裝潢公司合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類裝潢相關(guān)合同，包括但不限于家裝合同、工裝合同、材料采購合同、設(shè)計(jì)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，提供法律支持。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、發(fā)起簽訂流程。2.跟蹤合同的履行情況，及時(shí)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。3.收集、整理與合同相關(guān)的資料，建立合同檔案。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)內(nèi)容。2.根據(jù)合同履行情況進(jìn)行款項(xiàng)收付，并做好財(cái)務(wù)記錄。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。（四）行政管理部門1.負(fù)責(zé)合同用印的審核與管理，確保用印符合規(guī)定。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同的歸檔工作。三、合同簽訂流程（一）合同洽談1.業(yè)務(wù)部門與客戶或合作方就裝潢項(xiàng)目的具體內(nèi)容、要求、價(jià)格、工期等進(jìn)行洽談，達(dá)成初步意向。2.洽談過程中應(yīng)做好記錄，包括洽談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、洽談內(nèi)容等。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、裝潢項(xiàng)目明細(xì)、價(jià)格、付款方式、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起糾紛的條款。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[x]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對審查意見存在爭議，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同協(xié)商解決。3.修改后的合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)內(nèi)容，并在[x]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具審核意見。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見再次對合同文本進(jìn)行修改，確保合同條款符合財(cái)務(wù)要求。（四）合同審批1.經(jīng)法務(wù)和財(cái)務(wù)審核通過的合同文本，提交給公司管理層進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)明確各級審批人員的職責(zé)和審批權(quán)限。2.公司管理層應(yīng)在[x]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。如審批通過，合同進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)；如審批不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同進(jìn)行修改后重新提交審批。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方簽訂合同。簽訂合同時(shí)應(yīng)確保雙方簽字（蓋章）齊全、合同份數(shù)符合要求。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交行政管理部門進(jìn)行用印登記，另一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，同時(shí)自留一份作為業(yè)務(wù)執(zhí)行參考，并建立合同臺賬進(jìn)行記錄。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.履行計(jì)劃應(yīng)提交給相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保各部門之間工作銜接順暢。（二）進(jìn)度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如客戶提出變更要求、施工進(jìn)度延誤、質(zhì)量問題等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方溝通協(xié)商，并采取有效措施加以解決。（三）質(zhì)量控制1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對裝潢項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量控制，確保工程質(zhì)量達(dá)到要求。2.施工過程中應(yīng)加強(qiáng)對施工隊(duì)伍的管理，定期進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.工程竣工后，應(yīng)按照合同約定組織驗(yàn)收，確保驗(yàn)收合格。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行款項(xiàng)收付。付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交付款申請，并提供相關(guān)的合同執(zhí)行情況證明材料。2.財(cái)務(wù)部門在審核付款申請時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行把關(guān)，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。對于不符合付款條件的申請，應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門并說明原因。（五）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議及時(shí)提交給法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門進(jìn)行備案。五、合同變更與終止（一）合同變更1.合同變更應(yīng)遵循協(xié)商一致、書面形式的原則。變更內(nèi)容涉及合同主要條款的，應(yīng)重新簽訂合同或簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2.合同變更的流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)過法務(wù)審查、財(cái)務(wù)審核、管理層審批等環(huán)節(jié)。（二）合同終止1.合同終止的情形包括：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、一方違約導(dǎo)致合同無法履行、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行等。2.合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理相關(guān)的結(jié)算手續(xù)。對于因一方違約導(dǎo)致合同終止的，應(yīng)按照合同約定追究違約方的責(zé)任。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料交行政管理部門進(jìn)行歸檔保存。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和合同約定，加強(qiáng)與對方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同進(jìn)行審查和風(fēng)險(xiǎn)評估，提出防范措施和建議，提高公司合同管理水平。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，并提出初步的處理意見。2.業(yè)務(wù)部門將糾紛情況及處理意見報(bào)告給公司管理層，由公司管理層決定是否啟動糾紛處理程序。3.如需通過法律途徑解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)聘請律師，代表公司參與訴訟或仲裁活動。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門提供相關(guān)證據(jù)材料和信息。4.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、洽談記錄、審批文件、付款憑證、驗(yàn)收報(bào)告、變更協(xié)議、糾紛處理文件等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.行政管理部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)部門提交的合同檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一接收，并進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄，便于檢索和管理。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。（四）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，行政管理部門應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱人員應(yīng)對借閱的合同檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或已無保存價(jià)值的合同檔案，由行政管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.合同檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記記錄。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止泄露公司商業(yè)秘密。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查等方式進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行自查，并將自查情況報(bào)告給公司管理層。公司管理層可根據(jù)需要進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理考核評價(jià)制度，對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核評價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)