咋樣完善資料管理制度總則目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。定義1.公司資料：指公司在運營過程中產(chǎn)生或獲取的，以各種形式存在的信息記錄，包括但不限于文件、合同、報告、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、音像資料等。2.資料分類：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等因素，將公司資料分為行政文件類、人事檔案類、財務(wù)資料類、業(yè)務(wù)合同類、技術(shù)文檔類、市場信息類等若干類別。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負責(zé)資料的收集、整理、存儲、檢索、借閱、保管和銷毀等工作。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)本部門資料的形成、積累、整理和初步審核，并按規(guī)定向資料管理部門移交。資料管理部門負責(zé)對接收的資料進行統(tǒng)一管理和維護。3.確保安全原則：采取必要的安全措施，確保公司資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露和篡改。4.方便利用原則：在確保資料安全的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高資料的利用效率，為公司的決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。資料的收集與整理收集范圍1.公司各部門在工作過程中形成的各類文件、報告、記錄、報表等。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。5.公司的市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶信息等。6.公司的行政辦公資料，如會議紀(jì)要、通知、規(guī)章制度等。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，認真填寫資料收集清單，詳細記錄資料的名稱、類別、來源、形成時間等信息。3.對于重要資料或涉及公司機密的資料，收集人員應(yīng)采取必要的保密措施，確保資料的安全。整理標(biāo)準(zhǔn)1.資料管理部門應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理。2.資料整理應(yīng)遵循真實性、準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性的原則，確保資料的質(zhì)量。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進行編號、裝訂、編目等處理；對于電子資料，應(yīng)進行分類存儲、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.資料整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的資料，對有價值的資料進行補充和完善。資料的存儲與保管存儲方式1.公司資料應(yīng)采用紙質(zhì)存儲與電子存儲相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度、編號等順序進行排列，便于查找和管理。3.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照資料分類進行存儲。同時，應(yīng)定期對電子資料進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保管環(huán)境1.資料存儲場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等良好的環(huán)境條件。2.對于重要資料和機密資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如存放在保險柜中或加密存儲等。保管期限1.公司資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司實際情況確定。2.一般資料的保管期限為[X]年，重要資料和機密資料的保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。3.保管期限屆滿后，資料管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。資料的檢索與借閱檢索方式1.公司應(yīng)建立完善的資料檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需資料。2.紙質(zhì)資料的檢索可通過檔案柜編號、資料類別索引等方式進行；電子資料的檢索可通過關(guān)鍵詞搜索、分類目錄瀏覽等方式進行。3.資料管理部門應(yīng)定期對檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。借閱流程1.員工因工作需要借閱公司資料時，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、類別、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.《資料借閱申請表》提交至資料管理部門，資料管理人員對申請進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，并將資料交付借閱人。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露資料內(nèi)容。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱限制1.涉及公司機密的資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.重要資料的借閱應(yīng)嚴格控制，如需借閱，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.資料管理部門應(yīng)對借閱情況進行登記和跟蹤，及時提醒借閱人歸還資料。資料的使用與保密使用規(guī)范1.員工在使用公司資料時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴大使用范圍或用于其他目的。2.使用公司資料時，應(yīng)確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，不得對資料進行篡改或偽造。3.如需引用公司資料，應(yīng)注明資料的來源和出處，不得侵犯公司的知識產(chǎn)權(quán)。保密措施1.公司應(yīng)加強對資料的保密管理，制定嚴格的保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.涉及公司機密的資料，應(yīng)嚴格限制知悉范圍，僅限相關(guān)人員接觸和使用。3.對于接觸公司機密資料的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。4.在資料的存儲、傳輸、處理等過程中，應(yīng)采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保資料的安全。資料的清理與銷毀清理范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用或已失效的資料。3.經(jīng)鑒定確認為重復(fù)、無效或錯誤的資料。清理程序1.資料管理部門定期對公司資料進行清理，提出清理意見，并填寫《資料清理申請表》。2.《資料清理申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，資料管理部門組織相關(guān)人員對擬清理的資料進行鑒定和審核。3.經(jīng)鑒定確需清理的資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀方式1.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲設(shè)備進行物理銷毀或覆蓋處理。3.資料銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀記錄1.資料管理部門應(yīng)對資料銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。資料管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、資料管理部門負責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負責(zé)對公司資料管理工作進行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集、整理、存儲、檢索、借閱、保管和銷毀等環(huán)節(jié)。2.資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，是否存在資料丟失、損壞、泄露等情況。3.資料利用效率，是否滿足公司業(yè)務(wù)開展的需要。檢查方式1.定期檢查：資料管理監(jiān)督小組定期對公司資料管理工作進行全面檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：資料管理監(jiān)督小組不定期對各部門資料管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保