辦公用品管理制度37179?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義辦公用品是指公司在日常辦公過程中使用的各類文具、辦公設(shè)備、耗材等物品，具體包括但不限于筆、紙、文件夾、打印機(jī)墨盒、硒鼓等。

二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)辦公用品管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的需求情況，編制辦公用品采購計(jì)劃。負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的申報(bào)，并配合行政部門做好相關(guān)工作。合理使用辦公用品，節(jié)約資源，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。定期對(duì)本部門辦公用品的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

三、辦公用品采購管理1.采購計(jì)劃制定行政部門每月末向各部門收集辦公用品需求信息，根據(jù)各部門的使用情況、人員變動(dòng)等因素，結(jié)合庫存情況，編制下月度辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購渠道選擇行政部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行辦公用品采購。優(yōu)先選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商，以確保供貨的及時(shí)性和穩(wěn)定性。3.采購流程采購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購人員按照采購計(jì)劃進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保辦公用品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.驗(yàn)收與入庫辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否相符。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)驗(yàn)收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。

四、辦公用品庫存管理1.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)辦公用品的實(shí)際數(shù)量與庫存賬目是否相符，發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.庫存保管行政部門應(yīng)設(shè)置專門的辦公用品倉庫，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，確保辦公用品的安全和完好。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，避免辦公用品受潮、發(fā)霉、損壞等情況。對(duì)貴重辦公用品和易損辦公用品應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.庫存限額管理行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定合理的庫存限額。當(dāng)庫存低于庫存限額時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)采購程序，補(bǔ)充庫存。對(duì)長(zhǎng)期積壓的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，可采取降價(jià)銷售、捐贈(zèng)等方式處理，避免資源浪費(fèi)。

五、辦公用品發(fā)放管理1.發(fā)放原則辦公用品應(yīng)按需發(fā)放，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、訂書機(jī)等，應(yīng)在損壞或丟失后以舊換新。2.發(fā)放流程各部門員工因工作需要領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。員工持辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取辦公用品，倉庫管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。

六、辦公用品使用管理1.節(jié)約使用全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。提倡雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)可重復(fù)使用的辦公用品，如筆、筆記本等，應(yīng)妥善保管，盡量延長(zhǎng)使用壽命。2.規(guī)范使用員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公用品，避免因操作不當(dāng)造成損壞。對(duì)貴重辦公用品和專用設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。3.禁止私用嚴(yán)禁員工將公司辦公用品用于個(gè)人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

七、辦公用品費(fèi)用管理1.預(yù)算管理公司應(yīng)將辦公用品費(fèi)用納入年度預(yù)算管理，行政部門應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算編制辦公用品費(fèi)用月度預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算控制辦公用品費(fèi)用支出。2.費(fèi)用報(bào)銷辦公用品采購費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供采購發(fā)票、采購合同、入庫單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，如涉及費(fèi)用分?jǐn)偟?，?yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。

八、監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。對(duì)違反辦公用品管理制度的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查辦公用品的采購、使用、保管、費(fèi)用報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.員工監(jiān)督全體員工有權(quán)對(duì)辦公用品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。

九、處罰與獎(jiǎng)勵(lì)1.處罰對(duì)違反辦公用品管理制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括但不限于警告、罰款、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等。對(duì)因個(gè)人原因造成辦公用品浪費(fèi)、損壞、丟失的員工，應(yīng)照價(jià)賠償。2.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在辦公用品管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等。對(duì)提出合理化建議，有效節(jié)約辦公用品費(fèi)用或提高辦公用品使用效率的員工，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

十、附