會計(jì)檔案及管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有序存放和方便查閱，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等各類證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的單據(jù)。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱、型號、購置日期、原值、折舊等。5.輔助賬簿，對某些在總賬和明細(xì)賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司一定時(shí)期內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面報(bào)告。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對賬單，銀行出具的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況的報(bào)表。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案交接過程的清單。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀情況的清冊，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、起止年度等。7.會計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)及相關(guān)資料，如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的電子文件，財(cái)務(wù)軟件的備份數(shù)據(jù)等。三、會計(jì)檔案的整理（一）分類會計(jì)檔案按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類。一般先按年度分類，再在年度內(nèi)按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料等類別分別整理。（二）編號對每一類會計(jì)檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，例如會計(jì)憑證可按月份順序編號，會計(jì)賬簿可按科目編號等。（三）裝訂1.會計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂前要檢查憑證的完整性，剔除金屬物等，按編號順序排列，加具封面、封底，在裝訂線封簽處加蓋裝訂人印章。2.會計(jì)賬簿在年終決算后應(yīng)及時(shí)整理裝訂?；铐撡~簿應(yīng)抽出空白頁，加上封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋印章。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按月份、年度分別裝訂，加上封面，注明單位名稱、所屬年度、月份、報(bào)告種類等內(nèi)容，并加蓋單位公章。（四）裝盒將裝訂好的會計(jì)檔案裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年，輔助賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管，會計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)及相關(guān)資料參照上述同類紙質(zhì)檔案保管期限執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計(jì)檔案室，用于存放會計(jì)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，保持適宜的溫度和濕度。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與主存儲地點(diǎn)分開，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，方便查閱。嚴(yán)禁隨意堆放、毀損、散失和泄密。2.對于磁性介質(zhì)存儲的電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。同時(shí)，應(yīng)配備必要的硬件和軟件設(shè)施，以便能夠及時(shí)讀取和處理電子會計(jì)檔案。3.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)熟悉會計(jì)檔案的內(nèi)容和保管要求，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保會計(jì)檔案的安全和完整。五、會計(jì)檔案的查閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部因工作需要查閱會計(jì)檔案的，僅限于與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的人員，如財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員、稅務(wù)人員等。外部單位查閱會計(jì)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.查閱會計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員必須在會計(jì)檔案室查閱會計(jì)檔案，不得將會計(jì)檔案攜帶出檔案室。如因特殊情況需要借出的，必須經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確歸還日期。3.查閱人員對查閱的會計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自拆封、抽取、涂改、污損或銷毀。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將會計(jì)檔案歸還檔案室，并由檔案管理人員進(jìn)行核對和清點(diǎn)。（三）查閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的會計(jì)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供查閱。2.查閱會計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。六、會計(jì)檔案的復(fù)制（一）復(fù)制申請因工作需要復(fù)制會計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）復(fù)制手續(xù)1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的復(fù)制申請，對需要復(fù)制的會計(jì)檔案進(jìn)行核對和登記。2.復(fù)制會計(jì)檔案應(yīng)使用復(fù)印、掃描等合法方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋公司公章或"與原件核對無誤"印章，并注明復(fù)制日期。3.復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)制件及相關(guān)申請表等資料整理歸檔。（三）復(fù)制限制1.未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自將會計(jì)檔案復(fù)制給外部單位或個(gè)人。2.復(fù)制的會計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，不得用于其他非法目的。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由公司檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀審批1.《會計(jì)檔案銷毀清冊》應(yīng)報(bào)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批。2.對于涉及未了事項(xiàng)的原始憑證，如正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計(jì)檔案，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（四）特殊情況處理1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。八、會計(jì)檔案的交接（一）會計(jì)人員交接1.會計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計(jì)工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項(xiàng)。3.會計(jì)人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般會計(jì)人員交接，由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）監(jiān)交；會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）交接，由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交，必要時(shí)主管單位可以派人會同監(jiān)交。（二）交接內(nèi)容1.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人員的監(jiān)督下，按照移交清冊逐項(xiàng)移交會計(jì)檔案。移交清冊應(yīng)包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料等的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.交接雙方應(yīng)對會計(jì)檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對，確保交接的會計(jì)檔案與移交清冊一致。3.交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。移交清冊應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案的整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題