完善細(xì)化資料管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。定義1.公司資料：指公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種文件、檔案、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議、證照等信息載體。2.資料管理：包括資料的收集、整理、分類、存儲、檢索、使用、保管、銷毀等一系列活動?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映公司的實(shí)際工作情況和業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：確保資料的全面性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：資料的格式、編號、分類等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。6.及時性原則：資料應(yīng)及時收集、整理和歸檔，確保其時效性。資料分類與編號資料分類1.行政類：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算資料、合同等。4.業(yè)務(wù)類：銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告等。5.技術(shù)類：研發(fā)文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件、測試報(bào)告等。編號規(guī)則1.資料編號采用“部門代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)確定，如行政部為XZ，人事部為RS，財(cái)務(wù)部為CW等。3.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為23。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從001開始。5.示例：RS23001表示人事部2023年形成的第1份資料。資料收集與整理收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)資料的日常收集和整理。2.涉及多個部門的資料，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門配合。收集要求1.資料應(yīng)在業(yè)務(wù)活動完成后及時收集，確保資料的完整性和及時性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對于電子資料，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容清晰，并進(jìn)行備份存儲。整理要求1.資料收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效的資料。2.對資料進(jìn)行編號、編目，編制資料清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.資料應(yīng)按照一定的順序排列，便于查閱和管理。資料存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子資料：應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲，文件夾命名應(yīng)規(guī)范、清晰。3.重要資料：對于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。保管期限1.公司資料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期（13年）、中期（35年）和長期（5年以上）。2.具體保管期限如下：行政類資料：短期保管的有一般性文件、通知等；中期保管的有重要會議紀(jì)要、規(guī)章制度修訂記錄等；長期保管的有公司章程、營業(yè)執(zhí)照等證照。人事類資料：短期保管的有員工入職申請表、試用期考核表等；中期保管的有員工培訓(xùn)記錄、績效考核檔案等；長期保管的有員工檔案。財(cái)務(wù)類資料：短期保管的有月度財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證等；中期保管的有年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；長期保管的有會計(jì)憑證、賬簿等。業(yè)務(wù)類資料：短期保管的有一般銷售合同、采購訂單等；中期保管的有重要項(xiàng)目文檔、客戶合作協(xié)議等；長期保管的有公司核心業(yè)務(wù)的長期合同、戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議等。技術(shù)類資料：短期保管的有一般性技術(shù)文檔、測試報(bào)告等；中期保管的有研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)改進(jìn)記錄等；長期保管的有核心技術(shù)資料、專利文件等。保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門資料的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)資料的日常保管和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保資料的安全和完整。3.對于損壞、丟失的資料，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級報(bào)告。資料檢索與使用檢索方式1.紙質(zhì)資料：通過查閱資料清單、檔案目錄等進(jìn)行檢索。2.電子資料：利用公司的文件管理系統(tǒng)或搜索引擎進(jìn)行檢索，輸入關(guān)鍵詞即可快速查找所需資料。使用權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱資料時，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機(jī)密的資料，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。3.外單位人員因工作需要查閱公司資料時，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，并簽署保密協(xié)議。使用記錄1.資料查閱人應(yīng)在《資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱資料名稱及編號、查閱用途等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對資料查閱記錄進(jìn)行整理和歸檔，以便追溯和查詢。資料借閱與歸還借閱流程1.公司員工因工作需要借閱資料時，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)在《資料借閱登記表》上記錄借閱人、借閱資料名稱及編號、借閱期限、歸還日期等信息，并將資料交付借閱人。借閱期限1.資料借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員說明，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的資料，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，一般不超過[X]個工作日。歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時，借閱人應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。3.檔案管理人員應(yīng)在收到歸還資料后，對資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在《資料借閱登記表》上注明歸還日期，并將資料歸位。資料保密與安全保密措施1.公司建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識。2.對于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，實(shí)行專人專管，并采取加密存儲、訪問控制、物理隔離等安全防護(hù)措施。3.在資料的傳輸、存儲和使用過程中，應(yīng)確保其安全性，防止資料被竊取、篡改或泄露。安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)對資料存儲場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保資料的安全存放。2.定期對資料進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。3.加強(qiáng)對電子資料的安全管理，安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。資料銷毀銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無留存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，不再需要的資料。3.涉及公司機(jī)密的資料，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。銷毀流程1.各部門應(yīng)定期對本部門保管的資料進(jìn)行清理，提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.銷毀資料時，應(yīng)至少有兩名專人在場監(jiān)督，并在《資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.資料銷毀方式可以采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式，確保資料無法恢復(fù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對公司資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等組成，定期對公司資料管理情況進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集、整理、存儲、檢索、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)。2.資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性。3.員工對資料管理制度的知曉程度和執(zhí)行情況。問題整改1.監(jiān)