XX公司

辦公用品管理指引

第一章總則

第一條本指引旨在規(guī)范辦公用品的使用和管理，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，降

低辦公費(fèi)用。

第二條本指引適用于公司辦公用品的預(yù)算管理、申購、采購、

領(lǐng)用、發(fā)放和登記等。

第三條術(shù)語及注釋

本指引中所稱“管理總部”指總部。

本指引中所稱“公司”指XX公司。

本指引中所稱“部門”指XX公司各部門。

本指引所指辦公用品是指辦公文具、辦公耗材等低值易耗品。

第二章管理職責(zé)

第四條行政與人力資源部統(tǒng)籌管理所有辦公用品，包括預(yù)算制

訂、匯總、申報、采購、登記、發(fā)放、盤點(diǎn)等工作。

第五條各部門負(fù)責(zé)部門用辦公用品申購、領(lǐng)用、分發(fā)等工作。

第六條財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督、審核工作。

第三章計劃與預(yù)算管理

第七條各部門按規(guī)定的時間提交下一年度部門辦公用品的采

購計劃，行政與人力資源部進(jìn)行匯總、編制相應(yīng)費(fèi)用預(yù)算，報公司和

管理總部審核、地產(chǎn)控股審批。

第八條辦公用品費(fèi)用實(shí)行部門控制，當(dāng)支出達(dá)到部門文具年度

預(yù)算額度的80%時，財務(wù)部將提出預(yù)警。

第九條當(dāng)業(yè)務(wù)需要增加預(yù)算外的辦公用品時，必須報管理總部

和地產(chǎn)控股審批，審批同意后執(zhí)行。

第四章種類、申購、領(lǐng)用

第十條公司辦公用品由辦公文具、部門辦公用品、檔案用品和

公司用品四種，其中辦公文具為員工日常工作所需文具，即新員工物

品配備內(nèi)所含物品；部門用品為部門專用用品或部門公用的非易耗物

品；檔案用品為各部門檔案管理專用物品；公司用品為耗材、清潔用

品、公用物品等低值非易耗用品。

第十一條辦公文具、部門辦公用品的申購，由各部門指定專

人于每月最后一周填寫《辦公用品申領(lǐng)計劃表》，經(jīng)各部門長簽字確

認(rèn)后，交由行政與人力資源部審核采購。

檔案用品的采購由各部門檔案管理員每季度末填寫《辦公用品申

領(lǐng)計劃表》，經(jīng)部門長簽字確認(rèn)后，交由行政與人力資源部審核采購。

公司用品的采購由行政與人力資源部采購負(fù)責(zé)人根據(jù)使用需要采

購。

第十二條行政與人力資源部于每月第一周采購并發(fā)放當(dāng)月辦

公文具和部門辦公用品，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)部門辦公用品的領(lǐng)

用、分發(fā)工作，并在《辦公用品領(lǐng)用表》上進(jìn)行登記。

行政與人力資源部于每季度第一周采購并發(fā)放當(dāng)季度檔案用品，

檔案管理專員負(fù)責(zé)領(lǐng)用、分發(fā)工作。

公司用品根據(jù)使用情況，由行政與人力資源部即時補(bǔ)充。

第十三條辦公用品每月發(fā)放一次，如因工作需臨時領(lǐng)用辦公

用品時，需填寫《辦公用品申領(lǐng)計劃表》，審批通過后方可領(lǐng)用，并

在《辦公用品領(lǐng)用表》上進(jìn)行登記。

第十四條新員工入職當(dāng)天，依照《新員工辦公設(shè)備和用品配

置標(biāo)準(zhǔn)》，行政與人力資源部統(tǒng)一發(fā)放新員工辦公用品一套，新員工

領(lǐng)用后在《新員工辦公物品領(lǐng)用表》簽字確認(rèn)。

第五章采購、保管及管理

第十五條行政與人力資源部負(fù)責(zé)審核匯總各部門《辦公用品

的采購申請表》，并按采購流程安排采購。行政與人力資源部專人負(fù)

責(zé)公司用品的統(tǒng)計和采購。

第十六條每月初行政與人力資源部專人對上月的辦公用品的

采購與領(lǐng)用情況進(jìn)行登記，建立《辦公用品使用管理臺帳》，并且每

半年進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。

第十七條辦公用品專為公司辦公用途使用，不得作為個人私

人用途。

第六章辦公用品采購流程圖

申領(lǐng)部門行政與人力資源部財務(wù)部

申請

審核

采購

發(fā)放

第七章附則

第十八條本指引由行政與人力資源部負(fù)責(zé)制訂、解釋和修訂。

第十九條本指引經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審核通過后頒布實(shí)施，

并自頒布之日起生效。

第二十條本指引施行前制定的規(guī)章制度和其他文件與本指引

不一致的，以本指引為準(zhǔn)。

附表1:新員工辦公設(shè)備和用品配置標(biāo)準(zhǔn)

公司領(lǐng)導(dǎo)部門長普通員工

辦公設(shè)備手提電腦1臺，實(shí)木大班臺1張，仿皮大臺式電腦1臺，辦公桌1臺，辦公座椅1臺式電腦1臺，辦公桌1臺，辦公座椅1

班椅1張，仿皮桌前椅2張，三位沙發(fā)1張，桌前椅2張、文件柜1個張

配置標(biāo)準(zhǔn)

張，長茶幾1張，實(shí)木柜1個

高級電話機(jī)、盒紙、名片本、名片座、臺電話機(jī)、盒紙、名片座、公司筆記本、公電話機(jī)、公司筆記本、計算器、裁紙刀、

歷、公司筆記本、公司便條紙、計算器、司便條紙、計算器、裁紙刀、剪刀、鉛筆、剪刀、鉛筆、筆刨、橡皮、回形針、膠水、

裁紙刀、剪刀、鉛筆、手搖筆刨、橡皮、筆刨、橡皮、回形針、膠水、訂書機(jī)、訂訂書機(jī)、訂書針、起釘器、涂改液、透明

辦公文具

回形針、膠水、訂書機(jī)、訂書針、起釘器、書針、起釘器、涂改液、透明膠、橡皮、膠、橡皮、易土貼、筆座、塑料文件架、

涂改液、橡皮、易士貼、易上貼座、高級易上貼、易士貼座、筆座、長尾票夾各一長尾票夾各一件。黑色中性筆支，紅色

配置標(biāo)準(zhǔn)2

筆座、鐵質(zhì)文件架、長尾票夾各一件。黑件。塑料文件架2個、黑色簽字筆2支，中性筆1支

色簽字筆2支，紅色簽字筆1支，塑料文紅色簽字筆1支，熒光筆1支

件架2個，熒光筆4支（不同顏色）

其它文件盒4個，雙孔文件夾4個，文件夾4文件盒2個，雙孔文件夾2個，文件夾4文件夾4個，文件袋2個

個，個，

配置標(biāo)準(zhǔn)

備注：新員工所配文具計入公司公共文具費(fèi)用，以后補(bǔ)充文具時，費(fèi)用列入各部門文具費(fèi)用。司機(jī)和銷售人員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)的配置。

附表2:新員工辦公物品領(lǐng)用單

新員工辦公物品領(lǐng)用表

部門：領(lǐng)用人：日期:

序規(guī)格/型單數(shù)

物品名編號備注

號號位量

計算機(jī)（主

1

機(jī)）

計算機(jī)（顯

2

示器）

3電話

離職時需

歸還

4計算器

5辦公桌

6辦公椅

7公司爸記本

8筆

訂書機(jī)及訂

9

書針

10筆座

11文件架

12易士貼

13裁紙刀

14回型針

15涂改液

(19mm)

16長尾票夾

17膠水

簿的

18文件夾

19鉛筆及橡皮

20其它

備注：辦公用品統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一顏色為黑色，其中領(lǐng)導(dǎo)用的電話、辦公桌、辦公椅、文件架

規(guī)格不同。

領(lǐng)用人簽名:經(jīng)辦人簽名：

附表3:辦公用品申領(lǐng)計劃表

XX公司

辦公用品申領(lǐng)計劃表

編號:

申領(lǐng)部門經(jīng)辦人申領(lǐng)月份：200年月

名稱規(guī)格數(shù)量單位總價

行政與人

部門負(fù)責(zé)人

力資源部

備注：如果申購部門不知辦公文具規(guī)格、型號、單價，則至行人部經(jīng)辦人處咨詢。

附表4:辦公用品使用管理臺帳

辦公用品使用管理臺帳

上月

規(guī)格單上月本月進(jìn)庫本月領(lǐng)用