采購(gòu)合同、付款及發(fā)票管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購(gòu)合同的簽訂、履行、付款及發(fā)票管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合法合規(guī)原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同義務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損害。流程規(guī)范原則：明確采購(gòu)合同、付款及發(fā)票管理的流程和職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

二、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂流程采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門。供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定入圍供應(yīng)商名單。合同起草：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見后，起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：采購(gòu)合同起草完成后，由采購(gòu)部門提交至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的付款條款、發(fā)票條款等，確保公司財(cái)務(wù)利益。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，采購(gòu)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)保管，并及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。2.合同履行管理供應(yīng)商通知：采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)通知供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，明確交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門應(yīng)定期跟蹤供應(yīng)商的合同履行進(jìn)度，及時(shí)了解貨物生產(chǎn)、運(yùn)輸、交付等情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或可能影響合同履行的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。驗(yàn)收管理：采購(gòu)物品或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，確保符合合同要求。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。變更管理：在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同檔案管理合同歸檔：采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件、合同副本、采購(gòu)申請(qǐng)單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。檔案保管：合同檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案資料。

三、付款管理1.付款申請(qǐng)流程發(fā)票審核：采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開具發(fā)票。收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購(gòu)部門應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與合同約定是否一致，包括發(fā)票抬頭、稅號(hào)、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等。核對(duì)無誤后，在發(fā)票上加蓋"發(fā)票已收"章，并填寫發(fā)票審核記錄表。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款理由、付款方式等信息，并附上發(fā)票復(fù)印件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、有效性，合同的履行情況，付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合公司規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求采購(gòu)部門進(jìn)行整改。財(cái)務(wù)審核通過后，在付款申請(qǐng)單上簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)審批：付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、合同履行情況等因素進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在付款申請(qǐng)單上簽署意見。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，安排資金進(jìn)行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等，具體付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司實(shí)際情況確定。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋給采購(gòu)部門。2.預(yù)付款管理預(yù)付款申請(qǐng)：如合同約定需要支付預(yù)付款的，采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例和金額，填寫預(yù)付款申請(qǐng)單。預(yù)付款申請(qǐng)單應(yīng)注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、預(yù)付款金額、預(yù)付款理由、付款方式等信息，并附上合同復(fù)印件。預(yù)付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門。預(yù)付款審核：財(cái)務(wù)部門收到預(yù)付款申請(qǐng)單后，對(duì)預(yù)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核合同是否明確約定預(yù)付款條款，預(yù)付款金額是否合理，供應(yīng)商的信譽(yù)和資質(zhì)等。如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求采購(gòu)部門進(jìn)行整改。財(cái)務(wù)審核通過后，在預(yù)付款申請(qǐng)單上簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)審批：預(yù)付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、合同風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在預(yù)付款申請(qǐng)單上簽署意見。預(yù)付款支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，安排資金支付預(yù)付款。預(yù)付款支付后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的合同履行情況，確保預(yù)付款的安全和有效使用。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或可能影響預(yù)付款安全的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。3.分期付款管理分期付款計(jì)劃制定：如合同約定需要分期付款的，采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的付款期限和金額，制定分期付款計(jì)劃。分期付款計(jì)劃應(yīng)明確每期付款的時(shí)間、金額、付款條件等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門備案。分期付款申請(qǐng)：每期付款前，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)分期付款計(jì)劃，填寫分期付款申請(qǐng)單。分期付款申請(qǐng)單應(yīng)注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款理由、付款方式等信息，并附上發(fā)票復(fù)印件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。分期付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門。分期付款審核：財(cái)務(wù)部門收到分期付款申請(qǐng)單后，對(duì)分期付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核合同的履行情況，發(fā)票的真實(shí)性、有效性，付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合公司規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求采購(gòu)部門進(jìn)行整改。財(cái)務(wù)審核通過后，在分期付款申請(qǐng)單上簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)審批：分期付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、合同履行情況等因素進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在分期付款申請(qǐng)單上簽署意見。分期付款支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，安排資金進(jìn)行分期付款。分期付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋給采購(gòu)部門。

四、發(fā)票管理1.發(fā)票開具管理供應(yīng)商要求：采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)合同中明確要求供應(yīng)商按照國(guó)家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際交易相符。發(fā)票開具時(shí)間：供應(yīng)商應(yīng)在收到貨款后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)開具發(fā)票。如合同約定了具體的開票時(shí)間，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。發(fā)票類型：根據(jù)采購(gòu)物品或服務(wù)的性質(zhì)和稅務(wù)規(guī)定，確定發(fā)票類型。一般情況下，采購(gòu)貨物應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票；采購(gòu)服務(wù)應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票、營(yíng)業(yè)稅發(fā)票等。發(fā)票信息核對(duì)：采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票信息與合同約定是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行更正。2.發(fā)票認(rèn)證管理增值稅專用發(fā)票認(rèn)證：財(cái)務(wù)部門收到增值稅專用發(fā)票后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。增值稅專用發(fā)票認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起[X]天內(nèi)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)等方式進(jìn)行認(rèn)證，確保發(fā)票認(rèn)證的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。發(fā)票認(rèn)證結(jié)果處理：如發(fā)票認(rèn)證通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將認(rèn)證結(jié)果記錄在案，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。如發(fā)票認(rèn)證不通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)，要求供應(yīng)商重新開具發(fā)票或提供相關(guān)證明材料，確保公司能夠正常抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。3.發(fā)票保管管理發(fā)票存放：財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，負(fù)責(zé)發(fā)票的存放和保管。發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。發(fā)票裝訂：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將已入賬的發(fā)票按照月份、類別等進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并妥善保管。發(fā)票裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和管理。發(fā)票銷毀：發(fā)票保管期限屆滿后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)發(fā)票進(jìn)行銷毀。發(fā)票銷毀應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀清單，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。

五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同、付款及發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合公司規(guī)定和流程，合同履行是否正常，付款是否合規(guī)，發(fā)票管理是否規(guī)范等。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.績(jī)效考核公司應(yīng)建立采購(gòu)合同、付款及發(fā)票管理的績(jī)效考核制度，對(duì)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)