行政人事檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政人事檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的行政人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工在工作過程中形成的各類相關材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.及時性原則：及時更新和整理檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件等相關證明材料。3.近期免冠一寸照片。（二）入職資料1.應聘登記表，詳細記錄應聘崗位、應聘渠道、期望薪資等信息。2.面試評估表，包含面試過程中對應聘者各項能力的評估意見。3.背景調(diào)查材料，如有需要對員工過往工作經(jīng)歷、學歷等進行背景調(diào)查的相關記錄。4.入職體檢報告。（三）勞動合同勞動合同文本及續(xù)簽、變更、解除等相關記錄。（四）培訓與發(fā)展1.參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓成績等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃材料。（五）績效考核1.各年度、季度、月度績效考核表及結(jié)果反饋記錄。2.績效改進計劃及實施情況記錄。（六）薪酬福利1.工資調(diào)整記錄，包括調(diào)薪原因、調(diào)薪幅度等。2.獎金發(fā)放記錄，如績效獎金、年終獎金等。3.福利享受情況記錄，如社保、公積金繳納情況，各類補貼發(fā)放記錄等。（七）考勤管理1.考勤記錄，包括出勤、遲到、早退、請假、曠工等情況。2.加班申請及加班補貼發(fā)放記錄。（八）獎懲情況1.獲得公司或上級表彰、獎勵的相關文件及證書復印件。2.違反公司規(guī)章制度受到處罰的相關決定及記錄。（九）崗位變動1.崗位調(diào)動申請表、審批表及相關說明。2.晉升、降職記錄及相關文件。（十）離職手續(xù)1.離職申請表、審批表。2.離職面談記錄。3.工作交接清單及完成情況記錄。4.離職證明。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責指導員工填寫應聘登記表等相關入職資料，并收集其身份證、學歷證書等復印件。2.按照檔案內(nèi)容分類，為新員工建立個人行政人事檔案，確保檔案資料的齊全、完整。（二）檔案收集1.人力資源部門各模塊工作人員負責定期收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的員工檔案材料。例如，培訓專員負責收集培訓相關資料，績效專員負責收集績效考核資料等。2.各部門應積極配合人力資源部門，及時將涉及本部門員工的相關材料移交至人力資源部門。如員工的獎懲材料由所在部門提供。3.對于員工個人提交的與工作相關的重要材料，如發(fā)表的專業(yè)文章、獲得的專利等，員工應主動交至人力資源部門歸檔。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案內(nèi)容的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.采用年度類別分類法，即先按年度劃分，再在每個年度內(nèi)按照檔案內(nèi)容的類別進行細分。2.具體類別包括員工基本信息、入職資料、勞動合同、培訓與發(fā)展、績效考核、薪酬福利、考勤管理、獎懲情況、崗位變動、離職手續(xù)等。（三）整理步驟1.對收集到的檔案材料進行甄別，剔除重復、無效的材料。2.按照分類方法，將各類檔案材料進行排序、編號，確保每份材料都有唯一的標識。3.編制檔案目錄，詳細記錄檔案材料的名稱、編號、日期、所在頁碼等信息，以便快速查找。五、檔案保管（一）保管方式1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。2.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的保管方式。對于重要的檔案材料，同時保存紙質(zhì)和電子版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并定期進行檢查和更新。（二）保管期限1.員工行政人事檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和性質(zhì)確定。2.一般情況下，員工基本信息、入職資料、勞動合同等長期保存；培訓與發(fā)展、績效考核、薪酬福利等檔案保存期限為自員工離職或檔案形成之日起[x]年；考勤管理、獎懲情況、崗位變動等檔案保存期限為自相關事件發(fā)生之日起[x]年；離職手續(xù)檔案保存期限為自員工離職之日起[x]年。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，延長保管期限或進行永久性保存。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。2.清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯誤等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，報告內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問題及整改措施等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，對于涉及員工個人隱私、公司機密等敏感信息的查閱申請，需經(jīng)公司分管領導批準。3.一般情況下，查閱檔案應在人力資源部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。（二）查閱范圍1.根據(jù)查閱目的和審批情況，確定查閱人員可查閱的檔案范圍。一般應嚴格限制在與工作相關的必要信息范圍內(nèi)。2.查閱人員應按照審批的查閱內(nèi)容進行查閱，不得擅自翻閱其他無關材料。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司員工檔案的，必須持有單位正式介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.公司內(nèi)部人員因特殊情況需要借閱檔案的，需經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意，并明確借閱期限。借閱期限一般不得超過[x]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人員必須妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時，人力資源部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應責任。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.嚴禁在非工作場所談論檔案內(nèi)容，不得向無關人員透露檔案信息。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等特殊保密措施。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，采取相應的防護措施，如配備滅火器、干燥劑、防蟲藥品等。八、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.建立公司行政人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢和統(tǒng)計分析。2.信息化管理系統(tǒng)應具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責和權(quán)限，設置相應的系統(tǒng)訪問級別，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員負責將紙質(zhì)檔案中的信息準確錄入信息化管理系統(tǒng)，并及時更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或丟失，應及時進行修復和補充。（三）信息查詢與利用1.公司內(nèi)部人員可通過信息化管理系統(tǒng)按照規(guī)定的權(quán)限查詢檔案信息，提高檔案查閱的效率和便捷性。2.利用信息化管理系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對檔案數(shù)據(jù)進行多角度分析，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，分析員工年齡結(jié)構(gòu)、學歷分布、績效情況等。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的檔案，可進行銷毀處理。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、已失去真實性等，需經(jīng)公司相關部門審核批準后進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導簽字同意后，確定檔案銷毀清單。3.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等詳細信息，并由申請部門、人力資源部門和監(jiān)銷部門相關人員簽字確認。4.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，可采用粉碎、焚燒等方式，