門店異形物料管理制度?總則目的為加強門店異形物料的管理，規(guī)范異形物料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保異形物料的合理利用，提升門店形象與運營效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的異形物料管理。定義1.異形物料：指門店使用的區(qū)別于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)尺寸的各類展示道具、裝飾物品、促銷道具等，如特殊形狀的展示架、立體造型的宣傳牌、定制的裝飾擺件等。職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)門店需求和預(yù)算，尋找合適的供應(yīng)商，采購異形物料。2.與供應(yīng)商溝通洽談，確保物料的質(zhì)量、規(guī)格、交貨期等符合要求。3.建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)。門店運營部門1.提出異形物料的需求計劃，明確物料的用途、數(shù)量、尺寸等詳細(xì)信息。2.負(fù)責(zé)異形物料在門店的安裝、擺放、使用及日常維護(hù)。3.及時反饋異形物料在使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門和其他相關(guān)部門進(jìn)行處理。設(shè)計部門1.根據(jù)門店需求和品牌形象，設(shè)計異形物料的樣式、圖案等。2.審核采購回來的異形物料是否符合設(shè)計要求。倉儲部門1.負(fù)責(zé)異形物料的入庫、存儲、保管和出庫管理。2.定期盤點異形物料庫存，確保賬實相符。3.做好庫存物料的防護(hù)工作，防止物料損壞、變質(zhì)等。財務(wù)部門1.審核異形物料采購的費用支出，確保費用合理合規(guī)。2.負(fù)責(zé)對異形物料的成本進(jìn)行核算和分析。采購管理需求提報1.門店運營部門應(yīng)提前[X]周根據(jù)門店營銷活動計劃、陳列調(diào)整需求等，填寫《異形物料需求申請表》，詳細(xì)說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交給上級主管審批。2.上級主管對需求進(jìn)行審核，如涉及費用預(yù)算、與整體營銷策略的契合度等，審核通過后交設(shè)計部門進(jìn)行初步設(shè)計。設(shè)計確認(rèn)1.設(shè)計部門根據(jù)需求申請表，在[X]個工作日內(nèi)完成異形物料的初步設(shè)計方案，并提交給門店運營部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。2.門店運營部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)計方案進(jìn)行審核，提出修改意見，設(shè)計部門根據(jù)意見進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計方案通過確認(rèn)。供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)設(shè)計確認(rèn)后的物料要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等，選擇至少[X]家符合要求的供應(yīng)商。3.向選定的供應(yīng)商發(fā)送《異形物料采購詢價單》，要求供應(yīng)商在[X]個工作日內(nèi)報價，并提供詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、材質(zhì)、樣品等資料。采購決策1.采購部門收集供應(yīng)商的報價和資料后，進(jìn)行綜合比較分析，選擇性價比最高的供應(yīng)商。2.將選定的供應(yīng)商及采購方案提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給門店運營部門、倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量交付。2.在物料交付前，采購部門應(yīng)通知倉儲部門做好收貨準(zhǔn)備，并與供應(yīng)商溝通確定交貨方式、運輸費用等相關(guān)事宜。驗收管理到貨通知1.供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前[X]天通知采購部門預(yù)計到貨時間。2.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，及時將到貨信息通知門店運營部門和倉儲部門。收貨準(zhǔn)備1.倉儲部門根據(jù)到貨信息，安排合適的收貨場地和人員，準(zhǔn)備好收貨所需的工具和設(shè)備，如叉車、地磅、驗收單等。2.門店運營部門安排專人負(fù)責(zé)物料的驗收工作，根據(jù)設(shè)計要求和采購合同，對物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行初步檢查。驗收流程1.物料到貨后，倉儲部門首先核對送貨單與采購合同是否一致，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.門店運營部門驗收人員按照設(shè)計要求對物料的外觀、尺寸、材質(zhì)、顏色、圖案等進(jìn)行仔細(xì)檢查，查看是否有損壞、變形、掉色、印刷不清等質(zhì)量問題。3.對有質(zhì)量問題的物料，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商更換或處理；對數(shù)量不符的物料，應(yīng)做好記錄，并要求供應(yīng)商補足或說明原因。4.驗收合格后，驗收人員在驗收單上簽字確認(rèn)，倉儲部門辦理入庫手續(xù)，將物料存放至指定倉庫。使用管理安裝擺放1.門店運營部門根據(jù)設(shè)計方案和門店實際情況，安排專業(yè)人員進(jìn)行異形物料的安裝和擺放。2.安裝過程中應(yīng)注意安全，確保物料安裝牢固、擺放整齊、符合視覺效果要求。3.安裝完成后，對物料進(jìn)行清潔和整理，保持門店環(huán)境整潔美觀。使用規(guī)范1.門店員工應(yīng)愛護(hù)異形物料，不得隨意損壞、移動或拆卸物料。2.在使用異形物料進(jìn)行促銷活動、陳列展示等過程中，應(yīng)按照規(guī)定的方式和要求進(jìn)行操作，不得擅自改變物料的用途和功能。3.定期對異形物料進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)物料有損壞或故障，應(yīng)及時報告門店運營部門，并安排維修或更換。更換與撤換1.根據(jù)門店營銷活動計劃、陳列調(diào)整等需要，門店運營部門應(yīng)及時安排對異形物料進(jìn)行更換或撤換。2.更換或撤換下來的物料，應(yīng)妥善保管，交倉儲部門進(jìn)行清點和入庫管理，以便后續(xù)再次使用或處理。庫存管理入庫管理1.倉儲部門在收到驗收合格的異形物料后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《異形物料入庫單》，詳細(xì)記錄物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時間等信息。2.將物料按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。庫存盤點1.倉儲部門應(yīng)定期對異形物料進(jìn)行庫存盤點，每月至少進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次大盤點。2.盤點時應(yīng)確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告》，上報相關(guān)部門進(jìn)行處理。庫存預(yù)警1.倉儲部門根據(jù)異形物料的庫存周轉(zhuǎn)率、銷售情況等因素，設(shè)定庫存預(yù)警線。2.當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，倉儲部門應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行補貨，確保物料供應(yīng)不影響門店正常運營。庫存清理1.對于長期閑置、損壞無法使用、已過保質(zhì)期等無使用價值的異形物料，倉儲部門應(yīng)定期進(jìn)行清理。2.清理前應(yīng)填寫《異形物料報廢申請表》，說明物料清理原因、數(shù)量等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報廢處理。3.報廢處理方式可采用變賣、捐贈、回收等，處理過程中應(yīng)做好記錄，并將處理結(jié)果上報財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。費用管理預(yù)算編制1.財務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和門店需求預(yù)測，結(jié)合異形物料的采購歷史數(shù)據(jù)，編制異形物料采購費用預(yù)算。2.預(yù)算應(yīng)明確各項異形物料的采購費用、運輸費用、安裝費用等明細(xì)，并預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對可能的變化。費用審批1.異形物料采購費用支出應(yīng)按照公司的費用審批流程進(jìn)行審批。2.采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)將合同金額及付款方式等提交給財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核通過后報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費用報銷時，報銷人應(yīng)填寫《費用報銷單》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，按照審批流程進(jìn)行審批，審批通過后財務(wù)部門予以報銷。成本核算1.財務(wù)部門定期對異形物料的采購成本、使用成本等進(jìn)行核算和分析。2.通過成本核算，評估異形物料的投入產(chǎn)出效益，為公司的采購決策、成本控制等提供數(shù)據(jù)支持。風(fēng)險管理供應(yīng)商風(fēng)險1.采購部門應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信譽等情況，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商破產(chǎn)、停產(chǎn)、質(zhì)量問題頻發(fā)等。2.針對供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，如尋找替代供應(yīng)商、增加供應(yīng)商儲備、與供應(yīng)商協(xié)商解決問題等，確保物料供應(yīng)的穩(wěn)定性。質(zhì)量風(fēng)險1.加強異形物料的質(zhì)量檢驗工作，嚴(yán)格按照設(shè)計要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，降低因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失。2.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款，如因供應(yīng)商質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。庫存風(fēng)險1.合理控制異形物料的庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.通過庫存預(yù)警、庫存盤點等措施，及時發(fā)現(xiàn)庫存管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的調(diào)整措施，降低庫存風(fēng)險。市場風(fēng)險1.關(guān)注市場動態(tài)和競爭對手的異形物料使用情況，及時調(diào)整公司的物料采購和使用策略，以適應(yīng)市場變化。2.根據(jù)市場需求和流行趨勢，提前儲備一些具有前瞻性和創(chuàng)新性的異形物料，提升門店的競爭力。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對門店異形物料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括采購流程、驗收情況、使用規(guī)范、庫存管理等方面。2.監(jiān)督小組可采用實地檢查、查閱資料、詢問員工等方式進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況?？己酥笜?biāo)1.制定異形物料管理考核指標(biāo)體系，包括采購成本控制、物料質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率、物料使用效果等指標(biāo)。2.將考核指標(biāo)分解到各相關(guān)部門和崗位，明確各部門和崗位的考核責(zé)任?？己朔绞?.考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行。2.定期考核每季度進(jìn)行一次，由財務(wù)部門、倉儲部門、門店運營部門等相關(guān)部門提供考核數(shù)據(jù)，人力