工程往來資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程往來資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管及使用流程，確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和時效性，為工程建設(shè)、結(jié)算、審計以及后續(xù)維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目在建設(shè)過程中涉及的與外部單位（包括但不限于建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位、供應(yīng)商等）之間往來資料的管理。（三）管理原則1.真實性原則：工程往來資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類資料，確保資料齊全，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集、整理、傳遞和歸檔資料，避免延誤。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密的工程往來資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）工程管理部門1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程往來資料的收集、整理工作，對資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各參建單位做好資料的形成、積累和保管工作。3.負(fù)責(zé)與建設(shè)單位、監(jiān)理單位等相關(guān)外部單位溝通協(xié)調(diào)，及時獲取和傳遞工程往來文件。（二）各參建單位（施工單位、供應(yīng)商等）1.按照合同要求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位所產(chǎn)生工程往來資料的收集、整理、編制和歸檔工作，確保資料真實、完整、有效。2.配合工程管理部門和其他相關(guān)部門做好資料的審核、移交等工作。3.對本單位保管的工程往來資料的安全性和保密性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定工程往來資料歸檔范圍和保管期限，對歸檔資料進(jìn)行統(tǒng)一接收、整理、保管和查閱服務(wù)。2.定期對工程往來資料進(jìn)行檢查、清點和統(tǒng)計，確保資料的安全與完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各參建單位的資料管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。（四）其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好工程往來資料管理相關(guān)工作，如提供涉及本部門業(yè)務(wù)的資料、協(xié)助審核資料內(nèi)容等。三、工程往來資料分類及內(nèi)容（一）工程前期文件1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。3.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.工程勘察報告、設(shè)計文件（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）及審查意見。（二）工程合同文件1.工程總承包合同、勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同等各類合同及其補(bǔ)充協(xié)議。2.合同簽訂前的洽談記錄、意向書等相關(guān)文件。（三）工程進(jìn)度文件1.工程總體進(jìn)度計劃、月進(jìn)度計劃、周進(jìn)度計劃等。2.工程進(jìn)度報告，包括實際完成工程量、形象進(jìn)度、進(jìn)度偏差分析及采取的措施等。3.工程進(jìn)度協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要等。（四）工程質(zhì)量文件1.質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量管理制度、質(zhì)量保證措施等。2.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等。3.工程質(zhì)量檢驗記錄，包括隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.質(zhì)量問題處理記錄，包括質(zhì)量事故報告、處理方案及處理結(jié)果等。（五）工程安全文件1.安全生產(chǎn)許可證、安全管理體系文件。2.安全技術(shù)措施方案、安全交底記錄。3.安全檢查記錄、隱患排查治理記錄。4.安全事故報告、處理記錄及相關(guān)資料。（六）工程變更文件1.工程變更申請單、變更審批表。2.變更設(shè)計文件、圖紙會審記錄。3.變更費用計算書及相關(guān)審批文件。（七）工程計量與支付文件1.工程量計量報表、計量支付證書。2.工程預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款支付申請及審批文件。3.費用索賠申請及審批文件。（八）工程竣工驗收文件1.工程竣工驗收申請報告。2.工程竣工驗收報告，包括工程概況、驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。4.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。（九）其他往來文件1.與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等的工作聯(lián)系函、通知、報告等。2.與供應(yīng)商的采購訂單、發(fā)貨單、對賬單等。3.工程照片、影像資料、電子文檔等。四、工程往來資料管理流程（一）資料的形成與收集1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程往來資料的形成與收集工作，按照工程建設(shè)進(jìn)度和相關(guān)規(guī)范要求，及時、準(zhǔn)確地記錄和整理各類資料。2.資料形成過程中，應(yīng)確保簽字蓋章齊全，手續(xù)完備。涉及多方會簽的文件，應(yīng)按照規(guī)定的流程依次會簽。3.工程管理部門應(yīng)定期檢查各參建單位資料收集情況，督促其及時完成資料的收集工作。（二）資料的整理與編制1.收集后的工程往來資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類清晰、編號規(guī)范、目錄齊全。2.資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和紙張進(jìn)行編制，字跡應(yīng)清晰、工整，圖表應(yīng)整潔、規(guī)范。3.對于電子文檔資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。（三）資料的審核與審批1.各參建單位在資料整理完成后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。審核通過后，提交給工程管理部門進(jìn)行審核。2.工程管理部門對參建單位提交的資料進(jìn)行審核，重點審核資料與工程實際情況的相符性、資料之間的關(guān)聯(lián)性以及格式規(guī)范等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給參建單位進(jìn)行整改。3.涉及工程變更、費用支付等重要資料，需經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可生效。（四）資料的傳遞與歸檔1.經(jīng)審核審批后的工程往來資料，按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞。屬于內(nèi)部流轉(zhuǎn)的資料，應(yīng)通過公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)或?qū)Ｈ藗鬟f；與外部單位往來的資料，應(yīng)通過掛號信、特快專遞、專人送達(dá)等方式進(jìn)行傳遞，并保留傳遞憑證。2.檔案管理部門應(yīng)在資料傳遞到位后，及時進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。3.對于需長期保存的重要工程往來資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（五）資料的查閱與使用1.因工作需要查閱工程往來資料的，應(yīng)填寫《工程往來資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱人員的身份進(jìn)行核實，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室，嚴(yán)禁在資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換。3.如需復(fù)印、復(fù)制工程往來資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取相應(yīng)的費用。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)印件與原件一致”。（六）資料的保管與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保資料的安全保管。2.定期對工程往來資料進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進(jìn)行處理。3.對已超過保管期限的工程往來資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程往來資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性以及資料的保管和使用情況等。2.監(jiān)督檢查可采用日常檢查、專項檢查、定期抽查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)責(zé)任單位限期整改。（二）考核評價1.將工程往來資料管理工作納入各部門和各參建單位的績效考核體系，對資料管理工作