公司文件調(diào)閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，規(guī)范文件調(diào)閱行為，確保公司文件的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要調(diào)閱公司文件的外部人員。（三）文件定義本制度所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、會議紀要、工作報告等。二、職責分工（一）綜合管理部1.負責公司文件的統(tǒng)一歸口管理，制定文件管理制度和流程。2.負責文件的收集、整理、歸檔、保管和定期清查工作。3.負責建立文件目錄索引和電子檔案系統(tǒng)，方便文件的查詢和調(diào)閱。4.負責對文件調(diào)閱申請進行審核，按照規(guī)定權(quán)限批準調(diào)閱申請。5.負責監(jiān)督文件調(diào)閱過程，確保文件的安全和完整。（二）文件形成部門1.負責本部門文件的起草、審核、簽發(fā)和日常管理工作。2.負責對本部門形成的文件進行分類、編號和整理，并及時移交綜合管理部歸檔。3.負責根據(jù)工作需要提出文件調(diào)閱申請，并確保調(diào)閱目的的合理性和必要性。4.負責對調(diào)閱本部門文件的人員進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保文件的正確使用。（三）調(diào)閱人員1.嚴格遵守文件調(diào)閱管理制度，按照規(guī)定的程序和要求申請調(diào)閱文件。2.妥善保管調(diào)閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露文件內(nèi)容。3.在規(guī)定的時間內(nèi)歸還調(diào)閱的文件，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。三、文件調(diào)閱流程（一）內(nèi)部調(diào)閱1.調(diào)閱人員填寫《文件調(diào)閱申請表》，詳細注明調(diào)閱文件的名稱、編號、調(diào)閱目的、調(diào)閱時間等信息。2.將《文件調(diào)閱申請表》提交給所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作需要對調(diào)閱申請進行審批，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人批準后，調(diào)閱人員將《文件調(diào)閱申請表》提交給綜合管理部。4.綜合管理部對調(diào)閱申請進行審核，審核通過后，在《文件調(diào)閱申請表》上加蓋“文件調(diào)閱專用章”，并根據(jù)調(diào)閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的文件。5.調(diào)閱人員憑《文件調(diào)閱申請表》到綜合管理部指定地點調(diào)閱文件，調(diào)閱過程中應(yīng)在綜合管理部工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自更改文件內(nèi)容或損壞文件。6.調(diào)閱人員調(diào)閱文件后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還綜合管理部，并在《文件調(diào)閱登記表》上簽字確認。（二）外部調(diào)閱1.因工作需要外部單位或個人調(diào)閱公司文件的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明調(diào)閱文件的名稱、編號、調(diào)閱目的、調(diào)閱時間等信息，并加蓋申請單位公章。2.公司綜合管理部對外部調(diào)閱申請進行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，綜合管理部與申請單位或個人簽訂《文件調(diào)閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保文件的安全和保密。4.綜合管理部根據(jù)外部調(diào)閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的文件，并在《文件調(diào)閱登記表》上詳細記錄調(diào)閱文件的名稱、編號、調(diào)閱時間、調(diào)閱人員等信息。5.外部調(diào)閱人員憑《文件調(diào)閱申請表》和《文件調(diào)閱保密協(xié)議》到綜合管理部指定地點調(diào)閱文件，調(diào)閱過程中應(yīng)在綜合管理部工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自更改文件內(nèi)容或損壞文件。6.外部調(diào)閱人員調(diào)閱文件后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還綜合管理部，并在《文件調(diào)閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔相應(yīng)的賠償責任。四、文件調(diào)閱權(quán)限（一）普通員工普通員工因工作需要調(diào)閱本部門文件的，由所在部門負責人批準；調(diào)閱其他部門文件的，需經(jīng)文件形成部門負責人和綜合管理部負責人批準。（二）部門負責人部門負責人因工作需要調(diào)閱本部門及其他部門文件的，由綜合管理部負責人批準。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要調(diào)閱公司文件的，可直接到綜合管理部調(diào)閱，綜合管理部應(yīng)予以配合。（四）外部人員外部人員調(diào)閱公司文件的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂《文件調(diào)閱保密協(xié)議》。五、文件調(diào)閱期限（一）內(nèi)部調(diào)閱內(nèi)部調(diào)閱文件的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，延期期限一般不超過[X]個工作日。（二）外部調(diào)閱外部調(diào)閱文件的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司批準后可適當延長，但最長不超過[X]個工作日。六、文件保管與歸還（一）保管要求1.調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.文件調(diào)閱期間，調(diào)閱人員應(yīng)負責文件的安全和保密，不得在文件上涂改、圈劃、批注或損壞文件內(nèi)容。3.如需對調(diào)閱的文件進行復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)提前向綜合管理部提出申請，經(jīng)批準后方可進行。復(fù)印、掃描后的文件應(yīng)與原件一同歸還綜合管理部，并在《文件調(diào)閱登記表》上注明復(fù)印、掃描的份數(shù)和用途。（二）歸還規(guī)定1.調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將調(diào)閱的文件歸還綜合管理部，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.歸還文件時，調(diào)閱人員應(yīng)確保文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔相應(yīng)的賠償責任。3.綜合管理部在收到歸還的文件后，應(yīng)進行認真核對，確認無誤后在《文件調(diào)閱登記表》上簽字確認。七、文件保密與安全（一）保密措施1.調(diào)閱人員應(yīng)對調(diào)閱的文件內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露文件信息。2.在文件調(diào)閱過程中，調(diào)閱人員應(yīng)采取必要的保密措施，如不得在公共場所談?wù)撐募?nèi)容、不得將文件放置在無人看管的地方等。3.如需對調(diào)閱的文件進行拍照、錄像等操作，應(yīng)提前向綜合管理部提出申請，經(jīng)批準后方可進行。拍照、錄像后的文件應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行保管和處理，不得擅自傳播或泄露。（二）安全保障1.綜合管理部應(yīng)加強對文件調(diào)閱場所的安全管理，確保調(diào)閱人員在安全的環(huán)境下進行文件調(diào)閱。2.文件調(diào)閱過程中，綜合管理部工作人員應(yīng)全程監(jiān)督，防止文件丟失、損壞或泄露等情況發(fā)生。3.如發(fā)現(xiàn)文件調(diào)閱過程中存在安全隱患或異常情況，綜合管理部工作人員應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部應(yīng)定期對公司文件調(diào)閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括調(diào)閱申請的審批情況、文件的歸還情況、文件的保管情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部可根據(jù)工作需要對文件調(diào)閱情況進行不定期抽查，抽查內(nèi)容包括調(diào)閱人員對文件的保管情況、文件的使用情況等。對抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自調(diào)閱公司文件。2.超出調(diào)閱權(quán)限調(diào)閱公司文件。3.擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露公司文件內(nèi)容。4.在文件調(diào)閱過程中損壞或丟失公司文件。5.未按照規(guī)定時間歸還調(diào)閱的公司文件。（二）處理措施1.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)