行政采購管理規(guī)定及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本規(guī)定。此規(guī)定適用于公司所有行政采購活動，包括但不限于辦公設備、日常用品、服務采購等。二、采購原則行政采購應遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應商在同等條件下參與競爭，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采購過程應公開，確保信息的透明，接受內部和外部的監(jiān)督。3.合理性：在滿足需求的前提下，追求性價比，確保采購成本的合理控制。4.合法性：所有采購活動必須遵循相關法律法規(guī)，確保合規(guī)性。三、采購流程1.采購需求確認各部門需根據實際需求，提前制定采購計劃，明確所需物品的規(guī)格、數量及預算。部門負責人需對采購需求進行審核，確保其合理性與必要性。2.采購申請部門負責人審核通過后，填寫《采購申請表》，并附上相關需求說明及預算，提交至采購部門。采購部門需對申請進行初步審核，確認需求的有效性。3.詢價與比價采購部門根據申請，進行市場調研，至少聯系三家合格供應商進行詢價。詢價時需明確物品的規(guī)格、數量及交貨時間，確保獲取真實有效的報價。4.評估與選擇供應商在收到報價后，采購部門需對各供應商的報價進行評估，綜合考慮價格、質量、交貨期及售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。評估結果需形成書面報告，存檔備查。5.審批流程采購部門將評估報告及擬定的供應商信息提交至公司管理層進行審批。審批通過后，方可進行采購。若審批未通過，需根據反饋進行調整。6.合同簽署審批通過后，采購部門與選定的供應商簽署采購合同。合同中需明確雙方的權利與義務，包括交貨時間、付款方式、違約責任等條款。7.采購實施與驗收供應商按合同約定進行交貨，采購部門需組織相關人員對到貨物品進行驗收，確保其符合合同要求。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并將物品入庫。8.付款與報銷驗收合格后，采購部門需及時向財務部門提交付款申請，附上合同、驗收報告及發(fā)票等相關資料。財務部門在審核無誤后，進行付款。9.檔案管理所有采購相關文件，包括采購申請、詢價記錄、合同、驗收報告及付款憑證等，需進行歸檔管理，確保信息的完整性與可追溯性。四、特殊采購流程針對特殊情況，制定以下采購流程：1.緊急采購：在突發(fā)情況下，需快速采購的物品，采購部門可直接聯系供應商進行采購，事后補充相關手續(xù)。2.集中采購：對于常規(guī)性、批量性采購，采購部門可制定集中采購計劃，統(tǒng)一進行采購，以降低成本。3.年度采購計劃：各部門需提前制定年度采購計劃，報采購部門審核，以便于統(tǒng)籌安排。五、采購紀律1.采購人員職責：采購人員需保持公正客觀，嚴禁接受供應商的賄賂或回扣，確保采購活動的廉潔性。2.供應商管理：建立供應商檔案，定期評估供應商的服務質量與信譽，確保長期合作的穩(wěn)定性。六、反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，建立反饋機制。各部門可定期對采購流程提出意見與建議，采購部門需定期組織評估會議，針對反饋進行分析與改進，確