超市供貨渠道管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范超市供貨渠道管理，確保商品供應的穩(wěn)定性、質(zhì)量安全性和成本合理性，滿足超市日常運營及顧客需求，提升超市整體競爭力。2.適用范圍本制度適用于超市所有商品的供貨渠道管理，包括但不限于生鮮食品、日用品、服裝、家電等各類商品的供應商選擇、采購合同簽訂、供貨過程監(jiān)控、供應商評估與調(diào)整等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保供貨渠道合法合規(guī)。質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量商品的供應商，保障消費者權(quán)益。公平公正原則：在供應商選擇、合作過程中秉持公平公正態(tài)度，維護超市與供應商雙方的合法權(quán)益。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同發(fā)展。二、供應商選擇與準入1.供應商信息收集市場調(diào)研：采購部門定期對市場進行調(diào)研，收集潛在供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。行業(yè)推薦：通過行業(yè)協(xié)會、商會、同行交流等渠道獲取優(yōu)質(zhì)供應商推薦名單。網(wǎng)絡搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專業(yè)采購平臺等工具查找相關(guān)供應商信息。2.供應商篩選初步篩選：根據(jù)收集到的供應商信息，采購部門對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商，如經(jīng)營資質(zhì)不全、信譽不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等。實地考察：對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、倉儲物流能力、環(huán)保措施等情況，實地考察可由采購部門、質(zhì)量控制部門、運營部門等相關(guān)人員共同參與。樣品評估：要求供應商提供樣品進行質(zhì)量評估，評估內(nèi)容包括外觀、性能、口感、安全性等方面，必要時可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢測。3.供應商準入審批資料提交：經(jīng)篩選合格的供應商需提交以下資料：營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構(gòu)代碼證副本復印件（已完成三證合一的提供營業(yè)執(zhí)照副本復印件）、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、產(chǎn)品認證證書、生產(chǎn)許可證、銷售業(yè)績證明、售后服務承諾等。審批流程：采購部門將供應商提交的資料進行整理后，提交至供應商評估小組進行審批。評估小組由采購部門負責人、質(zhì)量控制部門負責人、運營部門負責人、財務部門負責人等組成，根據(jù)供應商的綜合情況進行打分評估，總分達到[x]分及以上的供應商方可通過準入審批。準入通知：經(jīng)審批通過的供應商，由采購部門向其發(fā)出準入通知，明確告知其已成為超市正式供應商，并要求其按照超市要求簽訂采購合同及相關(guān)協(xié)議。三、采購合同簽訂1.合同條款制定采購部門負責根據(jù)超市需求及與供應商協(xié)商結(jié)果，制定采購合同條款，合同條款應明確雙方的權(quán)利義務、商品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等內(nèi)容。質(zhì)量標準條款應明確商品的質(zhì)量要求、驗收標準及方法，引用相關(guān)國家標準、行業(yè)標準或雙方另行約定的質(zhì)量標準。價格條款應明確商品的單價、總價及價格調(diào)整方式，價格調(diào)整應根據(jù)市場行情、原材料價格波動等因素進行合理約定。交貨條款應明確交貨時間、交貨地點、運輸方式及運輸費用承擔等內(nèi)容，確保商品能夠按時、準確送達超市指定地點。付款條款應明確付款方式、付款周期及逾期付款的違約責任等內(nèi)容，付款方式可根據(jù)實際情況選擇月結(jié)、貨到付款、分批付款等方式。售后服務條款應明確供應商的售后服務內(nèi)容、響應時間、維修期限、退換貨政策等內(nèi)容，確保消費者在購買商品后能夠得到及時、有效的售后服務。2.合同審核采購合同初稿制定完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性及風險防范措施等內(nèi)容，對合同中存在的法律風險提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)法務部門的審核意見對合同進行修改完善后，提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核合同的付款條款、價格條款、結(jié)算方式等內(nèi)容，確保合同符合超市財務管理制度要求，避免財務風險。經(jīng)法務部門和財務部門審核通過的采購合同，由采購部門提交至超市管理層進行審批。管理層根據(jù)超市整體經(jīng)營戰(zhàn)略、采購預算、供應商情況等因素對合同進行審批，審批通過后方可簽訂合同。3.合同簽訂采購合同經(jīng)超市管理層審批通過后，由采購部門與供應商簽訂書面合同。合同簽訂應使用超市統(tǒng)一制定的合同文本，并加蓋超市合同專用章及供應商公章或合同專用章。合同簽訂過程中，應確保雙方簽字蓋章齊全、合同條款清晰明確、內(nèi)容完整準確。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如質(zhì)量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。四、供貨過程監(jiān)控1.訂單管理采購部門根據(jù)超市銷售情況、庫存狀況及商品補貨計劃，定期向供應商下達采購訂單。訂單內(nèi)容應明確商品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應商準確理解超市需求。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，了解商品生產(chǎn)進度、運輸安排等信息，確保訂單能夠按時、準確執(zhí)行。如因市場需求變化、超市促銷活動等原因需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂訂單變更協(xié)議，明確變更內(nèi)容及雙方責任。2.質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量控制部門負責對供應商供貨質(zhì)量進行全程監(jiān)控。在商品到貨前，質(zhì)量控制部門應根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標準，制定驗收方案，明確驗收流程、驗收方法及驗收人員職責。商品到貨時，驗收人員應按照驗收方案對商品進行嚴格驗收，檢查商品的外觀、包裝、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件等是否符合要求。對于需要進行抽檢或全檢的商品，應按照規(guī)定的比例和方法進行檢驗，確保商品質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)商品質(zhì)量不合格，驗收人員應及時填寫質(zhì)量檢驗報告，詳細記錄不合格商品的信息、檢驗結(jié)果及處理建議。質(zhì)量控制部門應立即通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保超市利益不受損失。質(zhì)量控制部門應定期對供應商供貨質(zhì)量進行統(tǒng)計分析，評估供應商質(zhì)量穩(wěn)定性。對于質(zhì)量問題頻發(fā)的供應商，應及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施，督促供應商改進質(zhì)量。3.交貨期監(jiān)控倉儲物流部門負責對供應商交貨期進行監(jiān)控。在商品預計到貨日期前，倉儲物流部門應及時與供應商聯(lián)系，確認商品發(fā)貨情況及預計到達時間，確保商品能夠按時到貨。如發(fā)現(xiàn)供應商未能按時交貨，倉儲物流部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通協(xié)商，了解延遲交貨原因，并要求供應商給出明確的交貨時間承諾。對于因供應商延遲交貨導致超市缺貨、影響銷售等情況，采購部門應根據(jù)合同約定追究供應商的違約責任，要求供應商承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。同時，采購部門應及時調(diào)整采購計劃，采取緊急補貨等措施，盡量減少對超市經(jīng)營的影響。4.價格監(jiān)控財務部門負責對供應商供貨價格進行監(jiān)控。財務部門定期收集市場同類商品價格信息，與供應商供貨價格進行對比分析，評估供應商價格合理性。如發(fā)現(xiàn)供應商供貨價格高于市場同類商品價格，財務部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商降價事宜，要求供應商調(diào)整價格，確保超市采購成本合理。對于供應商價格調(diào)整情況，采購部門應及時與財務部門溝通，確保財務核算準確無誤。同時，采購部門應定期對采購價格進行統(tǒng)計分析，評估采購成本控制效果，為超市采購決策提供參考依據(jù)。五、供應商評估與調(diào)整1.評估周期超市定期對供應商進行評估，評估周期為每[x]月/季度/半年/年進行一次，具體評估周期根據(jù)超市實際情況確定。2.評估指標質(zhì)量指標：主要評估供應商供貨商品的質(zhì)量穩(wěn)定性、合格率、退貨率等指標，質(zhì)量指標權(quán)重為[x]%。交貨期指標：主要評估供應商按時交貨率、交貨延遲次數(shù)等指標，交貨期指標權(quán)重為[x]%。價格指標：主要評估供應商供貨價格的合理性、價格調(diào)整情況等指標，價格指標權(quán)重為[x]%。服務指標：主要評估供應商的售后服務質(zhì)量、響應速度、合作配合度等指標，服務指標權(quán)重為[x]%。其他指標：根據(jù)超市實際情況，可增加供應商的創(chuàng)新能力、環(huán)保表現(xiàn)、社會責任等指標，其他指標權(quán)重為[x]%。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：采購部門、質(zhì)量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等相關(guān)部門定期收集供應商的各項數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、價格清單、售后服務記錄等，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，計算各項評估指標得分。問卷調(diào)查：采購部門定期向超市內(nèi)部相關(guān)部門及員工發(fā)放供應商評估調(diào)查問卷，了解供應商在供貨過程中的表現(xiàn)及存在的問題，問卷結(jié)果作為供應商評估的參考依據(jù)?，F(xiàn)場考察：定期對供應商進行現(xiàn)場考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、倉儲物流能力、環(huán)保措施等情況，現(xiàn)場考察結(jié)果作為供應商評估的重要依據(jù)。綜合評估：根據(jù)各項評估指標得分及權(quán)重，計算供應商綜合評估得分。綜合評估得分=質(zhì)量指標得分×質(zhì)量指標權(quán)重+交貨期指標得分×交貨期指標權(quán)重+價格指標得分×價格指標權(quán)重+服務指標得分×服務指標權(quán)重+其他指標得分×其他指標權(quán)重。4.評估結(jié)果應用優(yōu)秀供應商：綜合評估得分在[x]分及以上的供應商為優(yōu)秀供應商，超市將給予一定的獎勵政策，如增加采購量、延長付款周期、提供優(yōu)先合作機會等，同時與優(yōu)秀供應商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同開展市場推廣、產(chǎn)品研發(fā)等活動。良好供應商：綜合評估得分在[x][x]分之間的供應商為良好供應商，超市將繼續(xù)保持與該供應商的合作關(guān)系，并要求其不斷改進提升，爭取成為優(yōu)秀供應商。合格供應商：綜合評估得分在[x][x]分之間的供應商為合格供應商，超市將對其進行重點關(guān)注，加強溝通與監(jiān)督，要求其針對存在的問題進行整改，如整改后仍不符合要求，將采取相應的措施。不合格供應商：綜合評估得分在[x]分以下的供應商為不合格供應商，超市將暫停與該供應商的合作關(guān)系，要求其限期整改。如整改后仍未達到要求，將取消其供應商資格，并將相關(guān)情況通報給行業(yè)協(xié)會、同行企業(yè)等，避免其他企業(yè)與該供應商合作。5.供應商調(diào)整根據(jù)供應商評估結(jié)果及超市經(jīng)營發(fā)展需要，適時對供應商進行調(diào)整。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可增加其采購份額，擴大合作范圍；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時減少采購量，直至取消合作。在供應商調(diào)整過程中，采購部門應提前與相關(guān)供應商溝通協(xié)商，做好交接工作，確保超市商品供應不受影響。同時，采購部門應及時尋找新的合格供應商，建立備用供貨渠道，降低供應風險。六、庫存管理與補貨1.庫存監(jiān)控倉儲物流部門負責對超市庫存進行實時監(jiān)控，定期盤點庫存商品，掌握庫存數(shù)量、庫存位置、庫存周轉(zhuǎn)率等信息。根據(jù)庫存監(jiān)控情況，倉儲物流部門制定庫存預警機制，設定庫存上限和下限。當庫存數(shù)量低于下限或高于上限時，及時發(fā)出預警信息，通知采購部門進行補貨或調(diào)整采購計劃。2.補貨計劃制定采購部門根據(jù)庫存預警信息、銷售預測及商品補貨周期，制定補貨計劃。補貨計劃應明確商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、補貨時間等信息，確保及時準確補貨。在制定補貨計劃時，采購部門應充分考慮供應商的生產(chǎn)能力、交貨期、運輸時間等因素，合理安排補貨數(shù)量和時間，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象發(fā)生。3.補貨執(zhí)行采購部門根據(jù)補貨計劃向供應商下達補貨訂單，供應商應按照訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨。倉儲物流部門在商品到貨前，做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨設備等。商品到貨時，嚴格按照驗收流程進行驗收，確保商品質(zhì)量和數(shù)量準確無誤。驗收合格的商品及時辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的庫存管理方法進行存放，確保庫存商品擺放整齊、便于管理。同時，更新庫存系統(tǒng)信息，確保庫存數(shù)據(jù)準確反映實際庫存情況。七、信息溝通與協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通建立超市內(nèi)部供貨渠道管理溝通協(xié)調(diào)機制，明確采購部門、質(zhì)量控制部門、倉儲物流部門、財務部門等相關(guān)部門在供貨渠道管理中的職責和權(quán)限，加強各部門之間的信息共享和協(xié)同工作。采購部門定期組織召開供貨渠道管理協(xié)調(diào)會議，向各部門通報供應商評估情況、采購訂單執(zhí)行情況、庫存狀況等信息，協(xié)調(diào)解決供貨過程中存在的問題。各部門在工作中發(fā)現(xiàn)問題或需要其他部門配合時，應及時通過內(nèi)部溝通平臺或直接聯(lián)系相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到及時解決，工作順利開展。2.與供應商溝通采購部門負責與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋超市銷售情況、庫存狀況、商品質(zhì)量反饋等信息，以便供應商及時調(diào)整生產(chǎn)和供應計劃。在商品采購過程中，采購部門與供應商就商品規(guī)格、價格、交貨時間等問題進行充分溝通協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。對于供應商在供貨過程中出現(xiàn)的問題，采購部門及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題，并跟蹤問題解決進度。同時，定期對供應商的溝通配合情況進行評估，作為供應商評估的重要依據(jù)。3.信息系統(tǒng)建設建立超市供貨渠道管理信息系