行政財(cái)務(wù)票據(jù)管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政財(cái)務(wù)票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、保管及核銷等行為，確保公司財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及行政財(cái)務(wù)票據(jù)的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等各類票據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則行政財(cái)務(wù)票據(jù)的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確保票據(jù)的取得、使用和管理合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)、可靠，不得虛構(gòu)或隱瞞交易事實(shí)。3.完整性原則票據(jù)的內(nèi)容填寫必須完整、準(zhǔn)確，包括日期、金額、摘要、客戶名稱等關(guān)鍵信息，不得遺漏或涂改。4.及時(shí)性原則及時(shí)處理票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)傳遞和準(zhǔn)確記錄。二、票據(jù)的種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等交易，作為購(gòu)買方抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。2.增值稅普通發(fā)票用于公司與小規(guī)模納稅人、個(gè)人消費(fèi)者之間的交易，以及不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.其他普通發(fā)票根據(jù)業(yè)務(wù)需要開具的其他符合國(guó)家稅務(wù)規(guī)定的普通發(fā)票，如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等。（二）收據(jù)1.內(nèi)部收據(jù)用于公司內(nèi)部各部門之間的往來款項(xiàng)結(jié)算，如員工借款、押金、代收代付款項(xiàng)等。2.外部收據(jù)在特定情況下，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)，可開具給外部單位或個(gè)人的收據(jù)，如收到的非應(yīng)稅款項(xiàng)、退還的押金等。（三）支票1.現(xiàn)金支票用于支取現(xiàn)金，可向公司賬戶開戶行提取現(xiàn)金，主要用于支付公司日常的小額現(xiàn)金支出。2.轉(zhuǎn)賬支票用于同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)、資金調(diào)撥等款項(xiàng)的結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)支付給收款人。（四）匯票1.銀行匯票由出票銀行簽發(fā)，由其在見票時(shí)按照實(shí)際結(jié)算金額無(wú)條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。適用于同城或異地結(jié)算，具有使用靈活、票隨人到、兌現(xiàn)性強(qiáng)等特點(diǎn)。2.商業(yè)匯票由出票人簽發(fā)，委托付款人在指定日期無(wú)條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。按承兌人不同可分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票，適用于企業(yè)之間的延期付款結(jié)算。三、票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)（一）領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《行政財(cái)務(wù)票據(jù)領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需票據(jù)的種類、數(shù)量及預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財(cái)務(wù)部門。（二）審批流程財(cái)務(wù)部門收到《申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)其合理性和必要性。審核通過后，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理票據(jù)領(lǐng)購(gòu)手續(xù)。（三）領(lǐng)購(gòu)方式1.發(fā)票領(lǐng)購(gòu)公司財(cái)務(wù)人員憑稅務(wù)登記證副本、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、IC卡及經(jīng)辦人身份證明等資料，到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳辦理發(fā)票領(lǐng)購(gòu)手續(xù)。領(lǐng)購(gòu)數(shù)量原則上以一個(gè)月的使用量為限，特殊情況需適當(dāng)增加領(lǐng)購(gòu)量的，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.收據(jù)領(lǐng)購(gòu)公司內(nèi)部收據(jù)由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一印制或購(gòu)買，各部門根據(jù)實(shí)際需要定期到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取。3.支票、匯票領(lǐng)購(gòu)財(cái)務(wù)人員持公司預(yù)留銀行印鑒及相關(guān)證件，到開戶銀行辦理支票、匯票的領(lǐng)購(gòu)手續(xù)。領(lǐng)購(gòu)數(shù)量根據(jù)公司資金使用計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求合理確定，每次領(lǐng)購(gòu)數(shù)量一般不超過一個(gè)月的使用量。四、票據(jù)的開具（一）開具要求1.開具票據(jù)時(shí)，必須按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.填寫票據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛開、填開與實(shí)際交易不符的票據(jù)。如涉及貨物或勞務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，應(yīng)與合同或相關(guān)業(yè)務(wù)文件一致。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)準(zhǔn)確填寫購(gòu)貨方的納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息，確保發(fā)票內(nèi)容符合抵扣要求。（二）開具流程1.銷售業(yè)務(wù)發(fā)票開具業(yè)務(wù)部門簽訂銷售合同后，將合同副本交至財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同及實(shí)際發(fā)貨情況，開具銷售發(fā)票。開票人員在開票系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息，經(jīng)審核無(wú)誤后打印發(fā)票，并加蓋印章。發(fā)票開具后，財(cái)務(wù)人員及時(shí)將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給購(gòu)貨方，記賬聯(lián)留存作為記賬憑證。2.收款業(yè)務(wù)收據(jù)開具對(duì)于收到的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)收款情況開具內(nèi)部收據(jù)或外部收據(jù)。收款收據(jù)開具時(shí)，應(yīng)注明收款日期、交款單位（個(gè)人）名稱、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。收款收據(jù)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、收據(jù)聯(lián)和記賬聯(lián)。存根聯(lián)由財(cái)務(wù)部門留存?zhèn)洳椋論?jù)聯(lián)交付款方，記賬聯(lián)作為記賬憑證。3.費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票開具員工辦理費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票。如因特殊原因無(wú)法取得發(fā)票的，需提供其他合規(guī)的報(bào)銷憑證，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意。財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性及與報(bào)銷內(nèi)容的一致性。審核無(wú)誤后，在發(fā)票上加蓋"已報(bào)銷"印章，并辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）作廢與紅沖1.作廢票據(jù)開具的票據(jù)如有錯(cuò)誤，應(yīng)在全部聯(lián)次上注明"作廢"字樣，并妥善保管，不得擅自銷毀。作廢票據(jù)的原因及處理情況應(yīng)在票據(jù)管理臺(tái)賬中詳細(xì)記錄。2.紅沖票據(jù)因銷售退回、折讓等原因需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定辦理。由購(gòu)貨方提供《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方根據(jù)信息表開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與原藍(lán)字發(fā)票一一對(duì)應(yīng)，并在記賬憑證中注明紅沖原因及對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票號(hào)碼。五、票據(jù)的使用（一）專人專管各類行政財(cái)務(wù)票據(jù)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，明確管理人員的職責(zé)和權(quán)限。票據(jù)管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)，熟悉票據(jù)管理規(guī)定和業(yè)務(wù)流程。（二）建立臺(tái)賬財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立行政財(cái)務(wù)票據(jù)管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、結(jié)存等情況。臺(tái)賬內(nèi)容包括票據(jù)種類、號(hào)碼、領(lǐng)購(gòu)日期、開具日期、金額、用途、收款單位（個(gè)人）名稱、作廢情況等信息。通過臺(tái)賬對(duì)票據(jù)進(jìn)行全程跟蹤管理，確保票據(jù)的安全和有效使用。（三）使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用票據(jù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)，不得自行擴(kuò)大票據(jù)的使用范圍。2.票據(jù)必須在規(guī)定的有效期限內(nèi)使用，過期票據(jù)應(yīng)及時(shí)清理并按規(guī)定核銷。3.對(duì)于已開具的票據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求妥善保管，保管期限不得少于規(guī)定年限。六、票據(jù)的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的票據(jù)保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保票據(jù)的安全存放。2.票據(jù)管理人員應(yīng)定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)短缺、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.對(duì)空白票據(jù)和已開具未使用的票據(jù)要分開保管，防止混淆。空白票據(jù)應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜中，妥善保管，防止被盜用或丟失。（二）電子票據(jù)管理對(duì)于電子票據(jù)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。建立電子票據(jù)備份制度，定期對(duì)電子票據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子票據(jù)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置必要的權(quán)限控制，防止電子票據(jù)信息泄露或被篡改。（三）票據(jù)遺失處理1.如發(fā)生票據(jù)遺失，票據(jù)管理人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)于發(fā)票遺失，應(yīng)及時(shí)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)掛失，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。同時(shí)，取得對(duì)方單位出具的證明，并注明發(fā)票號(hào)碼、金額等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后，作為記賬憑證的附件。3.對(duì)于收據(jù)、支票、匯票等其他票據(jù)遺失，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或單位掛失，并登報(bào)聲明作廢。同時(shí)，查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。如因遺失票據(jù)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定要求責(zé)任人進(jìn)行賠償。七、票據(jù)的核銷（一）核銷期限1.發(fā)票核銷公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，定期進(jìn)行發(fā)票核銷。一般情況下，增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的核銷期限為一個(gè)月或一個(gè)季度，具體以當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。2.收據(jù)核銷內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)的核銷期限由公司根據(jù)實(shí)際情況自行確定，但原則上不應(yīng)超過一個(gè)會(huì)計(jì)年度。（二）核銷流程1.發(fā)票核銷財(cái)務(wù)人員在規(guī)定的核銷期限內(nèi)，將已開具發(fā)票的存根聯(lián)及相關(guān)附件整理齊全，填寫《發(fā)票核銷申請(qǐng)表》，注明發(fā)票種類、號(hào)碼、開具日期、金額、領(lǐng)購(gòu)數(shù)量、使用數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等信息。將《申請(qǐng)表》及相關(guān)資料提交至主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳，辦理發(fā)票核銷手續(xù)。稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，在發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿上進(jìn)行核銷記錄。財(cái)務(wù)人員將稅務(wù)機(jī)關(guān)核銷后的資料留存歸檔，作為會(huì)計(jì)檔案保管。2.收據(jù)核銷各部門定期將已使用的收據(jù)存根聯(lián)交回財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員核對(duì)收據(jù)的使用情況，檢查收據(jù)號(hào)碼是否連續(xù)、填寫內(nèi)容是否完整、印章是否齊全等。財(cái)務(wù)人員根據(jù)收據(jù)的使用情況，編制《收據(jù)核銷清單》，注明收據(jù)種類、號(hào)碼、開具日期、金額、收款單位（個(gè)人）名稱等信息，并與票據(jù)管理臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，在《收據(jù)核銷清單》上簽字確認(rèn)，并將收據(jù)存根聯(lián)裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案妥善保管。（三）核銷差異處理在票據(jù)核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)實(shí)際使用情況與臺(tái)賬記錄存在差異，應(yīng)及時(shí)查明原因。屬于正常差異的，如開票金額與實(shí)際收款金額不符等，應(yīng)在票據(jù)管理臺(tái)賬中注明差異原因及處理情況；屬于異常差異的，如票據(jù)丟失、被盜用等，應(yīng)按照本制度中票據(jù)遺失處理的規(guī)定進(jìn)行處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)行政財(cái)務(wù)票據(jù)的管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，票據(jù)管理臺(tái)賬是否準(zhǔn)確、完整等。2.審計(jì)部門不定期對(duì)票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)政部門等相關(guān)外部監(jiān)管部門的檢查和監(jiān)督，如實(shí)提供有關(guān)票據(jù)管理的資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)管部門提出的問題和整改要求，公司應(yīng)積極配合，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門。九、罰則（一）對(duì)違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對(duì)于未按規(guī)定領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、保管及核銷票據(jù)的行為，責(zé)令限期改正，并予以警告。