)行。7.會(huì)議記錄：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等。會(huì)議記錄經(jīng)總經(jīng)理審核后存檔，作為跟蹤工作進(jìn)展和考核部門工作的重要依據(jù)。（三）部門例會(huì)1.會(huì)議性質(zhì)：部門例會(huì)是各部門定期召開的工作會(huì)議，用于總結(jié)本部門工作進(jìn)展，部署下一階段工作任務(wù)，加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)作。2.召集與主持：部門例會(huì)由部門負(fù)責(zé)人召集和主持。3.參會(huì)人員：部門全體員工。4.會(huì)議頻率：各部門根據(jù)工作需要自行確定會(huì)議頻率，原則上每周至少召開[X]次例會(huì)。5.會(huì)議通知：部門內(nèi)部自行安排會(huì)議通知，可采用郵件、即時(shí)通訊工具等方式提前告知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息。6.會(huì)議議程：部門例會(huì)議程一般包括部門負(fù)責(zé)人對上一階段工作進(jìn)行總結(jié)，對下一階段工作進(jìn)行部署；各崗位員工匯報(bào)工作進(jìn)展、存在問題及解決方案；部門負(fù)責(zé)人對重點(diǎn)工作進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和安排等。7.會(huì)議記錄：部門例會(huì)記錄由專人負(fù)責(zé)，記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)記錄工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。會(huì)議記錄可作為部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)和員工工作考核的參考依據(jù)。（四）專題會(huì)議1.會(huì)議性質(zhì)：專題會(huì)議是針對集團(tuán)某一專項(xiàng)工作或特定問題召開的會(huì)議，旨在深入研究、討論和解決相關(guān)問題，推動(dòng)專項(xiàng)工作順利開展。2.召集與主持：根據(jù)專題會(huì)議的主題和涉及范圍，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人召集和主持。3.參會(huì)人員：與專題事項(xiàng)相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及其他相關(guān)人員。4.會(huì)議頻率：根據(jù)專項(xiàng)工作的需要適時(shí)召開，無固定會(huì)議頻率。5.會(huì)議通知：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)提前向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知應(yīng)明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。6.會(huì)議議程：專題會(huì)議議程應(yīng)圍繞專項(xiàng)工作或特定問題展開，一般包括情況介紹、問題分析、解決方案討論、決策形成等環(huán)節(jié)。會(huì)議應(yīng)聚焦主題，深入討論，確保形成切實(shí)可行的解決方案。7.會(huì)議記錄：專題會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)，詳細(xì)記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)內(nèi)容、提出的問題、解決方案及決策結(jié)果等。會(huì)議記錄經(jīng)會(huì)議主持人審核后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員，作為工作推進(jìn)的依據(jù)。（五）臨時(shí)會(huì)議1.會(huì)議性質(zhì)：臨時(shí)會(huì)議是因工作中出現(xiàn)緊急情況或突發(fā)事件，需要及時(shí)召開的會(huì)議，以迅速研究解決問題，做出決策部署。2.召集與主持：根據(jù)緊急情況的性質(zhì)和涉及范圍，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人決定并召集會(huì)議，必要時(shí)可直接指定人員主持會(huì)議。3.參會(huì)人員：根據(jù)臨時(shí)會(huì)議的議題和需要，確定相關(guān)人員參加會(huì)議。4.會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)盡快通過電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，簡要說明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。5.會(huì)議議程：臨時(shí)會(huì)議議程應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出需要緊急解決的問題。會(huì)議應(yīng)迅速進(jìn)入主題，避免冗長討論，盡快形成決策意見。6.會(huì)議記錄：臨時(shí)會(huì)議記錄同樣要準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論要點(diǎn)和決策結(jié)果，記錄完成后及時(shí)整理并分發(fā)給相關(guān)人員。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）確定會(huì)議主題和議程1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，提前確定會(huì)議主題和議程。會(huì)議主題應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或過于寬泛。2.議程安排應(yīng)合理有序，突出重點(diǎn)，確保各項(xiàng)議題能夠得到充分討論和決策。重要議題應(yīng)優(yōu)先安排，避免在次要問題上浪費(fèi)過多時(shí)間。（二）收集會(huì)議資料1.對于需要參會(huì)人員提前了解的會(huì)議資料，會(huì)議組織者應(yīng)提前收集整理，并在會(huì)議通知中明確告知參會(huì)人員。資料內(nèi)容應(yīng)與會(huì)議主題相關(guān)，包括背景材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、分析報(bào)告等。2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，提前認(rèn)真閱讀會(huì)議資料，做好充分準(zhǔn)備，以便在會(huì)議中能夠積極參與討論，提出有價(jià)值的意見和建議。（三）通知參會(huì)人員1.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)出，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間安排工作并做好參會(huì)準(zhǔn)備。通知應(yīng)明確會(huì)議的基本信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會(huì)要求等。2.對于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保通知到每一位參會(huì)人員。對于因特殊原因無法參會(huì)的人員，應(yīng)提前請假，并說明請假原因。（四）布置會(huì)議場地1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型，選擇合適的會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，音響、投影儀等設(shè)備齊全，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。2.提前布置會(huì)議場地，擺放好桌椅、名牌、資料等物品，營造舒適、整潔的會(huì)議環(huán)境。對于重要會(huì)議，可適當(dāng)進(jìn)行會(huì)場裝飾，體現(xiàn)會(huì)議的莊重性。（五）安排會(huì)議服務(wù)1.根據(jù)會(huì)議需要，安排會(huì)議服務(wù)人員，如茶水、餐飲服務(wù)等。服務(wù)人員應(yīng)提前到位，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議期間服務(wù)周到、及時(shí)。2.檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行，如音響、投影儀、麥克風(fēng)等，確保會(huì)議過程中不出現(xiàn)技術(shù)故障。四、會(huì)議流程（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場地，在會(huì)議簽到處簽到。簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、職務(wù)等信息，以便統(tǒng)計(jì)參會(huì)情況。2.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘進(jìn)行簽到情況檢查，對于未按時(shí)簽到的人員，及時(shí)進(jìn)行催促或記錄缺席情況。（二）會(huì)議開場1.會(huì)議主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)人員，說明會(huì)議主題、議程和目的，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。2.主持人應(yīng)簡要回顧上次會(huì)議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，為本次會(huì)議的討論做好鋪墊。（三）議題討論1.按照會(huì)議議程順序，逐一進(jìn)行議題討論。每個(gè)議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人或匯報(bào)人進(jìn)行情況介紹，包括工作進(jìn)展、存在問題、解決方案等。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取匯報(bào)，積極發(fā)表意見和建議，展開充分討論。討論過程中應(yīng)尊重他人發(fā)言，避免爭吵和打斷他人。對于不同意見，應(yīng)進(jìn)行理性分析和探討，尋求最佳解決方案。3.主持人應(yīng)把控會(huì)議討論節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題進(jìn)行討論，避免偏離議題或陷入無關(guān)細(xì)節(jié)討論。對于討論過程中出現(xiàn)的爭議和分歧，主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)溝通，推動(dòng)達(dá)成共識(shí)。（四）會(huì)議決策1.在充分討論的基礎(chǔ)上，對議題進(jìn)行決策。決策應(yīng)遵循民主集中制原則，根據(jù)多數(shù)人的意見形成決議。對于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行充分論證和風(fēng)險(xiǎn)評估。2.會(huì)議決議應(yīng)明確、具體，包括決策事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。決議形成后，應(yīng)及時(shí)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，并向參會(huì)人員宣讀確認(rèn)。（五）會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議主持人對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議討論的主要內(nèi)容和形成的決議，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)工作和下一步工作要求。2.主持人對參會(huì)人員的積極參與和配合表示感謝，并宣布會(huì)議結(jié)束。（六）會(huì)議結(jié)束1.參會(huì)人員有序離開會(huì)議場地，會(huì)議服務(wù)人員及時(shí)清理會(huì)場，整理會(huì)議資料和設(shè)備。2.會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定的流程和范圍進(jìn)行分發(fā)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議討論內(nèi)容和決議結(jié)果，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的重要依據(jù)。五、會(huì)議紀(jì)律（一）按時(shí)出席參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間和地點(diǎn)出席會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請假并說明原因。（二）遵守秩序1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話、發(fā)送短信或從事其他與會(huì)議無關(guān)的事情。2.在會(huì)議討論過程中，應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或插話。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再發(fā)表自己的看法。3.不得在會(huì)議場地內(nèi)吸煙、吃東西、大聲喧嘩或進(jìn)行其他影響會(huì)議秩序的行為。（三）積極參與1.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，認(rèn)真思考，充分發(fā)表自己的意見和建議，為解決問題、推動(dòng)工作貢獻(xiàn)力量。2.對于會(huì)議明確的工作任務(wù)和決議，應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行，不得推諉扯皮或陽奉陰違。六、會(huì)議紀(jì)要與決議執(zhí)行（一）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)撰寫，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等信息，語言簡潔明了，重點(diǎn)突出。2.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交會(huì)議主持人審核。審核通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并按照集團(tuán)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。（二）決議執(zhí)行1.會(huì)議決議形成后，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并認(rèn)真組織實(shí)施。