公司小禮品管理制度?總則目的為規(guī)范公司小禮品的管理，確保小禮品的合理使用，發(fā)揮其在企業(yè)文化建設(shè)、客戶關(guān)系維護(hù)、員工激勵等方面的積極作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、客戶等相關(guān)人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：小禮品的采購、發(fā)放、使用等活動必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)實際需求和目的，合理確定小禮品的種類、數(shù)量和價值，避免浪費和不必要的開支。3.公正性原則：小禮品的發(fā)放應(yīng)公平、公正，杜絕歧視和偏袒行為。4.記錄與透明原則：對小禮品的管理過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保信息透明，便于監(jiān)督和審計。小禮品的定義與分類定義本制度所稱小禮品，是指公司為實現(xiàn)特定目的，向員工、合作伙伴、客戶等贈送的具有一定紀(jì)念意義或?qū)嵱脙r值的物品。分類1.按用途分類員工福利禮品：用于獎勵員工、慶祝節(jié)日、生日等，增強(qiáng)員工歸屬感和凝聚力?？蛻絷P(guān)系維護(hù)禮品：送給與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，表達(dá)感謝與合作意愿，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。市場推廣禮品：在市場活動、促銷等場合發(fā)放，提升公司品牌知名度和影響力。商務(wù)會議禮品：用于商務(wù)會議、培訓(xùn)等活動，作為對參會人員的紀(jì)念或感謝。2.按價值分類高價值禮品：價值較高，通常用于重要客戶、合作伙伴或重大項目的慶祝等場合。中價值禮品：價值適中，適用于一般性客戶關(guān)系維護(hù)、員工獎勵等。低價值禮品：價值較低，如小紀(jì)念品、宣傳冊等，多用于日常市場推廣、活動簽到等。管理職責(zé)人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司小禮品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.根據(jù)公司年度預(yù)算和實際需求，審核各部門小禮品采購申請。3.組織實施員工福利禮品的發(fā)放工作，確保公平、公正。4.協(xié)助其他部門進(jìn)行客戶關(guān)系維護(hù)禮品、市場推廣禮品等的策劃和發(fā)放。采購部門1.根據(jù)審批后的采購申請，負(fù)責(zé)小禮品的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保小禮品的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭取合理的采購價格和條款。4.負(fù)責(zé)小禮品的驗收、入庫和保管工作。各使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向人力資源部門提交小禮品采購申請，說明用途、數(shù)量、預(yù)算等。2.負(fù)責(zé)本部門所領(lǐng)取小禮品的發(fā)放、使用和管理，并確保使用符合規(guī)定和目的。3.配合人力資源部門和采購部門進(jìn)行小禮品的盤點和清理工作。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核小禮品采購費用的預(yù)算和報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對小禮品管理過程中的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和核算，提供財務(wù)分析和報告。小禮品的采購管理采購申請各部門如需采購小禮品，應(yīng)提前填寫《小禮品采購申請表》，詳細(xì)注明禮品名稱、用途、數(shù)量、預(yù)算、預(yù)計發(fā)放時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至人力資源部門。審批流程人力資源部門收到采購申請后，進(jìn)行初步審核，核實申請的合理性和必要性。對于預(yù)算超過一定金額的采購申請，需提交公司管理層審批。審批通過后，將采購申請轉(zhuǎn)交采購部門。供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找合格的小禮品供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商目錄等。對供應(yīng)商進(jìn)行評估，包括其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價和比價，確定最終的供應(yīng)商。采購合同簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。采購執(zhí)行采購部門按照合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和交貨進(jìn)度，確保小禮品按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。在收到小禮品后，組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，核對禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。小禮品的庫存管理入庫管理采購部門將驗收合格的小禮品辦理入庫手續(xù)，填寫《小禮品入庫單》，詳細(xì)記錄禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。倉庫管理人員根據(jù)入庫單對小禮品進(jìn)行分類存放，建立庫存臺賬。庫存盤點定期對小禮品進(jìn)行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度盤點。盤點結(jié)束后，編制《小禮品庫存盤點報告》，如有盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。庫存保管倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火等條件，確保小禮品的質(zhì)量不受影響。對不同種類、規(guī)格、用途的小禮品應(yīng)分開存放，便于管理和查找。建立庫存安全管理制度，防止小禮品丟失、損壞或被盜。庫存預(yù)警設(shè)定小禮品庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨，以確保小禮品的供應(yīng)。小禮品的發(fā)放管理員工福利禮品發(fā)放1.人力資源部門根據(jù)公司規(guī)定和員工實際情況，制定員工福利禮品發(fā)放方案，明確發(fā)放對象、禮品種類、發(fā)放時間等。2.在規(guī)定時間內(nèi)，組織員工領(lǐng)取福利禮品，員工本人簽字確認(rèn)。對于因特殊原因無法親自領(lǐng)取的員工，可委托他人代領(lǐng)，但需提供授權(quán)委托書。3.對員工福利禮品的發(fā)放情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、禮品名稱、數(shù)量等信息，并存檔備案?？蛻絷P(guān)系維護(hù)禮品發(fā)放1.各部門根據(jù)客戶關(guān)系管理的需要，提出客戶禮品發(fā)放計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至人力資源部門。2.人力資源部門審核發(fā)放計劃的合理性和合規(guī)性，報公司管理層審批。審批通過后，由采購部門按照計劃采購禮品，并將禮品發(fā)放給相關(guān)客戶。3.禮品發(fā)放過程中，應(yīng)填寫《客戶禮品發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄客戶名稱、禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放人等信息。對于重要客戶，可安排專人進(jìn)行禮品送達(dá)，并進(jìn)行回訪，了解客戶對禮品的滿意度。市場推廣禮品發(fā)放1.在市場活動現(xiàn)場，由活動組織人員負(fù)責(zé)小禮品的發(fā)放和管理。制定禮品發(fā)放規(guī)則，確保公平、有序地發(fā)放禮品。2.對領(lǐng)取禮品的人員進(jìn)行登記，要求其填寫個人信息或提供相關(guān)證明，如活動簽到表等。記錄禮品發(fā)放數(shù)量、時間、發(fā)放人等信息。3.根據(jù)市場推廣活動的效果評估，分析禮品發(fā)放對活動參與度、品牌傳播等方面的影響，為后續(xù)活動提供參考。商務(wù)會議禮品發(fā)放1.在商務(wù)會議、培訓(xùn)等活動開始前，將會議禮品放置在指定位置，或在會議結(jié)束時發(fā)放給參會人員。2.告知參會人員禮品的領(lǐng)取方式和注意事項，確保禮品順利發(fā)放。對于重要會議或培訓(xùn)，可在禮品上印上公司標(biāo)志、會議主題等信息，增強(qiáng)宣傳效果。3.會議組織者負(fù)責(zé)統(tǒng)計禮品發(fā)放數(shù)量，并與采購部門核對禮品發(fā)放情況，確保禮品數(shù)量準(zhǔn)確無誤。小禮品的使用規(guī)范用途明確小禮品的使用必須與公司規(guī)定的用途相符，不得挪作他用。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途發(fā)放和使用小禮品，確保禮品發(fā)揮應(yīng)有的作用。適度原則在發(fā)放小禮品時，應(yīng)根據(jù)實際情況把握適度原則，避免過度贈送禮品導(dǎo)致不必要的開支或負(fù)面影響。不得借贈送禮品之名進(jìn)行不正當(dāng)利益輸送或商業(yè)賄賂。記錄與備案對小禮品的發(fā)放和使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時間、用途等信息。相關(guān)記錄應(yīng)妥善保存，以備審計、檢查等需要。廉潔自律公司員工在小禮品管理過程中應(yīng)遵守廉潔自律原則，不得接受供應(yīng)商或其他相關(guān)方的回扣、賄賂或其他不正當(dāng)利益。如有違反，將依法依規(guī)追究責(zé)任。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對小禮品的管理情況進(jìn)行審計，檢查采購流程、庫存管理、發(fā)放記錄等是否合規(guī)，是否存在浪費、濫用等問題。對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。日常監(jiān)督人力資源部門、采購部門等相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對小禮品管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查庫存情況、發(fā)放記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。投訴與舉報設(shè)立小禮品管理投訴舉報渠道，接受公司員工、合作伙伴、客戶等對小禮品管理過程中違規(guī)行為的投訴和舉報。對投訴舉報內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實，如情況屬實，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并及時反饋處理結(jié)果。違規(guī)處理警告與批評對于違反小禮品管理制度的輕微行為，如未按規(guī)定填寫采購申請、發(fā)放記錄不完整等，給予警告或批評教育，并責(zé)令限期整改。經(jīng)濟(jì)處罰對因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人賠償損失。情節(jié)嚴(yán)重的，可根據(jù)公司規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣減績效獎金、工資等。紀(jì)律處分對于嚴(yán)重違反小禮品管理制度，如利用禮品進(jìn)行商業(yè)賄賂、挪