城投公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強城投公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城投公司各部門、下屬子公司及全體員工在工作中形成、使用和保管的各類資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的資料管理部門或崗位，對各類資料實行集中統(tǒng)一管理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.分類分級原則根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類分級管理，便于查找、使用和保管。3.規(guī)范標準原則明確資料管理的流程、方法和標準，確保資料管理工作的規(guī)范化和標準化。4.安全保密原則采取有效措施，確保資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的資料嚴格保密。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示等文件。2.業(yè)務合同類涵蓋公司簽訂的各類項目合同、合作協(xié)議、采購合同等。3.財務資料類如財務報表、審計報告、預算決算資料、稅務資料等。4.人事檔案類員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。5.項目資料類項目可行性研究報告、項目規(guī)劃設計資料、項目施工圖紙、項目進度報告等。6.客戶資料類客戶基本信息、業(yè)務往來記錄、客戶投訴處理資料等。7.其他資料類不屬于以上分類的其他資料，如公司榮譽證書、宣傳資料等。（二）資料編號1.編號規(guī)則采用分類代碼+順序號的方式進行編號。分類代碼按照上述資料分類設置，順序號為每類資料的流水號。例如，行政文件類的編號為XZ001，其中XZ代表行政文件類，001為該類文件的順序號。2.編號管理資料編號由資料管理部門或崗位統(tǒng)一編制和管理，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。在資料形成或接收時，及時賦予相應的編號，并在資料管理系統(tǒng)或臺賬中進行記錄。三、資料收集與整理（一）收集要求1.明確責任各部門和員工負責本部門或本人工作中產(chǎn)生資料的收集，并按照規(guī)定及時移交資料管理部門。資料管理部門負責對全公司資料收集工作進行指導和監(jiān)督。2.定期收集各部門應定期（如每月、每季度）對本部門產(chǎn)生的資料進行收集整理，確保資料的及時性和完整性。對于重要資料或緊急項目資料，應隨時收集并移交。3.全面收集收集范圍應涵蓋工作中產(chǎn)生的各類文件、報表、記錄、憑證等紙質(zhì)和電子資料，確保無遺漏。（二）整理方法1.分類整理按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類，同類資料按照時間順序或重要程度進行排列。2.編號標注在每份資料上標注相應的編號，以便于查找和管理。對于電子資料，應在文件名或文件夾名稱中體現(xiàn)編號信息。3.資料編目編制資料目錄，詳細記錄資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。資料目錄應定期更新，確保與實際資料相符。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時歸檔資料整理完成后，應及時移交資料管理部門進行歸檔。歸檔時間不得超過規(guī)定期限（如整理完成后一周內(nèi)）。2.歸檔范圍嚴格按照資料分類和編號要求，將各類資料進行歸檔，確保歸檔資料的完整性和準確性。3.歸檔手續(xù)資料移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫資料交接清單，明確資料名稱、數(shù)量、編號等信息，并簽字確認。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具（如檔案柜、檔案盒等），對紙質(zhì)資料進行分類存放。檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，確保紙質(zhì)資料不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料保管建立電子資料存儲系統(tǒng)，對電子資料進行分類存儲。定期對電子資料進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。同時，設置訪問權(quán)限，對重要電子資料進行加密保護。（三）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等重要資料，應永久保管。2.長期保管一般為10年以上，如公司年度財務報表、重要業(yè)務合同、項目竣工資料等。3.短期保管一般為110年，如一般性行政文件、日常業(yè)務記錄等。保管期限屆滿后，由資料管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到資料管理部門查閱。2.查閱范圍資料管理部門應根據(jù)查閱申請，提供相應的資料供查閱。查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損。3.查閱記錄資料管理部門應對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱資料名稱及編號等信息。查閱記錄應妥善保存，以備查詢。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請公司員工因工作需要借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和資料管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱責任借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、泄露資料內(nèi)容。如因保管不善導致資料丟失、損壞，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.歸還要求借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還所借資料。資料管理部門應對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。六、資料保密與安全（一）保密措施1.人員管理加強對涉及資料管理工作的人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。對離職人員，應及時收回其所持有的公司資料，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。2.環(huán)境管理檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。對資料存儲設備和場所采取安全防護措施，如安裝監(jiān)控設備、防火防盜設施等。3.資料保密標識對涉及公司機密的資料，應在資料上加蓋“機密”、“絕密”等保密標識，并注明保密期限。在資料存儲介質(zhì)上設置密碼或加密措施。（二）安全管理1.防火安全檔案庫房應配備滅火器材，制定防火應急預案，定期組織消防演練，確保人員熟悉火災應對流程。2.防盜安全加強檔案庫房的防盜措施，安裝防盜門窗、報警裝置等。對檔案庫房的鑰匙應嚴格管理，實行雙人保管制度。3.數(shù)據(jù)安全定期對電子資料進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對重要數(shù)據(jù)應進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。七、資料信息化管理（一）建立資料管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能資料管理系統(tǒng)應具備資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，實現(xiàn)資料的電子化管理和共享。2.數(shù)據(jù)錄入資料管理部門應及時將各類資料的信息錄入資料管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際資料一致。3.系統(tǒng)維護定期對資料管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子資料管理1.格式規(guī)范統(tǒng)一電子資料的格式標準，便于存儲、查閱和共享。對掃描的紙質(zhì)資料，應進行清晰、完整的掃描，并進行圖像處理，確保文字清晰可讀。2.元數(shù)據(jù)管理建立電子資料元數(shù)據(jù)管理制度，對電子資料的文件名、文件大小、文件格式、創(chuàng)建時間、修改時間、作者等元數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理，便于資料的檢索和利用。八、資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立資料鑒定小組，由資料管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期資料進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見。（二）鑒定標準根據(jù)資料的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對資料進行綜合鑒定。對于已失去保存價值的資料，應予以銷毀；對于仍有一定參考價值的資料，可適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單資料鑒定小組對擬銷毀的資料進行逐一核對，編制《資料銷毀清單》，詳細記錄資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批《資料銷毀清單》報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。3.銷毀實施由資料管理部門指定專人負責