外協(xié)采購流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外協(xié)采購流程，確保采購活動的順利進行，保證所采購的外協(xié)產品及服務符合公司要求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：外協(xié)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。3.效益原則：在保證產品質量和服務水平的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經濟效益。4.誠實守信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購計劃與預算（一）采購需求分析1.各部門根據(jù)生產計劃、項目需求等，定期（每月/每季度）提交外協(xié)采購需求清單，詳細說明所需產品或服務的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間等。2.采購部門對各部門提交的采購需求進行匯總、分析，結合庫存情況，確定實際采購需求。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求分析結果，制定月度/季度采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購數(shù)量、預算金額等。2.采購計劃應報經相關領導審批后執(zhí)行，審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（三）采購預算編制1.采購部門根據(jù)采購計劃，編制采購預算，詳細列出各項采購費用，包括采購成本、運輸費用、稅費等。2.采購預算應與公司財務預算相銜接，確保采購活動在公司預算范圍內進行。采購預算報經財務部門審核、公司領導審批后執(zhí)行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。3.對于重要的采購項目，采購部門應組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，實地考察內容包括供應商的生產現(xiàn)場、質量管理體系、物流配送等。4.根據(jù)初步評估和實地考察結果，采購部門確定合格供應商名單，并報經相關領導審批。（二）供應商準入1.對于新入選的供應商，采購部門應與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、價格條款、交貨期、售后服務等。2.要求供應商提供相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書等，并進行審核備案。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史等，以便對供應商進行動態(tài)管理。（三）供應商評估與考核1.采購部門定期（每季度/每年）對供應商進行評估與考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等。2.根據(jù)評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.采購部門應及時與供應商溝通評估與考核結果，要求供應商針對存在的問題進行整改，并跟蹤整改情況。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目、采購數(shù)量、預算金額、采購原因、交貨時間等，并經部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購部門，采購部門對采購申請進行審核，審核內容包括采購申請的合理性、必要性、預算金額等。（二）采購審批1.采購部門將審核通過的《采購申請表》報經相關領導審批，審批權限根據(jù)采購金額大小設定。2.對于重大采購項目，應組織相關部門進行會審，會審內容包括采購項目的技術可行性、經濟合理性、風險評估等。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》，選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大的采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保采購過程的公平、公正、公開。2.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、價格條款、交貨期、售后服務等。采購合同應報經相關領導審批后生效。3.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇供應商無法按時交貨或產品質量不符合要求等情況，采購部門應及時采取措施，如要求供應商整改、更換供應商、追究違約責任等。（四）驗收與付款1.采購產品到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照相關標準和合同要求對采購產品進行檢驗，檢驗合格后出具《驗收報告》。2.對于驗收合格的采購產品，采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請應附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關資料，報經財務部門審核、公司領導審批后付款。3.對于驗收不合格的采購產品，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如要求供應商換貨、退貨、降價等，并跟蹤處理結果。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、產品質量問題、交貨延遲等。2.根據(jù)風險識別與評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險：建立價格監(jiān)控機制，及時了解市場價格動態(tài)，與供應商協(xié)商簽訂價格調整條款；合理安排采購時間，避免在價格高峰期采購；采用套期保值等金融工具進行風險管理。2.供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商；在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的處罰力度；建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應商的違約跡象，并采取相應措施。3.產品質量問題風險：加強采購產品的質量檢驗，嚴格按照相關標準和合同要求進行驗收；要求供應商提供質量保證承諾，并在采購合同中明確質量責任；定期對供應商進行質量評估與考核，督促供應商提高產品質量。4.交貨延遲風險：在采購合同中明確交貨期及違約責任條款；加強與供應商的溝通協(xié)調，及時了解生產進度和運輸情況；建立交貨延遲預警機制，提前采取措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等，確保公司生產經營活動不受影響。六、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門負責采購文件的收集、整理、歸檔工作，采購文件包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。2.采購文件應按照類別、時間順序進行分類存放，便于查詢和使用。采購文件的保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，分析內容包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應商分布、采購成本等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結采購活動中的經驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購決策提供依據(jù)，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。七、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，審計內容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改建議，督促相關部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，及時提供相關資料