辦公耗材耗材管理制度總則目的為加強公司辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門辦公耗材的管理?；驹瓌t1.節(jié)約原則：倡導全體員工樹立節(jié)約意識，合理使用辦公耗材，避免浪費。2.規(guī)范原則：辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作。3.高效原則：確保辦公耗材的供應(yīng)及時、準確，滿足公司正常辦公的需求，同時提高工作效率。職責分工采購部門1.根據(jù)各部門的需求計劃，負責辦公耗材的統(tǒng)一采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對供應(yīng)商進行評估和管理。3.負責與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購的辦公耗材質(zhì)量符合要求，價格合理。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。使用部門1.根據(jù)工作需要，定期向采購部門提交辦公耗材的需求計劃。2.負責本部門辦公耗材的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用辦公耗材，避免浪費。3.對本部門辦公耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時反饋相關(guān)信息。倉庫管理部門1.負責辦公耗材的入庫、存儲、發(fā)放等倉庫管理工作。2.建立辦公耗材庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.按照規(guī)定的流程和標準，辦理辦公耗材的出入庫手續(xù)。4.負責倉庫的安全管理，確保辦公耗材的存儲安全。財務(wù)部門1.負責審核辦公耗材的采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。2.對辦公耗材的費用進行核算和分析，定期提供相關(guān)財務(wù)報表。3.監(jiān)督辦公耗材管理制度的執(zhí)行情況，確保費用支出合理合規(guī)。采購管理需求計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實際情況，每月[具體日期]前向采購部門提交下月辦公耗材的需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出所需辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.采購部門應(yīng)定期對各部門的需求計劃進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計劃。供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道選擇合格的辦公耗材供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對擬選擇的供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證件的審核。3.實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，確保供應(yīng)商具備良好的信譽和供應(yīng)能力。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評估結(jié)果等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進行評估和更新。采購合同1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量將辦公耗材送達公司指定地點。采購部門應(yīng)及時組織驗收，確保辦公耗材的質(zhì)量符合要求。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е罗k公耗材的交貨延遲、質(zhì)量不合格等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施解決問題，并承擔由此造成的損失。使用管理領(lǐng)用1.各部門員工根據(jù)工作需要，到倉庫管理部門領(lǐng)用辦公耗材。領(lǐng)用前，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.倉庫管理部門根據(jù)《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，核實庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在《辦公耗材領(lǐng)用申請表》上簽字確認。如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并及時通知采購部門補貨。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在倉庫管理部門的監(jiān)督下，對領(lǐng)用的辦公耗材進行當場清點，確認無誤后簽字領(lǐng)取。使用1.各部門員工應(yīng)按照辦公耗材的使用說明和操作規(guī)程，合理使用辦公耗材，避免浪費。2.對于一些貴重的辦公耗材，如打印機墨盒、硒鼓等，應(yīng)采取必要的節(jié)約措施，如合理設(shè)置打印參數(shù)、雙面打印等，以延長其使用壽命。3.如發(fā)現(xiàn)辦公耗材存在質(zhì)量問題或使用過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告?zhèn)}庫管理部門或采購部門，以便及時處理。保管1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門辦公耗材的保管工作，確保辦公耗材的安全存放。2.辦公耗材應(yīng)存放在干燥、通風、陰涼的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境，防止辦公耗材受潮、變質(zhì)、損壞等。3.對于一些易燃易爆的辦公耗材，如酒精、油墨等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取必要的防火、防爆措施。庫存管理入庫1.辦公耗材到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.驗收合格的辦公耗材，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗材入庫單》，注明辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將《辦公耗材入庫單》的一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門。3.驗收不合格的辦公耗材，倉庫管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或退貨，并做好相應(yīng)的記錄。存儲1.倉庫管理部門應(yīng)按照辦公耗材的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立相應(yīng)的標識，便于查找和管理。2.定期對辦公耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月[具體日期]，盤點結(jié)束后，應(yīng)填寫《辦公耗材盤點表》，并將盤點結(jié)果上報公司領(lǐng)導。3.如發(fā)現(xiàn)辦公耗材盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。發(fā)放1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，及時、準確地發(fā)放辦公耗材。發(fā)放時，應(yīng)在《辦公耗材入庫單》上注明發(fā)放日期、領(lǐng)用人員等信息，并由領(lǐng)用人員簽字確認。2.對于一些限量發(fā)放的辦公耗材，如打印紙、墨盒等，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的標準進行發(fā)放，不得超量發(fā)放。盤點與清查盤點1.倉庫管理部門應(yīng)每月定期對辦公耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點時，應(yīng)安排專人負責，對辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行逐一核對。2.盤點結(jié)束后，應(yīng)填寫《辦公耗材盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公耗材盤盈盤虧報告表》，上報公司領(lǐng)導。3.公司領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)《辦公耗材盤盈盤虧報告表》，及時組織相關(guān)人員進行調(diào)查和處理，確保辦公耗材的庫存準確無誤。清查1.公司應(yīng)定期對辦公耗材的管理情況進行清查，檢查辦公耗材管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.清查內(nèi)容包括辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，以及各部門的辦公耗材管理情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)撰寫清查報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，上報公司領(lǐng)導。報廢與處理報廢條件1.辦公耗材因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報廢。2.辦公耗材的使用年限已到，且無維修價值的，可申請報廢。報廢申請1.各部門如需報廢辦公耗材，應(yīng)填寫《辦公耗材報廢申請表》，注明報廢辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.《辦公耗材報廢申請表》提交給倉庫管理部門，倉庫管理部門核實情況后，報財務(wù)部門審核。報廢處理1.財務(wù)部門審核通過后，倉庫管理部門負責對報廢的辦公耗材進行處理。處理方式包括變賣、捐贈、銷毀等。2.對于一些涉及公司機密的辦公耗材，如文件、資料等，應(yīng)進行銷毀處理，確保公司信息安全。3.報廢辦公耗材處理后，倉庫管理部門應(yīng)填寫《辦公耗材報廢處理登記表》，記錄報廢辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處理方式、處理時間等信息，并將《辦公耗材報廢處理登記表》的一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對辦公耗材的管理情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，以及各部門的辦公耗材管理情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。考核1.將辦公耗材的管理情況納入各部門的績效考核