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公司進(jìn)口零件管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司進(jìn)口零件的管理,規(guī)范進(jìn)口零件的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及報(bào)廢等流程,確保進(jìn)口零件的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性,降低公司運(yùn)營(yíng)成本,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有進(jìn)口零件的管理活動(dòng),包括但不限于生產(chǎn)部門(mén)、研發(fā)部門(mén)、維修部門(mén)等涉及進(jìn)口零件使用的相關(guān)部門(mén)。(三)基本原則1.合法性原則:進(jìn)口零件的采購(gòu)、運(yùn)輸、報(bào)關(guān)等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則:確保所采購(gòu)的進(jìn)口零件符合公司生產(chǎn)、研發(fā)及設(shè)備維修等實(shí)際需求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則:在保證零件質(zhì)量和供應(yīng)的前提下,合理控制采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本及使用成本。4.責(zé)任明確原則:明確各部門(mén)及相關(guān)人員在進(jìn)口零件管理過(guò)程中的職責(zé),做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工(一)采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)進(jìn)口零件供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、選擇與評(píng)估,建立合格供應(yīng)商名錄。2.根據(jù)公司需求,制定進(jìn)口零件采購(gòu)計(jì)劃,確保零件按時(shí)供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)進(jìn)口零件采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行與跟蹤,協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通零件的質(zhì)量、交貨期等事宜,及時(shí)反饋相關(guān)信息給需求部門(mén)。(二)質(zhì)量部門(mén)1.制定進(jìn)口零件的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.對(duì)采購(gòu)到貨的進(jìn)口零件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),判定零件是否合格。3.對(duì)不合格進(jìn)口零件進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離,并協(xié)助采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通處理。4.定期對(duì)進(jìn)口零件的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,提出改進(jìn)建議。(三)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)1.負(fù)責(zé)進(jìn)口零件的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管及發(fā)放工作。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求,對(duì)進(jìn)口零件進(jìn)行妥善保管,確保零件質(zhì)量不受損。3.建立進(jìn)口零件庫(kù)存臺(tái)賬,定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存,保證賬實(shí)相符。4.根據(jù)需求部門(mén)的領(lǐng)料單,及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放進(jìn)口零件。(四)需求部門(mén)1.根據(jù)公司生產(chǎn)、研發(fā)及設(shè)備維修等實(shí)際需求,提出進(jìn)口零件的采購(gòu)申請(qǐng)。2.參與進(jìn)口零件供應(yīng)商的評(píng)估工作,提供技術(shù)質(zhì)量等方面的意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的進(jìn)口零件進(jìn)行合理使用和管理,確保零件使用過(guò)程中的質(zhì)量和安全。4.協(xié)助質(zhì)量部門(mén)對(duì)不合格進(jìn)口零件進(jìn)行原因分析,并提出改進(jìn)措施。(五)財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)進(jìn)口零件采購(gòu)資金的預(yù)算安排和審核。2.對(duì)進(jìn)口零件采購(gòu)合同的付款條款進(jìn)行審核,確保付款合規(guī)。3.負(fù)責(zé)進(jìn)口零件相關(guān)費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)工作。三、進(jìn)口零件采購(gòu)管理(一)采購(gòu)計(jì)劃1.需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度等提前制定進(jìn)口零件需求計(jì)劃,并提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)結(jié)合需求計(jì)劃、庫(kù)存情況及市場(chǎng)供應(yīng)情況,制定進(jìn)口零件采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確零件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等詳細(xì)信息。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。(二)供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集進(jìn)口零件供應(yīng)商信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平等。3.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估,評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等。4.根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果,建立合格供應(yīng)商名錄,并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和更新。5.與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,合同中應(yīng)明確零件的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。(三)采購(gòu)合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況,及時(shí)與供應(yīng)商溝通零件的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等情況,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決,并將相關(guān)情況反饋給需求部門(mén)。3.需求部門(mén)如因生產(chǎn)、研發(fā)等原因需要變更采購(gòu)合同條款,應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén),采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜。四、進(jìn)口零件驗(yàn)收管理(一)驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)的到貨通知后,應(yīng)根據(jù)零件的特點(diǎn)和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢測(cè)設(shè)備等。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)安排好驗(yàn)收?qǐng)龅?,確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。(二)驗(yàn)收流程1.零件到貨后,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門(mén)按照驗(yàn)收流程對(duì)零件進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括零件的外觀、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等。對(duì)于需要進(jìn)行性能檢測(cè)的零件,質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)。3.質(zhì)量部門(mén)在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不合格零件,應(yīng)立即對(duì)不合格零件進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離,并填寫(xiě)不合格報(bào)告。不合格報(bào)告應(yīng)注明不合格零件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、不合格情況及原因等。4.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將不合格報(bào)告及時(shí)反饋給供應(yīng)商,要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理不合格零件。供應(yīng)商處理完成后,質(zhì)量部門(mén)應(yīng)重新對(duì)零件進(jìn)行驗(yàn)收,直至合格為止。(三)驗(yàn)收記錄1.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)做好進(jìn)口零件的驗(yàn)收記錄,驗(yàn)收記錄應(yīng)包括零件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存,保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、進(jìn)口零件存儲(chǔ)管理(一)存儲(chǔ)環(huán)境1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)根據(jù)進(jìn)口零件的特性,設(shè)置合適的存儲(chǔ)環(huán)境,如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的進(jìn)口零件,如易燃易爆、易腐蝕、易氧化等零件,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ),并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。(二)存儲(chǔ)方式1.進(jìn)口零件應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ),便于查找和管理。2.對(duì)于貴重、精密的進(jìn)口零件,應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)方式,如專柜存儲(chǔ)、懸掛存儲(chǔ)等,防止零件受損。(三)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)進(jìn)口零件進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn),盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定,一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)應(yīng)做到賬實(shí)相符,如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況,應(yīng)及時(shí)查明原因,并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告。3.盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告應(yīng)提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析和處理,如因保管不善導(dǎo)致零件丟失、損壞等情況,應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、進(jìn)口零件使用管理(一)領(lǐng)用流程1.需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要填寫(xiě)進(jìn)口零件領(lǐng)料單,領(lǐng)料單應(yīng)注明零件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)料單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)料單進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)庫(kù)存有貨后,按照規(guī)定發(fā)放進(jìn)口零件,并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。(二)使用規(guī)范1.需求部門(mén)應(yīng)按照進(jìn)口零件的使用說(shuō)明書(shū)和操作規(guī)程進(jìn)行使用,確保零件的正確使用和安全。2.在使用過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)零件出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或異常情況,應(yīng)立即停止使用,并及時(shí)報(bào)告給質(zhì)量部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)。3.對(duì)于進(jìn)口零件的剩余物料,需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)退還給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén),辦理退庫(kù)手續(xù)。(三)報(bào)廢管理1.進(jìn)口零件因磨損、損壞、老化等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí),需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)進(jìn)口零件報(bào)廢申請(qǐng)單,詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因和零件情況。2.報(bào)廢申請(qǐng)單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核簽字后,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的進(jìn)口零件,由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行清理和處置,處置方式可根據(jù)零件的性質(zhì)和價(jià)值確定,如報(bào)廢變賣(mài)、回收利用等。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢進(jìn)口零件的賬務(wù)進(jìn)行處理,確保賬實(shí)相符。七、信息管理(一)建立進(jìn)口零件管理檔案1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立進(jìn)口零件采購(gòu)檔案,檔案內(nèi)容包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單、到貨驗(yàn)收記錄等。2.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)建立進(jìn)口零件質(zhì)量檔案,檔案內(nèi)容包括檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、不合格處理記錄等。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)建立進(jìn)口零件庫(kù)存檔案,檔案內(nèi)容包括庫(kù)存臺(tái)賬、出入庫(kù)記錄、盤(pán)點(diǎn)記錄等。(二)信息共享與溝通1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將進(jìn)口零件管理過(guò)程中的相關(guān)信息錄入到公司的信息管理系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)信息共享。2.定期召開(kāi)進(jìn)口零件管理工作會(huì)議,各部門(mén)匯報(bào)工作進(jìn)展情況,溝通協(xié)調(diào)工作中存在的問(wèn)題,共同推進(jìn)進(jìn)口零件管理工作的順利開(kāi)展。八、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)進(jìn)口零件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程、驗(yàn)收流程、存儲(chǔ)管理、使用管理等方面。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn),并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)考核評(píng)價(jià)1.建立進(jìn)口零件管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)
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