發(fā)快遞管理制度?總則目的為規(guī)范公司快遞收發(fā)管理，確?？爝f收發(fā)工作高效、準確、安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。職責1.行政部門負責快遞收發(fā)的日常管理工作，包括快遞的接收、登記、分發(fā)、保管等。定期盤點庫存快遞用品，如快遞單、信封、包裝盒等，及時補充不足。聯(lián)系快遞公司，簽訂快遞服務合同，確?？爝f服務質量和價格合理。負責處理快遞收發(fā)過程中的異常情況，如快遞丟失、損壞等。2.各部門負責本部門快遞的寄發(fā)和接收工作，指定專人負責與行政部門對接。提前填寫快遞寄發(fā)申請表，詳細注明收件人信息、寄件物品、寄件原因等，經(jīng)部門負責人審核簽字后交行政部門。負責對本部門接收的快遞進行及時領取和處理，確保重要文件和物品不延誤。3.員工遵守公司快遞收發(fā)管理制度，配合行政部門和所在部門做好快遞相關工作。按照規(guī)定填寫快遞寄發(fā)申請表或接收快遞登記表，提供準確的信息。妥善保管個人快遞物品，如有異常及時與行政部門溝通。快遞寄發(fā)管理寄發(fā)流程1.申請員工如需寄發(fā)快遞，應提前填寫《快遞寄發(fā)申請表》，詳細填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件物品名稱、數(shù)量、重量、寄件原因等信息。將申請表交所在部門負責人審核簽字，確保寄件內容真實、合理、合規(guī)。2.審批部門負責人審核通過后，申請表交行政部門。行政部門根據(jù)公司快遞費用預算和實際情況進行審批，對于超出預算或特殊情況的寄件申請，報上級領導審批。3.交件員工將審批通過的申請表和寄件物品一并交至行政部門。行政部門工作人員對寄件物品進行檢查，確保包裝完好、物品無違禁品，并按照快遞類別進行分類整理。4.寄件行政部門根據(jù)快遞物品的重量、體積、目的地等因素，選擇合適的快遞公司，并填寫快遞單。將快遞單粘貼在包裹上，確保信息清晰準確，然后交快遞公司寄發(fā)。行政部門留存快遞寄發(fā)申請表和快遞單存根聯(lián)，以便查詢和統(tǒng)計。寄發(fā)標準1.快遞選擇行政部門應根據(jù)寄件物品的性質、重量、體積、時效要求等因素，綜合考慮快遞公司的服務質量、價格、信譽等，選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議、服務質量好、價格合理的快遞公司。2.包裝要求員工寄發(fā)的物品應進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。易碎物品應使用專門的防震材料進行包裝，如泡沫、氣墊等；液體物品應密封包裝，防止?jié)B漏。快遞包裝上應清晰標注收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。3.費用標準公司制定快遞費用標準，行政部門應嚴格按照標準執(zhí)行。對于超出標準的快遞寄發(fā)申請，應說明原因并經(jīng)上級領導審批同意后方可寄發(fā)。行政部門定期統(tǒng)計快遞費用支出情況，分析費用合理性，如有異常及時向領導匯報并采取措施進行調整?？爝f接收管理接收流程1.簽收快遞公司將快遞送達公司后，行政部門快遞收發(fā)人員應及時進行簽收，檢查快遞外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應立即與快遞公司聯(lián)系并拍照記錄。核對快遞單上的收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息與公司收件信息是否一致，確認無誤后簽收。2.登記行政部門快遞收發(fā)人員在簽收快遞后，應及時在《快遞接收登記表》上進行登記，詳細記錄快遞單號、寄件人姓名、寄件地址、收件部門、收件人姓名、快遞物品名稱、數(shù)量、重量、簽收時間等信息。3.分發(fā)根據(jù)快遞單上的收件部門信息，行政部門快遞收發(fā)人員及時將快遞分發(fā)給相應部門的指定收件人，并在《快遞接收登記表》上注明分發(fā)時間和收件人簽收情況。4.領取各部門指定收件人應及時到行政部門領取本部門的快遞，領取時需在《快遞接收登記表》上簽字確認。對于重要文件或緊急物品，行政部門應及時通知收件人領取，并提醒其妥善保管。異常處理1.快遞丟失或損壞如發(fā)現(xiàn)快遞丟失或損壞，行政部門應立即與快遞公司聯(lián)系，要求其查明原因并承擔相應責任。同時，行政部門應及時通知寄件人，并協(xié)助寄件人采取補救措施，如補發(fā)快遞、協(xié)商賠償?shù)取Ｐ姓块T應將快遞丟失或損壞的情況詳細記錄在案，分析原因，總結經(jīng)驗教訓，采取措施避免類似情況再次發(fā)生。2.收件信息錯誤如發(fā)現(xiàn)快遞收件信息錯誤，行政部門應及時與快遞公司聯(lián)系，要求其更正收件信息。同時，行政部門應通知寄件人，說明情況并協(xié)商解決方案。對于因收件信息錯誤導致的快遞延誤、退回等問題，行政部門應協(xié)助寄件人進行處理，盡量減少損失?？爝f用品管理采購與庫存管理1.采購行政部門根據(jù)公司快遞收發(fā)業(yè)務量和庫存情況，定期采購快遞用品，如快遞單、信封、包裝盒、膠帶、標簽等。采購時應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保快遞用品符合公司使用要求。行政部門應建立快遞用品采購臺賬，記錄采購日期、供應商名稱、采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。2.庫存管理行政部門應設立專門的快遞用品倉庫，對采購的快遞用品進行分類存放，確保庫存物品擺放整齊、便于查找。定期盤點庫存快遞用品，核對實際庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致，如有差異應及時查明原因并進行調整。對于庫存不足的快遞用品，行政部門應及時采購補充，確?？爝f收發(fā)工作正常進行。使用與核銷1.使用員工使用快遞用品時，應到行政部門領取，并在《快遞用品領用登記表》上簽字確認。行政部門應按照規(guī)定的標準發(fā)放快遞用品，避免浪費。員工應妥善使用快遞用品，不得隨意丟棄或挪作他用。2.核銷行政部門定期對快遞用品的使用情況進行核銷，核對領用數(shù)量與實際使用數(shù)量是否一致。對于因業(yè)務調整、快遞量減少等原因導致快遞用品剩余較多的情況，行政部門應及時收回并妥善保管。行政部門應根據(jù)快遞用品的核銷情況，定期更新庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤?？爝f費用結算與報銷費用結算1.月結方式行政部門與快遞公司簽訂月結協(xié)議，每月定期結算快遞費用?？爝f公司應在每月規(guī)定的時間內將上月快遞費用明細清單提供給行政部門，行政部門核對無誤后簽字確認。行政部門根據(jù)快遞費用明細清單，編制快遞費用結算表，報財務部門審核。財務部門審核通過后，按照月結協(xié)議的約定支付快遞費用。2.現(xiàn)結方式對于個別金額較小或臨時寄發(fā)的快遞，可采用現(xiàn)結方式。員工寄發(fā)快遞時，應按照快遞公司的收費標準支付快遞費用，并取得相應的發(fā)票。員工將發(fā)票交至行政部門，行政部門審核發(fā)票無誤后，按照公司費用報銷流程進行報銷。費用報銷1.報銷流程員工寄發(fā)快遞后，應按照公司費用報銷流程填寫費用報銷單，將快遞發(fā)票粘貼在報銷單后面，并注明寄件物品、寄件原因、收件人等信息。將費用報銷單交所在部門負責人審核簽字。部門負責人審核通過后，將報銷單交行政部門復核。行政部門復核報銷單的真實性、合理性、合規(guī)性，確認無誤后簽字。報銷單經(jīng)行政部門復核后，交財務部門審核報銷。財務部門審核通過后，按照公司財務制度進行報銷支付。2.報銷標準公司制定快遞費用報銷標準，員工應嚴格按照標準進行報銷。對于超出報銷標準的快遞費用，應說明原因并經(jīng)上級領導審批同意后方可報銷。財務部門定期對快遞費用報銷情況進行統(tǒng)計分析，如有異常及時向領導匯報并采取措施進行調整。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期檢查行政部門定期對公司快遞收發(fā)管理情況進行檢查，包括快遞寄發(fā)申請表填寫是否規(guī)范、快遞包裝是否符合要求、快遞費用支出是否合理等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門和員工進行整改。2.財務部門審核監(jiān)督財務部門對快遞費用報銷進行審核監(jiān)督，檢查報銷憑證是否真實、合規(guī)，報銷金額是否符合公司標準。對發(fā)現(xiàn)的報銷問題，及時與行政部門和相關員工溝通，要求其提供合理的解釋和補充資料，確保報銷費用的準確性和合法性?？己嗽u價1.考核指標快遞收發(fā)及時率：考核快遞寄發(fā)和接收是否按時完成，計算公式為：快遞收發(fā)及時率=按時完成的快遞數(shù)量/應完成的快遞數(shù)量×100%?？爝f費用控制率：考核快遞費用是否控制在預算范圍內，計算公式為：快遞費用控制率=實際快遞費用支出/預算快遞費用支出×100%?？爝f服務質量滿意度：通過員工滿意度調查等方式，考核員工對快遞服務質量的評價，包括快遞速度、包裝完整性、服務態(tài)度等方面。2.考核周期對各部門和員工的快遞收發(fā)管理工作考核周期為季度。行政部門在每季度末對各部門和員工的考核指標完成情況進行統(tǒng)計和評價，形成考核報告。3.考核結果應用將考核結果與部門和員工的績效掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和