公司文件保存管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保公司文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作中形成的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同文件、會議紀要、工作報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專門的部門或人員進行集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級原則：根據(jù)文件的性質、來源、用途等進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件的利用效率，為公司各項工作提供便利。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、晉升、調動、離職等方面的文件。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、稅務文件等。4.業(yè)務文件：與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、訂單、報價單、項目文檔等。5.技術文件：公司的技術標準、操作規(guī)程、研發(fā)資料、技術圖紙等。6.會議文件：各類會議的通知、議程、紀要、決議等。7.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如宣傳資料、客戶資料、供應商資料等。（二）文件編號1.文件編號由部門代碼、年份、序號組成。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構，為每個部門設定唯一的代碼，如行政部為XZ，人力資源部為RL等。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為23。4.序號：由各部門按照文件形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。5.示例：RL23001，表示人力資源部2023年第1號文件。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工應按照公司業(yè)務流程和工作要求，及時、準確地形成各類文件。文件內容應真實、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.文件起草人應確保文件格式規(guī)范、語言通順、邏輯嚴謹。涉及多個部門的文件，應由主辦部門負責起草，并征求相關部門意見后進行修改完善。（二）文件收集1.文件形成后，起草人應及時將文件提交給本部門負責人審核。審核通過后，由部門負責人將文件交至文件管理部門或指定的文件收集人員。2.文件管理部門或收集人員應定期對各部門提交的文件進行收集整理，確保文件不遺漏。對于重要文件或緊急文件，應及時跟進收集。四、文件審核與批準（一）文件審核1.文件起草完成后，應由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容是否符合公司政策、業(yè)務要求和格式規(guī)范等。2.涉及多個部門的文件，應由主辦部門組織相關部門進行會審，各部門應提出書面意見，由主辦部門匯總整理后對文件進行修改。（二）文件批準1.一般文件經(jīng)部門負責人審核后，由分管領導批準。2.重要文件、涉及公司重大決策或利益的文件，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準。3.文件批準人應認真審查文件內容，簽署明確的審批意見。對于不符合要求的文件，應退回起草部門重新修改。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已完成審核與批準流程的各類文件。2.具有保存價值的會議文件、工作報告、統(tǒng)計報表等。3.與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、訂單等重要文件。4.公司組織架構、人員信息、財務數(shù)據(jù)等基礎性文件。（二）歸檔時間1.一般文件應在文件形成后的[X]個工作日內歸檔。2.重要會議文件應在會議結束后的[X]個工作日內歸檔。3.合同文件應在合同簽訂后的[X]個工作日內歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應保持齊全、完整，不得缺頁、漏頁。2.文件應按照分類編號順序進行排列，確保條理清晰。3.歸檔文件應采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，保證文件的整齊美觀。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并與紙質文件相對應。六、文件保管（一）保管部門公司設立專門的文件檔案室，負責公司文件的集中保管。文件檔案室應配備必要的設施設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設備等，確保文件的安全保存。（二）保管方式1.紙質文件應按照分類存放于檔案柜中，標識清晰，便于查找。2.電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質文件和電子文件，應進行加密處理，確保文件的保密性。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：涉及公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長期保存價值的文件。長期保管的文件：保管期限為[X]年的文件，如公司規(guī)章制度、重要業(yè)務合同等。短期保管的文件：保管期限為[X]年的文件，如一般性的通知、報告等。2.文件保管期限屆滿后，由文件管理部門提出銷毀意見，報公司領導批準后進行銷毀。七、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等，經(jīng)部門負責人批準后，到文件檔案室查閱。2.涉及公司機密的文件，查閱人需經(jīng)公司保密管理部門批準，并在指定地點查閱，不得復印或帶出檔案室。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，提交部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表交至文件檔案室。3.文件檔案室工作人員根據(jù)申請表提供相應文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱文件名稱、查閱時間等。（三）借閱權限1.公司員工因工作需要借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和文件管理部門負責人批準后，方可借閱。2.重要文件或涉及公司機密的文件，借閱人需經(jīng)公司領導批準。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，依次提交部門負責人和文件管理部門負責人審批。2.文件管理部門負責人審批通過后，將申請表交至文件檔案室。3.文件檔案室工作人員根據(jù)申請表提供相應文件，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱時間、預計歸還時間等。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、文件保密（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件予以保密。2.文件起草人、審核人、批準人及其他接觸文件的人員，應承擔相應的保密責任。（二）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應明確標識，并采取加密存儲、專人保管等措施。2.在文件查閱、借閱過程中，應嚴格控制接觸范圍，防止文件泄露。3.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自復制、傳播、銷毀公司文件。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密管理部門應定期對文件保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反公司文件保密制度的行為，公司將依法依規(guī)追究相關人員的責任。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價值的文件。2.已被新文件替代且無需留存的舊文件。3.因其他原因需要銷毀的文件。（二）銷毀流程1.文件管理部門定期清理到期文件，提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請表》，注明擬銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)部門負責人和公司領導批準后，由文件管理部門組織實施銷毀。3.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.文件銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、文件名稱、