商業(yè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)管理原則：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等，為公司決策提供依據(jù)。6.組織開(kāi)展檔案培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合管理部門(mén)移交檔案。4.積極配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、證照等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。7.公司的人事檔案、工資福利、培訓(xùn)記錄等。8.公司的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、市場(chǎng)調(diào)研等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。10.公司的照片、音像資料、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到本部門(mén)。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并妥善保管。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的檔案移交綜合管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如文書(shū)檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將整理好的檔案移交綜合管理部門(mén)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理要求。3.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔清單，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司的重要合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤(pán)、硬盤(pán)等。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求提供檔案利用服務(wù)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值和保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷(xiāo)毀清單交檔案保管人員執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.公司外部單位因合法事由查閱公司檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司檔案的。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)審批。3.綜合管理部門(mén)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱工作。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。5.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。6.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、偽造、損毀檔案。7.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案保管人員，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和利用。2.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得泄露檔案信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等全過(guò)程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全保障體系，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。3.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建