建設(shè)工程會議管理制度第一章總則

為確保建設(shè)工程會議的有序、高效進行，提高決策效能，明確會議責(zé)任，制定本會議管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有與建設(shè)工程相關(guān)的會議，包括但不限于項目策劃會、進度匯報會、問題協(xié)調(diào)會等。

一、會議目標

1.提高決策效率，確保工程順利進行；

2.加強部門間的溝通與協(xié)作，形成工作合力；

3.及時發(fā)現(xiàn)并解決工程中存在的問題，確保工程質(zhì)量；

4.提升會議組織、參與及執(zhí)行效果，提高工作效率。

二、會議原則

1.減少無效會議，提高會議質(zhì)量；

2.明確會議主題，確保議題集中；

3.嚴格控制會議時間，提高會議效率；

4.堅持民主集中制，充分發(fā)表意見，形成共識；

5.會后及時總結(jié)，確保會議成果的落實。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議；

2.臨時會議：因特殊情況，需及時召開的非定期會議；

3.緊急會議：針對突發(fā)事件，需立即召開的會議。

四、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的部門負責(zé)人及工作人員；

2.與會議議題相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)；

3.特邀專家、顧問及其他相關(guān)人員。

五、會議組織

1.會議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人擔(dān)任；

2.會議記錄人：由會議組織部門指定專人擔(dān)任；

3.會務(wù)組：負責(zé)會議的籌備、組織和保障工作。

六、會議紀律

1.參會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

2.會議期間，手機等通訊工具應(yīng)保持靜音，不得隨意接打電話；

3.參會人員應(yīng)保持會場秩序，不得隨意走動、喧嘩；

4.會議內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

本會議管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，共同提高會議效果，推動工程順利進行。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各階段任務(wù)，本章將詳細闡述會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工程進展、問題協(xié)調(diào)等需求，明確會議主題；

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員等；

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等信息；

4.準備會議材料：整理與會議主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、報告等，提前分發(fā)給參會人員；

5.會場布置：根據(jù)會議規(guī)模、形式等要求，布置會場，確保會議設(shè)施齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，確認參會；

2.會議主持人開場：主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標；

3.各部門匯報：按照議程，各部門負責(zé)人對相關(guān)工作進行匯報；

4.討論與決策：針對會議議題，參會人員充分發(fā)表意見，形成決策；

5.會議總結(jié)：主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確會議成果和下一步工作計劃。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結(jié)果等；

2.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議紀要，分發(fā)給參會人員；

3.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

四、會議跟蹤與落實

1.會議組織部門負責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況；

2.參會人員應(yīng)按照會議決策，及時推進相關(guān)工作；

3.會議組織部門定期檢查會議決策的落實情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；

4.對會議決策執(zhí)行不力的部門或個人，予以督促和問責(zé)。

五、會議反饋與改進

1.會議結(jié)束后，組織部門應(yīng)收集參會人員的意見和建議；

2.分析會議中存在的問題，制定改進措施；

3.不斷完善會議流程，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，本章將重點闡述會議紀要的跟蹤落實工作。

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準確、完整；

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

3.會議紀要編制完成后，需經(jīng)會議主持人審核批準；

4.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過郵件、企業(yè)內(nèi)部平臺等方式分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會部門應(yīng)根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任人及完成時限；

2.會議組織部門應(yīng)設(shè)立專門的跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查；

3.會議組織部門應(yīng)將會議決策執(zhí)行情況及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，確保領(lǐng)導(dǎo)層了解會議成果及工作進展。

三、會議決策的落實與反饋

1.各責(zé)任部門在執(zhí)行會議決策過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時向會議組織部門反饋，尋求支持與協(xié)調(diào)；

2.會議組織部門應(yīng)對反饋問題進行梳理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保會議決策順利實施；

3.各責(zé)任部門在完成會議決策后，應(yīng)將執(zhí)行結(jié)果反饋給會議組織部門，以便匯總和評估會議成果。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱；

2.會議紀要的查閱權(quán)限應(yīng)限于公司內(nèi)部相關(guān)人員，確保信息保密性；

3.會議組織部門應(yīng)定期對會議紀要進行整理，對會議決策的落實情況進行總結(jié)。

五、會議紀要的改進與優(yōu)化

1.會議組織部門應(yīng)定期收集和分析會議紀要的執(zhí)行情況，查找存在的問題；

2.針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進措施，完善會議紀要的編制和跟蹤落實流程；

3.不斷優(yōu)化會議紀要的管理制度，提高會議決策的執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，本章將闡述會議室的管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請；

2.申請應(yīng)包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理安排會議室；

3.行政管理部門應(yīng)在收到申請后1個工作日內(nèi)回復(fù)，確認會議室預(yù)訂結(jié)果；

4.若會議室出現(xiàn)沖突，行政管理部門有權(quán)根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型、參會人數(shù)等因素進行合理調(diào)整；

2.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，確保會議設(shè)備設(shè)施齊全、正常運行；

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備充足的資料架、白板、投影儀等會議必備物品；

4.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議順利進行。

二、會議室使用

1.會議主持人應(yīng)提前到達會議室，檢查會議設(shè)備，確保各項設(shè)施正常使用；

2.參會人員應(yīng)按時進入會議室，遵守會議紀律，保持手機靜音，不隨意走動；

3.會議期間，不得在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉會議室門窗、電源等，確保會議室安全。

三、會議室維護與保潔

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行保潔，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生；

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時清理，避免遺留個人物品；

3.對于會議室設(shè)施的損壞，應(yīng)盡快報修，確保會議室的正常使用；

4.行政管理部門應(yīng)建立會議室維護保養(yǎng)檔案，對會議室設(shè)施進行定期檢查、更新。

四、會議室管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行

1.行政管理部門應(yīng)加強對會議室管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高員工對會議室管理制度的認識；

2.各部門應(yīng)積極配合行政管理部門，共同維護會議室秩序；

3.對違反會議室管理制度的行為，應(yīng)予以通報批評，情節(jié)嚴重者，按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰；

4.定期對會議室管理制度進行評估，根據(jù)實際需求進行調(diào)整優(yōu)化，以提高會議室利用效率。

第五章附則

為確保本會議管理制度的實施，特制定以