酒店會(huì)計(jì)檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店總部及各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指酒店在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等。2.記賬憑證，涵蓋收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，全面記錄酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總分類賬簿。2.明細(xì)賬，詳細(xì)反映各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)明細(xì)情況的賬簿。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書，對(duì)酒店財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析說(shuō)明的文件。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）會(huì)計(jì)憑證的整理1.每月結(jié)賬后，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將各類原始憑證按記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)先進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.在記賬憑證的右側(cè)或左側(cè)粘貼原始憑證，注意粘貼整齊、牢固，不得影響憑證的翻閱和日后查閱。4.每本憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明酒店名稱、憑證所屬年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)抽出空白頁(yè)，撤掉賬夾，用結(jié)實(shí)的紙張將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明賬簿種類、年度、冊(cè)數(shù)等信息。3.對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆封。如有空白頁(yè)，應(yīng)劃對(duì)角線注銷，并由記賬人員蓋章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季分別裝訂成冊(cè)，封面注明酒店名稱、所屬年度、月份、季度、報(bào)告名稱等信息。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂，封面應(yīng)注明酒店名稱、年度、報(bào)告名稱等信息，并按規(guī)定加蓋酒店公章、法定代表人章等印章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的附件，如報(bào)表附注、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)與主報(bào)告一同裝訂，并在附件上注明所屬主報(bào)告的名稱和頁(yè)碼。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月份或季度分別整理，注明所屬期間、銀行名稱等信息。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、所屬期間分別整理，裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按年度分別整理，一式多份，以備存檔和查閱。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為10年，其中銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年。（二）保管地點(diǎn)1.酒店應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別，分別設(shè)置存放區(qū)域，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)擺放整齊，便于查找和翻閱。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。3.酒店應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。4.非會(huì)計(jì)檔案保管人員不得擅自進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，如需查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在保管人員的陪同下進(jìn)行。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在保管人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)保管人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還保管人員，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.酒店外部單位因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)酒店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限、歸還日期等事項(xiàng)，并經(jīng)保管人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，并在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.酒店內(nèi)部會(huì)計(jì)人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，需要辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、數(shù)量、起止日期等信息。2.移交人員應(yīng)將所保管的會(huì)計(jì)檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交給接收人員，并由雙方在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交人員溝通解決，并在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上注明。（二）外部移交1.酒店因合并、分立、終止等原因，需要將會(huì)計(jì)檔案移交給其他單位時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，一式多份，分別由移交單位、接收單位和相關(guān)部門留存。3.移交單位應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，裝盒或裝箱，并在封面上注明檔案名稱、數(shù)量、所屬期間等信息。同時(shí)，應(yīng)向接收單位提供會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)備份。4.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通解決，并在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上注明。接收單位應(yīng)按照規(guī)定妥善保管接收的會(huì)計(jì)檔案。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由酒店財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)酒店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告酒店總經(jīng)理。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀1.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子數(shù)據(jù)保護(hù)的規(guī)定。2.銷毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)已被徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要的電子會(huì)計(jì)檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行備份，并妥善保存一定期限，以備后續(xù)審計(jì)或查詢等需要。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門酒店財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、保管情況，包括檔案的分類、編號(hào)、存放等是否規(guī)范。2.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱登記情況，是否按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.會(huì)計(jì)檔案的移交、銷毀情況，是否符合規(guī)定程序。4.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房的安全防護(hù)措施落實(shí)情況，是否存在安全隱患。（三）檢查頻率酒店應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行