園林行業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在園林項(xiàng)目相關(guān)的各類合同管理活動，包括但不限于工程承包合同、設(shè)計(jì)合同、采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同各方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋，對合同簽訂、履行等過程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，參與重大合同的談判、起草、審核等工作。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門園林項(xiàng)目合同的發(fā)起、談判、起草、履行等具體工作，配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金收付等進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全和合規(guī)使用。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)園林項(xiàng)目需求，提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、對方當(dāng)事人等信息。2.合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要條款。2.對于重大、復(fù)雜的合同，可由合同管理部門或法務(wù)部門協(xié)助起草。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核順序一般為業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)。2.各審核部門應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，提出審核意見，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性以及風(fēng)險防范等方面。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本與審核通過的版本一致。2.合同簽訂人員應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，在合同上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃報合同管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體實(shí)施，按照履行計(jì)劃組織開展工作，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。2.合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，要求對方履行或承擔(dān)違約責(zé)任，并將情況報告合同管理部門。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、內(nèi)容等。2.合同變更申請經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同管理部門應(yīng)及時更新合同臺賬等相關(guān)資料，確保合同信息的準(zhǔn)確性。（四）解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面解除申請，填寫《合同解除申請表》，說明解除原因、依據(jù)等。2.合同解除申請經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，簽訂合同解除協(xié)議。合同解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同管理部門應(yīng)做好合同解除后的資料歸檔等工作。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢或達(dá)到結(jié)算條件后，應(yīng)及時向?qū)Ψ疆?dāng)事人提交結(jié)算申請，填寫《合同結(jié)算申請表》，附上相關(guān)結(jié)算資料，如驗(yàn)收報告、發(fā)票等。（二）結(jié)算審核1.財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請及相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實(shí)性等。2.如結(jié)算金額與合同約定不符，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求業(yè)務(wù)部門作出說明或提供補(bǔ)充資料。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門出具結(jié)算審核意見。（三）款項(xiàng)支付1.根據(jù)結(jié)算審核意見，財(cái)務(wù)部門按照合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。支付款項(xiàng)時，應(yīng)確保資金流向合法合規(guī)，支付憑證齊全。2.對于重大合同款項(xiàng)支付，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、驗(yàn)收報告、結(jié)算資料等，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集整理。（二）檔案歸檔業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢或結(jié)算完成后，及時將整理好的合同檔案移交至合同管理部門。合同管理部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并歸檔保存。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意。3.涉及公司商業(yè)秘密等重要信息的合同檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，查閱人員應(yīng)履行保密義務(wù)。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門會同法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析合同在簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險點(diǎn)。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行等級劃分，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施針對識別出的合同風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如加強(qiáng)合同審核、完善合同條款、建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、加強(qiáng)與對方溝通協(xié)調(diào)等，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（三）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告合同管理部門和法務(wù)部門，并積極收集相關(guān)證據(jù)資料。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員研究分析糾紛情況，制定糾紛處理方案，通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司合法權(quán)益，妥善處理與對方當(dāng)事人的關(guān)系。八、合同信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從立項(xiàng)、起草、審核、簽訂、履行、結(jié)算到檔案管理等全過程的信息化管理。（二）系統(tǒng)功能要求合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、流程審批、預(yù)警提醒等功能，方便合同管理人員進(jìn)行操作和管理。（三