項目文件歸檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目文件的管理，確保項目文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于項目文件的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目文件的歸檔管理，包括但不限于項目前期策劃、項目實施過程、項目驗收等各個階段產(chǎn)生的各類文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項目文件由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：項目文件應如實反映項目活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、字跡清晰、圖樣規(guī)范。3.同步歸檔原則：項目文件的形成、積累與項目進度同步，確保文件的及時收集和整理。4.便于利用原則：項目文件的整理應便于查閱和利用，滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的需求。二、項目文件的定義與分類（一）定義項目文件是指在項目策劃、實施、驗收等過程中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（二）分類1.項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目策劃書、項目預算、項目進度計劃等。2.項目實施文件項目設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。項目施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。項目監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。項目采購文件，如采購合同、采購訂單、到貨驗收記錄等。項目會議文件，包括項目例會紀要、專題會議紀要等。3.項目驗收文件項目竣工驗收報告、竣工決算報告等。項目質(zhì)量驗收文件，如單位工程質(zhì)量驗收記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄等。項目技術(shù)總結(jié)、項目后評價報告等。4.其他文件與項目相關(guān)的來往信函、傳真、電子郵件等。項目獲得的榮譽證書、獎勵文件等。三、項目文件的形成與積累（一）職責分工1.項目負責人負責組織、協(xié)調(diào)項目文件的形成與積累工作，確保項目文件的及時、準確和完整。2.項目各參與部門和人員負責本部門工作范圍內(nèi)項目文件的形成與積累，并按規(guī)定及時移交項目負責人。3.公司檔案管理部門負責對項目文件的形成與積累工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）形成要求1.項目文件應使用耐久性強的書寫材料和字跡清晰的圖表，保證文件的長期保存。2.項目文件應按照國家和行業(yè)有關(guān)標準、規(guī)范進行編制，確保文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范。3.項目文件的簽署應齊全、有效，修改后的文件應注明修改日期和修改人。（三）積累要求1.項目各參與部門和人員應建立項目文件積累臺賬，及時記錄文件的形成時間、名稱、數(shù)量等信息。2.項目文件應分類存放，便于查找和整理。對于電子文件，應建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并進行命名規(guī)范。3.項目負責人應定期對項目文件的積累情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)人員整改。四、項目文件的整理（一）整理原則1.遵循項目文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件整理分類：按照項目文件的分類標準，對紙質(zhì)文件進行分類。編號：為每份文件編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)文件的類別、年度、順序號等信息。編目：填寫文件目錄，包括文件編號、文件名稱、日期、責任者、頁數(shù)等內(nèi)容。裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.電子文件整理分類：按照紙質(zhì)文件的分類標準，對電子文件進行分類。命名：電子文件的命名應遵循統(tǒng)一的規(guī)則，體現(xiàn)文件的類別、年度、項目名稱、文件名稱等信息。存儲：電子文件應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。存儲設(shè)備應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。3.聲像文件整理分類：按照項目活動的內(nèi)容，對聲像文件進行分類，如照片、錄音、錄像等。編號：為每份聲像文件編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)文件的類別、年度、順序號等信息。編目：填寫聲像文件目錄，包括文件編號、文件名稱、日期、拍攝（錄制）者、內(nèi)容摘要等內(nèi)容。存儲：聲像文件應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。存儲設(shè)備應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。五、項目文件的歸檔（一）歸檔時間1.項目文件應在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。2.對于項目實施過程中形成的階段性文件，應在每個階段結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)進行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的項目文件應齊全、完整、準確，符合整理要求。2.歸檔的項目文件應一式兩份，一份由公司檔案管理部門保存，一份由項目負責人所在部門保存。3.電子文件應與紙質(zhì)文件同時歸檔，電子文件的格式應符合公司檔案管理部門的要求。4.聲像文件應與紙質(zhì)文件同時歸檔，聲像文件的存儲格式應符合公司檔案管理部門的要求。（三）歸檔流程1.項目負責人對項目文件進行整理、編目后，填寫《項目文件歸檔清單》，并將項目文件及《項目文件歸檔清單》一并提交給公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對提交的項目文件進行審核，審核無誤后，在《項目文件歸檔清單》上簽字確認，并將項目文件存入檔案庫。3.公司檔案管理部門將《項目文件歸檔清單》一份返還給項目負責人所在部門，一份留存歸檔。六、項目文件的保管（一）保管期限1.項目文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的項目文件：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的項目文件，應列為永久保管。長期保管的項目文件：凡是反映公司一般職能活動和重要歷史事件的，對公司有長期利用價值的項目文件，應列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的項目文件：凡是反映公司一般職能活動和一般性歷史事件的，對公司有短期利用價值的項目文件，應列為短期保管，保管期限為[X]年。2.項目文件保管期限的確定，應根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況進行。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保項目文件的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.項目文件應分類存放，排列有序，便于查找和利用。對于電子文件，應建立相應的存儲系統(tǒng)，便于檢索和查詢。4.檔案管理人員應定期對項目文件進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的文件，應及時進行修復或復制。七、項目文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱項目文件，應填寫《項目文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱項目文件，應填寫《項目文件查閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，到公司檔案管理部門查閱。查閱時，應有公司檔案管理人員陪同。3.涉及公司機密的項目文件，查閱時應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密部門批準后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱項目文件時，應愛護文件，不得在文件上涂改、標記、抽換、污損等。2.查閱項目文件時，如需復印或摘錄文件內(nèi)容，應經(jīng)公司檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱項目文件后，應及時將文件歸還公司檔案管理部門，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（三）利用服務1.公司檔案管理部門應積極為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供項目文件的查閱、復印、摘錄等服務，滿足其工作需要。2.對于利用項目文件開展的重要工作，公司檔案管理部門應提供必要的協(xié)助和支持。八、項目文件的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司檔案管理部門應定期對已超過保管期限的項目文件進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由公司檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加，組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對項目文件進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的項目文件，應填寫《項目文件銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，予以銷毀。2.項目文件的銷毀應指定專人負責，在銷毀前應進行登記，注明文件名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.項目文件的銷毀方式應