公司材料歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司材料歸檔管理，確保公司各類材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于材料的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司材料歸檔工作由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保材料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.及時(shí)歸檔原則：各部門(mén)及員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將應(yīng)歸檔材料移交至綜合管理部門(mén)，不得積壓或拖延。4.便于利用原則：歸檔材料的整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查閱和利用，提高工作效率。二、歸檔材料的范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照的復(fù)印件及變更記錄。2.公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等文件。3.公司對(duì)外發(fā)文、收文及內(nèi)部文件的收發(fā)記錄。4.公司印章使用記錄、介紹信存根等。5.公司辦公設(shè)備采購(gòu)、維修記錄，辦公用品領(lǐng)用記錄等。6.公司員工考勤記錄、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)等。7.公司車輛使用記錄、加油記錄、維修記錄等。（二）人力資源管理類1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)材料，包括簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知、勞動(dòng)合同等。2.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等。3.員工績(jī)效考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等。4.員工薪酬福利方案、工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配記錄等。5.員工社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。6.員工人事檔案，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、資格證書(shū)等復(fù)印件。（三）財(cái)務(wù)管理類1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。3.稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。4.資金收支記錄、銀行對(duì)賬單等。5.固定資產(chǎn)臺(tái)賬、折舊計(jì)算表等。6.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)記錄等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等。2.銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、收款記錄等。3.采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、收貨記錄、付款記錄等。4.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)成果報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。6.客戶信息、客戶反饋記錄等。（五）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)材料。2.公司參與的重大活動(dòng)、會(huì)議的相關(guān)材料，包括活動(dòng)方案、會(huì)議紀(jì)要、照片、視頻等。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目相關(guān)材料。4.其他具有保存價(jià)值的材料。三、歸檔材料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)歸檔材料應(yīng)按照上述歸檔材料的范圍進(jìn)行分類，同一類別的材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。（二）編號(hào)規(guī)則為便于管理和查找，對(duì)歸檔材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)編號(hào)：按照歸檔材料的類別進(jìn)行編號(hào)，如行政管理類為“A”，人力資源管理類為“B”，財(cái)務(wù)管理類為“C”，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類為“D”，其他類為“E”。2.二級(jí)編號(hào)：在一級(jí)編號(hào)的基礎(chǔ)上，按照材料的具體內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)，如行政管理類中的公司規(guī)章制度編號(hào)為“A1”，會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為“A2”等。3.三級(jí)編號(hào)：在二級(jí)編號(hào)的基礎(chǔ)上，按照材料的形成時(shí)間或順序進(jìn)行編號(hào)，如“A1001”表示行政管理類中公司規(guī)章制度的第一份文件。（三）裝訂要求歸檔材料應(yīng)按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂要求如下：1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙。2.裝訂方式：左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過(guò)15mm。3.頁(yè)面排列：應(yīng)保持頁(yè)面的順序和完整性，不得缺頁(yè)、倒頁(yè)。4.附件處理：如有附件，應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件首頁(yè)左上角注明附件順序號(hào)。（四）編目要求歸檔材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括材料編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息。編目要求如下：1.目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，不得涂改。2.目錄應(yīng)按照編號(hào)順序排列，與歸檔材料一一對(duì)應(yīng)。3.對(duì)于成冊(cè)的材料，應(yīng)在目錄中注明冊(cè)數(shù)和每?jī)?cè)的起止頁(yè)碼。四、歸檔材料的移交（一）移交時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每月[X]日前將上月形成的應(yīng)歸檔材料移交至綜合管理部門(mén)。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或重要事件形成的材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。（二）移交手續(xù)1.各部門(mén)移交歸檔材料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《歸檔材料移交清單》，清單應(yīng)包括材料編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.移交清單一式兩份，一份由綜合管理部門(mén)留存，一份由移交部門(mén)留存。（三）特殊情況處理1.如因工作需要暫時(shí)無(wú)法移交的材料，經(jīng)綜合管理部門(mén)同意后，可適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。2.對(duì)于已移交的歸檔材料，如發(fā)現(xiàn)有遺漏或錯(cuò)誤，移交部門(mén)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正，并重新辦理移交手續(xù)。五、歸檔材料的保管（一）保管場(chǎng)所歸檔材料應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.歸檔材料應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、編號(hào)等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案目錄，便于查找和利用。（三）保管期限1.歸檔材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的材料包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的材料包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的材料包括員工考勤記錄、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)等文件，保管期限為[X]年。（四）定期檢查綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)歸檔材料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、歸檔材料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱歸檔材料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱歸檔材料的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.查閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求進(jìn)行查閱和使用。七、歸檔材料的銷毀（一）銷毀條件1.歸檔材料保管期限已滿，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分歸檔材料不再需要保存的。3.歸檔材料因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞或丟失，無(wú)法修復(fù)或找回的。（二）銷毀程序1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的歸檔材料進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀歸檔材料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。4