外協(xié)采購流程管理制度_第1頁
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文檔簡介

外協(xié)采購流程管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范公司外協(xié)采購流程,確保采購活動的順利進行,保證所采購的外協(xié)產(chǎn)品及服務(wù)符合公司要求,提高采購效率,降低采購成本,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)采購活動,包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等的采購。(三)基本原則1.合法性原則:外協(xié)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則:采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機會。3.效益原則:在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下,追求采購成本的最小化,提高公司經(jīng)濟效益。4.誠實守信原則:采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實守信,履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購計劃與預(yù)算(一)采購需求分析1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目需求等,定期(每月/每季度)提交外協(xié)采購需求清單,詳細說明所需產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購部門對各部門提交的采購需求進行匯總、分析,結(jié)合庫存情況,確定實際采購需求。(二)采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求分析結(jié)果,制定月度/季度采購計劃,明確采購項目、采購時間、采購數(shù)量、預(yù)算金額等。2.采購計劃應(yīng)報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行,審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。(三)采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計劃,編制采購預(yù)算,詳細列出各項采購費用,包括采購成本、運輸費用、稅費等。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司財務(wù)預(yù)算相銜接,確保采購活動在公司預(yù)算范圍內(nèi)進行。采購預(yù)算報經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等,建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)采購需求,從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商,并對其進行初步評估,評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.對于重要的采購項目,采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察,實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、物流配送等。4.根據(jù)初步評估和實地考察結(jié)果,采購部門確定合格供應(yīng)商名單,并報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。(二)供應(yīng)商準入1.對于新入選的供應(yīng)商,采購部門應(yīng)與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等。2.要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件,如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等,并進行審核備案。3.建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等,以便對供應(yīng)商進行動態(tài)管理。(三)供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期(每季度/每年)對供應(yīng)商進行評估與考核,評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等。2.根據(jù)評估與考核結(jié)果,對供應(yīng)商進行分類管理,對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵,對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通評估與考核結(jié)果,要求供應(yīng)商針對存在的問題進行整改,并跟蹤整改情況。四、采購流程(一)采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃,填寫《采購申請表》,詳細說明采購項目、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因、交貨時間等,并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購部門,采購部門對采購申請進行審核,審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算金額等。(二)采購審批1.采購部門將審核通過的《采購申請表》報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小設(shè)定。2.對于重大采購項目,應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審,會審內(nèi)容包括采購項目的技術(shù)可行性、經(jīng)濟合理性、風(fēng)險評估等。(三)采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》,選擇合適的供應(yīng)商進行采購。對于金額較大的采購項目,應(yīng)采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購,確保采購過程的公平、公正、公開。2.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等。采購合同應(yīng)報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無法按時交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等情況,采購部門應(yīng)及時采取措施,如要求供應(yīng)商整改、更換供應(yīng)商、追究違約責任等。(四)驗收與付款1.采購產(chǎn)品到貨后,采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和合同要求對采購產(chǎn)品進行檢驗,檢驗合格后出具《驗收報告》。2.對于驗收合格的采購產(chǎn)品,采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料,報經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后付款。3.對于驗收不合格的采購產(chǎn)品,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理,如要求供應(yīng)商換貨、退貨、降價等,并跟蹤處理結(jié)果。五、采購風(fēng)險管理(一)風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進行風(fēng)險識別與評估,分析可能存在的風(fēng)險因素,如市場價格波動、供應(yīng)商違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果,確定風(fēng)險等級,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。(二)風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險:建立價格監(jiān)控機制,及時了解市場價格動態(tài),與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款;合理安排采購時間,避免在價格高峰期采購;采用套期保值等金融工具進行風(fēng)險管理。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險:加強供應(yīng)商管理,選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商;在采購合同中明確違約責任條款,加大對供應(yīng)商違約行為的處罰力度;建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制,及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象,并采取相應(yīng)措施。3.產(chǎn)品質(zhì)量問題風(fēng)險:加強采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗,嚴格按照相關(guān)標準和合同要求進行驗收;要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾,并在采購合同中明確質(zhì)量責任;定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估與考核,督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量。4.交貨延遲風(fēng)險:在采購合同中明確交貨期及違約責任條款;加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào),及時了解生產(chǎn)進度和運輸情況;建立交貨延遲預(yù)警機制,提前采取措施,如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等,確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。六、采購信息管理(一)采購文件管理1.采購部門負責采購文件的收集、整理、歸檔工作,采購文件包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。2.采購文件應(yīng)按照類別、時間順序進行分類存放,便于查詢和使用。采購文件的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。(二)采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行分析,分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析,總結(jié)采購活動中的經(jīng)驗教訓(xùn),發(fā)現(xiàn)存在的問題,為采購決策提供依據(jù),不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。七、監(jiān)督與審計(一)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計,審計內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題,并提出整改建議,督促相關(guān)部門進行整改。(二)外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查,積極配合政府部門的工作,及時提供相關(guān)資料

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